张虹

摘 要：随着社会的发展，档案管理和档案利用服务越来越受到人们的关注，其中文书档案收集与归档工作是档案管理和档案利用服务工作的基础。为了确保档案管理和档案利用服务工作的顺利、高效开展，分析文书档案收集与归档工作中存在的问题，探究如何高效管理文书档案收集与归档工作就显得非常重要。

关键词：文书档案；收集与归档；研究

文書档案属于管理性档案，是机关单位及其他社会组织在领导和行政管理等各项活动中形成的具有保存利用价值的文件。一个档案立档单位是通过制定文书档案的归档制度来保证文书档案收集工作的正常进行，其中文书档案的归档范围、时间、要求等都要有明确的标准制度。文书档案收集与归档的主要材料有上级下发的指导性公文、本机关自己形成的公文、下级呈送的报请类公文及同级或其他机关的商洽性或审批性公文等等。文书档案收集与归档工作的有效进行是顺利完成档案管理和档案利用服务工作的先决条件，因此研究与探索如何加强文书档案收集与归档工作的管理是非常必要的。

1 文书档案收集与归档工作的重要性

（1）文书档案收集与归档工作是文书档案管理工作的前提和基础

文书档案收集与归档工作是档案管理工作的起点和基础，没有档案收集与归档何谈档案管理。档案收集的齐全与否、档案归档的正确与否都直接影响到档案管理工作能否顺利、有效地开展，尤其是直接影响到社会各方面对档案的有效利用。

（2）文书档案收集与归档的质量决定文书档案管理的质量

文书档案的收集是档案管理机关取得档案的方法，文书档案的归档是档案管理的重要部分，因此文书档案收集与归档工作质量的好坏决定着档案管理工作能否有效的开展。只有加强文书档案收集与归档工作的管理，才能更好地体现档案管理工作的水平与质量。

（3）文书档案收集与归档工作是充分发挥档案作用的保证

档案是党和国家的宝贵财富，随着社会的发展，人们对档案的利用需求越来越大，那么做好档案管理工作是发挥档案作用的重要前提。由于文书档案收集与归档工作是档案管理工作的起点和基础，所以，做好文书档案收集与归档工作是充分发挥档案作用及其利用价值的保证。

2 文书档案收集与归档工作中存在的问题

（1）收集与归档的档案材料不全面

随着社会的进步，各机关单位的不断发展，档案资料越来越多，档案资料的内容也越来越广泛，这样就造成档案的收集与归档工作的工作量明显增大。档案工作人员还是按照之前单一、传统的档案收集与归档方法，这样就容易出现遗漏材料、断章缺页等现象，使档案的收集不全面，档案的归档无法顺利完成。

（2）文书档案的收集归档力度不够

由于各机关、团体、企业及事业单位中档案管理部门的档案管理制度及流程不统一、不规范，各种档案资料的收集与归档标准不一，致使文书档案的收集与归档工作难度大、进展慢。各档案管理部门只重视文字档案的收集与归档，忽略电子文书档案的重要性。另外，档案管理人员对档案的完整连续性也不够重视，常出现缺时间或时间不连贯的档案，然而收集人员并没有及时处理，给档案的归档造成很多不便。此外，还有一些档案材料的真实性有待考究，只是在相对紧急的情况下为了应付检查而临时收集或记录粗糙的档案材料。

（3）档案工作人员的意识与责任心缺乏

由于档案工作人员对档案的完整性、重要性等认识不足，致使在档案收集时只重视自己认为重要的红头文件的收集，对一般性档案材料或无编号的档案材料收集不够认真，造成档案收集与归档工作的质量不高。同时，由于工作人员的责任心缺乏，对档案材料的记录及整合不够严谨，致使档案材料的真实性需要考证。此外，还有些工作人员对收集分散、混乱的档案不够用心、整合粗糙，致使档案的归档、管理及利用受到严重影响。

3 加强文书档案收集与归档工作的措施

（1）加强对文书档案工作人员的业务培训

对于一名从事档案工作的人员来说，首先要具备管理档案的专业知识，有较强的档案管理意识。因此要不断加强对档案工作人员的相关培训，使他们在档案工作中对档案材料有着不同于常人的职业敏感性，对档案的收集与归档有着专业、高效的方法。同时，还要让档案工作人员在培训的过程中增强对档案工作的责任感及对档案重要性的认识，从而确保他们收集与归档的档案材料的完整性和真实性。

（2）完善文书档案收集与归档的相关制度

制定与完善相关的文书档案收集与归档制度，让档案工作人员明确收集与归档的时间范围、保存期限及注意事项，并能结合自己单位部门的实际情况，依照相关的法律法规高效地进行文书档案的收集与归档工作。另外，各档案管理部门

可以结合本单位的档案实际管理情况适时更新和完善相关的文书档案收集与归档制度，以满足不同发展阶段档案的管理需求，使档案的管理工作得到高效、顺利的开展。

（3）改进文书档案收集与归档的工作模式

传统的文书档案收集工作仅仅是被动地将送来的文书档案资料进行整理，容易造成档案资料不完整、档案信息混乱等，因此改进文书档案收集与归档的工作模式是档案管理工作高效开展的基础。转变传统的文书档案收集与归档模式，加强档案工作人员与各部门之间的联系，从而有利于工作人员主动进行档案收集与归档。另外，在信息技术飞速发展的今天，要懂得采用信息技术进行文书档案的收集与归档，促使文书档案收集与归档工作更加迅速、准确、高效的进行。

4 结束语

随着社会的发展进步，要不断加强对文书档案工作人员的相关培训、完善文书档案收集与归档的相关制度，创新与改进文书档案收集与归档的工作模式等来促使文书档案工作的高效开展，进而提高文书档案的利用服务水平。

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