徐金慧

摘 要：随着信息化时代的到来和迅猛发展，人们对于信息存储和管理的要求越来越高，其中，人们对于档案资料的管理和存储尤为重视，档案资料数量和种类繁多，探究如何高效的管理这些档案是十分有必要的。唯有不断提高档案管理水平才能不断适应当代人们对于信息报关的需要。科学技术的发展带来信息技术的不断进步，这给档案管理工作人员带来了极大的便利同时也面临着新的难题。 文章探究了当代对于档案管理的重要性以及档案管理遇到的难题以及有效的对策。

关键词：信息时代；档案管理；问题及对策

1 前言

如今我国已经迈进互联网时代，人们的学习和工作模式已经发生了巨大的改变，人们的生活与互联网已经密切相关，这一切都得益于经济的发展带动的信息技术的进步。互联网的广泛运用导致电子化得信息也越来越多，因此对于信息的有效管理变得越来越重要。但是在档案管理实际的工作中出现了许多问题，影响了档案管理的效率和质量，因此档案管理工作者要积极找出存在难题和影响因素，并采取有效的措施加以解决，才能够使档案管理工作有效的运行。

2 信息化档案管理工作的优势和必要性

传统的档案信息都是以纸质作为载体，因此档案管理员在进行档案管理时，都是人工机械的进行整理和存储，该种档案管理方式需要花费大量的时间和精力，因其档案的资料数量较大，整理起来需要投入大量的人力和财力，并且效率及其低下。传统的纸质版档案其存储也受到环境的制约，这是因为纸质版的文件如果存储方式不当更容易受到火灾、发霉及虫害的影响。为了确保这些问题的发生，管理人员不得不对这些档案进行严格保管，这期间避免不了要投入相应的财力、物力和人力，避免纸质版的档案受到破损导致信息缺失，另外，翻阅纸质版的信息难度较大，备份起来困难，这就阻碍了信息的有效保存[1]。近些年来，随着计算机技术在人们生活中的普及，传统的档案管理方式因不能适应社会的要求已经被淘汰，对档案的管理已经向电子化信息的模式转变，信心花的档案管理方式克服了传统方式中对档案的存放问题和档案安全性问题。是档案更加容易备份和查找。

3 信息时代档案管理工作面临的问题

虽然信息化的档案管理模式有着传统模式不可比拟的优势，但是该模式在运用到实际的档案管理工作中依然存在着一些问题，具体问题分析如下。

3.1 信息化标准不规范

无论是利用传统的模式还是利用信息化技术对档案进行管理，其最终的目的都是为了方便人们的查阅和使用，然而，信息化标准的不够规范导致对档案的管理存在着安全性和真实性的忧患[2]。当前的档案管理工作者对档案管理缺乏规范化和标准化的意识，在电脑的信息系统包括网络建设上也存在着许多问题，网络建设相对落后，无法完全满足信息系统的要求，严重制约着档案信息化管理在开发和服务上的运行和发展。并且，相关的档案管理部门没有建立起一套统一规范的档案存储和保管模式，因此导致了档案报关系统的兼容性能较下，无法完成档案的转移，国家并没有建立起档案信息化统一管理标准体系，这给不同地区的档案管理工作者们带来严重的阻碍。

3.2 保密性与安全性较差

对于电子化信息的管理，管理工作者们通常是利用其验证码和登录名进行管理，看似安全便利的管理方式其实存在巨大的隐患。一些不法分子会通过不当的手段入侵管理员的电脑，盗取密码，密码一旦泄露出去，不法分子会恶意修改和盗取资料，并会对这些原始资料进行恶意的修改和仿造[3]。导致这些资料失真，无法再继续使用。电子化的档案本社结构复杂并且具有存储信息多样化的特点，万一受到恶意的侵袭和修改将会很难再修复完整，这将会给相关的企业带来巨大的经济损失。

3.3 相关的法规不健全

我国现有的关于档案管理的法律法规具有落后性。只适用于传统纸质版的档案管理模式，对于信息化的档案管理模式无法适应。档案管理的法制法规不完善问题已经严重制约着但今时代对于档案管理的要求。档案信息化管理要求法律法规也应该随着时代的改变进行不断完善好和调整，定期的制定和调整与档案信息化工作相关的法律规范，为档案信息化管理建立起一套完整的法律依据，然而现实的情况是，在档案的管理工作中，因缺乏相关法律法规的引导，严重影响档案管理工作的正常开展[4]。

4 信息时代档案管理工作问题的应对对策

针对信息化档案管理工作中存在的一些问题，文章探讨了相关的一些几点解决对策，具体对策如下。

4.1 建立规范的档案管理标准

建立起一套规范严格的档案管理标准有助于相关的档案管理工作者们有序的开展档案管理工作，随着我国科学技术水平的不斷提高，档案管理的手段也在不断更新和完善，管理的水平也有很大幅度的提升。因此，必须要建立起完整详细的管理细则规范档案的管理，使全国各个地区的档案管理工作者们采用相同的管理规则，增强档案的可转移性，并建立起严格的监管体系使管理标准能够落实到位。还要清晰地明确各个工作岗位的职责，使各个部门各司其职。

4.2 提高档案管理的保密性与安全性

在当今网络如此发大的时代，要想做提高档案的安全和保密性，必须要建立起完善档案信息安全保障体制，加大监督档案管理工作人员的保管工作的力度[5]。信息技术迅速发展，对于电子化信息而言具有两面性，一方面是信息能够方便存储，节省人力、物力和财力，另一方面电子化的信息由于容易传输和泄露的弊端给档案管理工作带来了巨大的安全问题，为了解决这一问题，必须提升相关管理人员的网络安全意识，并积极采取有效的方法禁止不法分子的入侵。

4.3 建立完善的档案管理法律法规

对档案进行安全有效的管理，建立起完善的法律法规是必不可少的，是开展档案管理工作的一个保障。因此我国的相关法律法规部门硬该根据如今档案管理工作的现状，建立起相应的法律法规对大难管理工作进行更为标准严格的规范。使该项工作的开展做到有法可依，同时法律法规的建立不仅要顺应当代的需求还应该满足未来档案管理的要求[6]。

5 结束语

综上所述，档案管理工作对于当今社会的发展是十分必要的，涉及到每个企业的利益和不断发展，是一项利国利民的工作。所以，一方面档案管理的工作人员要不断提升自身对档案管理的能力，不断创新档案管理的方式，提高档案安全保管的意识，另一方面，我国的相关档案管理部门要建立起一套完整可行的法律法规，并监督档案管理工作者在工作中的执行情况，使档案管理工作做到有序规范的进行。

参考文献

[1]文博.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].科学与财富，2015（05）：12.

[2]李沁玲.信息时代档案管理工作面临的问题分析[J].信息化建设，2016（10）：89.

[3]李成.论信息时代档案管理工作的创新与实践[J].电脑知识与术，2013（31）：45-46.

[4]叶晓琳.论信息时代档案管理工作的创新[J].金田，2013（05）：56.

[5]郑国红.论信息时代档案管理工作的创新———以高校档案管理工作为例[J].中国集体经济，2014（16）：90-91.

[6]孙丽.信息时代档案管理工作存在的问题及对策[J].办公室业务，2016（20）：12-13.endprint