陈哲

摘 要：文书档案是医院的宝贵财富，记录了医院各个发展时期的重要信息。加强医院文书档案管理对医院发展有着非常重要的意义。本文从医院文书档案管理特点进行分析，指出当前存在的问题，并提出改进建议，以期进一步提高医院文书档案管理水平。

关键词：医院；文书档案；管理

医院文书档案主要由公文转化而来，担负着各级公文分类、转递归档以及意义重大事件、重要活动原始资料记载、收集等工作，是档案管理体系中的重要组成部分，是医院管理历程的见证和有效凭证[1]。随着医疗体制改革的不断深化，传统的医院文书档案管理早已无法适应社会发展的需要。因此，新形势下必须加强医院文书档案管理，推动医院档案管理的全面现代化，使其在管理上有所创新与突破，更好地促进医院发展。

1 医院文书档案管理的特点

医院文书档案是医院重大事件与各种公文资料的汇总，在医院发展与管理中发挥着积极的作用[2]。新形势下医院文书档案管理工作具有三大特点：一是规范性，文书档案中公文占大部分，因此，在管理过程中必须对公文分类、传阅及保管等流程作出严格的规定，从而实现对公文管理的规范化。二是服务性，医院文书档案是医院领导与相关部门作出决策的有效依据，带有服务性的特点。这要求档案管理人员必须优化档案管理流程，提高工作效率，更好地为大家提供档案服务。三是保密性，由于文书档案涉及到医院内部很多重要信息，因此，必须做好文书档案的保密工作，防止信息泄露而影响医院形象的事件发生。

2 当前医院文书档案管理存在的问题

（一）文书档案意识淡薄，利用率较低

医院文书档案不仅仅是医院档案管理的组成部分，也直接关系到群众的健康与医学科学的发展。由于这方面的宣传不到位，从领导到职工不少人都认为文书档案没用，缺乏文书档案管理意识，没用认识到文书档案管理在医院管理中的意义与重要性。由于不重视对档案的利用，文书档案资料的利用率非常低。

（二）缺少健全的文书档案管理制度

近年来，随着上级档案部门持续开展的档案规范化检查，各家医院都制定了比较完善的档案管理制度，但具体到文书档案管理方面的制度尚不完善，同时制度的更新也不及时。因此，需要文书档案管理人员建立统一的管理制度，相关检查考核措施也有待改进与完善。

（三）文书工作与档案工作缺乏有效衔接

文书工作与档案工作虽有所差异，但二者是密不可分的。很多医院的文书档案管理工作都是将文书工作与档案工作分开进行，导致二者工作内容脱离，衔接不上[3]。同时，还会造成文书人员的档案意识淡薄，不能及时收集档案。在开展文书工作时，工作人员也未按照要求对文书进行规范装订，文书纸张处理不规范等，进而影响档案管理工作的进行。

3 当前医院文书档案管理的对策

（一）提高医院全体人员的文书档案管理意识

从医院管理层面分析，加强文书档案管理首先要从领导做起，只有领导重视，充分认识到档案工作的意义，才能让档案人员、医护人员增强文书档案管理意识。如有必要，还应将这项工作提升到医院重要决策及议事日程上，将其作为工作考核的一部分。文书档案管理员必须重视职业素养的提升，熟练掌握档案信息化管理技术，提高医院文书档案管理的信息化水平，为医院的发展提供文书档案服务。因此，文书档案员必须增强服务意识，严格按规定收集、整理、保管医院文书档案资料，并对档案资料进行汇编与分类，让医疗服务有据可依，有章可循。

（二）制度先行，健全文书档案管理制度

医院要参照国家档案局的规定，并结合自身实际，形成一套较为完善的文书档案管理制度。其中，要明确文书档案的收集范围、保管时间，并明确界定收集范围，让文书档案管理工作有章可循、有法可依，逐渐实现规范化、合理化[4]。一是健全文书档案的立卷归档制度。制定符合自身实际的文件资料归档范围和保管期限表，确保归档文件资料齐全完整。按照时间结合事由规律整理归档文件，使档案之间保持有机联系，便于日后的查找利用。二是健全档案的鉴定销毁制度。针对超出保管期限，确无保存价值的档案，由档案员编制销毁计划与清册，并上报档案室负责人审核，待通过后报主管院领导审批，同意后方可销毁。销毁需到指定地点，过程中需由两位监销人员进行监督，并签字确认，在目录中注销被销毁档案。三是完善档案借阅利用制度，查借档案必须严格履行登记手续，做好利用效果反馈记录，档案资料一般在阅览室内查阅。确因工作需要借出使用，必须严格履行审批手续，借出时间不得超过七天。外单位来利用档案资料者，必须持有单位介绍信、有效身份证件。经分管领导批准后，方能查借。 同时，查阅档案人员要遵守保密规定，保证被查档案的安全与完整。严禁在档案上面批注或涂画，否则视情节轻重给予相应的处罚。

（三）加强文书工作与档案工作间的有效衔接

文书工作与档案工作二者之间有着必要的联系，也会互相影响。因此，若想提高档案管理的效率与工作质量，必须重视文书管理工作，提高文書管理的专业化，进而确保文书档案质量。文书工作必须对文件进行规范化处理，做好文书的立卷归档工作，对文书进行合理分类。医院应建立与之适应的文书管理模式，并加强对文书管理人员的日常管理与业务培训，提高其专业能力。这样才能杜绝文书归档时出现各种疏漏与不必要的错误，防止文件被损毁，实现文书工作与档案工作的有效衔接。值得注意的是，在起草文书的时候不可使用铅笔、圆珠笔等书写工具，避免字迹模糊，影响文书的保存与使用[5]。

（四）加强档案管理信息化建设

由于医院对档案管理投入的资金非常有限，成为制约医院文书档案管理现代化建设的瓶颈。而完善的软硬件基础设施是医院实现文书档案信息化管理的基础。因此，医院必须加大资金投入，逐步完善档案管理的软硬件设施。硬件方面要设立符合规定的档案办公室、阅览室、档案库房。软件方面应积极引进档案管理信息系统，发挥医院网、档案网的平台作用，逐步提高文书档案管理的信息化水平。还要加强对电子档案的安全管理，通过权限设置、防火墙等途径来确保电子文档的安全性。

（五）加强培训，提高文书档案人员的专业素质

文书档案管理人员的专业素养直接影响着医院文书档案管理水平的高低。因此，医院必须重视对档案管理人员的培训。首先，组织档案人员定期参加档案部门组织的各类业务和理论培训，与兄弟单位开展业务交流与观摩活动，促进业务能力的提升。此外，还要重视对档案管理员的计算机培训，使其能熟练应用文书档案管理软件，提高档案管理的信息化管理水平。

总之，医院文书档案管理工作是一项复杂而系统的工程，需要医院上下全体人员的配合与支持。通过加大资金投入，完善档案管理的软硬件设施。同时，健全文书档案管理的机制，确保医院各科室的密切配合，实现文书档案管理的规范化、合理化与高效化，使医院文书档案发挥出应有的价值。

参考文献

[1]巩汉红.医院文书档案管理工作的几点体会[J].中医药管理杂志，2010，18（6）：562-563.

[2]高雪莉.浅谈医院文书档案的管理和利用[J].档案天地，2011，1（7）：12-12.

[3]王柳，禹夏.浅析文书档案管理存在的问题及对策[J].中国急救医学，2015，35（12）：405-406.

[4]匡红.医院文书档案管理工作分析[J].办公室业务，2013，24（11）：114-114.

[5]李春蓉.办公室文书档案的管理及常见问题[J].城建档案，2014，11（8）：102-103.endprint