袁瑛

摘 要：我国行政机关对信息化档案管理的需求来源于我国经济建设水平的不断提高以及档案资料的日渐增多。而会计档案资料对于行政机关的财务信息安全和管理有着重要的作用，因而现阶段利用信息化手段提升行政机关档案管理的水平是具有良好的应用价值的。本文从提升行政机关会计档案管理信息化的方法策略入手，通过研究明确如何在现代行政机关会计档案数量和安全要求不断提升的现实环境下应用信息化管理手段提升行政机关会计档案管理水平的相关措施。

关键词：行政机关；档案管理；信息化

数字化背景下行政机关财务管理工作很大程度上要依赖对会计档案的查阅和选择，这一工作程序在实现行政机关资产评估财务规划等方面具有重要意义，而随着会计科目的增加，财务部门和行政机关档案管理部门之间的配合略显力不从心，如何完善会计档案管理工作成了保证行政机关财务管理工作正常运行并实现行政机关对会计信息的收纳和良好的应用的重要保证，这关乎新形势下财务管理价值的最大限度发挥以及会计资源的合理配置，因而加强会计档案管理工作有益于帮助行政机关实现新形势下的全面发展。

1 目前我国行政机关会计档案管理存在的问题

（一）对会计档案管理理念的理解不够准确，部分档案法规内容滞后

档案管理理念指的是依据档案管理的具体任务的形式界定管理的规程和执行的方法，确定档案管理制度的权利与义务，保证权利与义务的实施，并不是为了自己方便管理而制定一定的规程。这个理念是指导档案管理的基本理念。但目前在行政机关的档案管理中，对档案管理理念的理解还不够准确，所以会计档案管理工作没有足够的针对性。会计档案管理更多的应该体现出其服务性和管理性并重的特点。其目的是对管理秩序进行科学有效的规范，进而推动档案部门为社会提供更优质的服务，从而更有效地发挥其的社会方面功能。但目前的会计档案只注重保存，对档案的利用有所忽略，注重档案的管理却忽视其服务性。

（二）行政机关档案行政执法工作不严、执法工作监督不力

中国的个别行政机关，人为的因素还极大地存在于行政执法中，不重视法治，影响了执法效率，干扰了执法效果。尽管我国已有一套系统的档案法规，但具体执法时，有法不依的现象屡见不鲜。这些执法人员缺少必要的法制意识，不能及时地进行执法，不利于我国档案行政执法的健康可持续发展。

在今天的中国，行政方面的监督还没有常态化和制度化，其范围也不明确，各种方式和程序也缺乏科学的依据，更不用提档案方面的监督了。持续性是这方面监督工作的特性，可也通常被我国各级相关人员忘记，缺乏对这一工作的重要意义的理解。在许多地方工作也是敷衍了事，没有落到实处，忽视了工作的效率。

2 对提高会计档案管理工作效率的新思路的探析

（一）明确会计档案管理的职能

正确的会计档案管理观念要求明确其职能，要建立体系化、制度化的会计档案管理系统而非想当然的把会计档案管理工作当作进行資金梳理。系统的会计档案管理体系能帮助行政机关及早对财务信息建立切实有用的档案，合理分配财务资源，规避资金风险。

同时，正确的会计档案管理观念要求极大的剔除人为因素对行政机关正常工作体系内财务管理的影响，这一点尤其在地方行政机关中较为常见。整个单位中财务体系的执行力度不足，人为因素很大程度上制约着会计档案何时建立以及数据的真实性，比如在有些单位，资历较老的干部在行政体系中具有一定的“话语权”，送人情或者卖面子的情况依旧存在，涉及到个人利益的会计信息的整理和建档会受到这类情况的干扰，使得会计信息出现偏差、会计档案的建立受到影响。因而要在行政机关内部加强会计档案管理具有的职能的宣传，比如其可总结和预示一定时间和未来某一时间段内单位财务的状况，为形成良好的财务管理、风险管理工作提供支撑。只有明确其具体的作用才能更好的完善会计档案管理。

（二）明确会计档案依法管理与建设

要健全并优化档案相关的法规体系，强化这方面的制度层次的建设，使这一事业的每个层次都能有法可依。这是现代化档案事业进行法制建设的基本，离不开对立法的强化，离不开对立法的优化。需要加强档案立法工作，提高档案立法质量。我们既要借鉴，吸收他国的先进经验，结合不同单位的实际情况，强化对不同财务信息进行合理的档案建立和依法保护，更要针对同行业及相关部门取长补短，适应信息时代对这一立法工作的更高需求，已有的规章制度要根据现实情况的变化做出适当的调整，一些未有规章制度的领域，相关部门也要加紧制定，不断完善我国企业内部会计档案的依法管理体系的建设。

（三）对信息化档案系统配备专门的负责人员

由于互联网环境的复杂性，如今的信息化档案管理制度必然需要对其系统的有效和安全保护，单位的档案部门应该责成相关人员及时对档案管理系统进行后台维护和数据备份，消除系统内潜在的威胁，保证信息化档案管理系统的正常运行。只有做到从源头保护档案数据，才能杜绝信息的非正常公开，保护行政机关位档案信息的安全，实现有效的档案管理。

3 结语

综上所述，在越来越强调财务管理有效性的现代社会中始终处于服务地位的会计档案管理必须改变其“黑色管理”的方式，揭开其“神秘面纱”采用新的管理模式和新的管理思维以发挥最大的作用，做到切实促进行政机关会计档案管理工作的良好进步和实现对职工权益、信息的有效保护，完善会计档案管理必然是未来档案管理和行政机关财务管理工作的要求和发展方向。

参考文献

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[2]冯丽博. 数字化背景下的事业单位会计档案管理工作优化[J]. 产业与科技论坛，2015，14（05）：225-226.endprint