张大彤

摘 要：文章从档案库房选址，档案箱柜排放，档案降温除湿、防火防盗、防虫防霉、防光防尘，还有档案清点等方面，阐述档案库房科学管理的内涵。

关键词：档案库房；科学管理；保护；安全

档案是各种活动的真实记录，具有重要的凭证和参考作用，是一种十分宝贵的资源。档案如果遇到破坏，造成的损失是难以弥补的，因此，需要认真加以保护。档案库房是保管档案的重要场所，库房环境的好与差，关系着档案使用寿命的长与短。因此，为了创造一个优良的库房环境，利于档案的长期保存，需要对档案库房进行科学的管理。档案库房的科学管理包括库房选址、箱柜排放、安全保护等多个方面的内容。

1 档案库房选址

档案库房的选址要科学。现在，一般单位都设有用于保存档案的库房。然而，一些单位档案库房的位置选择不尽合理，不利于保护档案。那么，档案库房选址于什么位置，才有利于保护档案？地下室不宜作为档案库房，因为，一旦发生水灾，地下室不易排水，档案易被水淹，损毁档案。地面一层也应尽量避免用作档案库房，因为，地面一层湿度大，尤其是在南方地区，夏天地面湿漉漉，容易滋生各种细菌，危害档案。同时，一层灰尘大，各种害虫也容易飞爬进来，不利于保护档案。办公楼的顶层最好也不要用作档案库房。因为，顶层天面直接受到太阳曝晒，热能传导至室内，造成室内高温环境，不利于保护档案。还有，办公楼顶层在雨天时容易出现渗漏现象，尤其是老房子，顶层容易出现裂缝，自然，就更容易出现渗漏现象。因此，档案库房应该从二层以上、除顶层外的各层中去选择，这样显得更为科学、更为合理。

2 档案箱柜排放

保存各类档案的箱柜排放要合理。根据档案数量增长速度，为每类档案的存放留下足够的备用空间，避免档案没有空间存放或者随意存放现象。档案库房的功能就是保存档案，不能作为其他用途，不宜用作阅览室，也不宜用作办公室，还有，不能放置其他杂物。在档案库房内放置复印机、打印机、装钉机、扫描仪、碎纸机、摄影器材等物品，都是不可取的，放置食品会招惹害虫，更是不允许的。

3 档案保护措施

3.1 调阅搬运档案时要轻拿轻放

为了保护档案，严禁揉搓、挤塞、撕裂档案。个别读者在阅读档案时不注意保护档案，随意折页、折角，或者在档案上面圈圈划划，这些行为都是不允许的。还有一些人档案保护意识淡薄，为了方便复印，随意将成卷档案拆散，或者将单份文件拆散为一页一页。这些行为容易损坏档案，尤其是一些旧档案，纸质较脆，很容易撕裂纸张。因此，调阅档案时要轻拿轻放，不能折页折卷，以确保档案安全，最大程度地延长档案的使用寿命。

3.2 做好降温除湿工作

一般单位的档案室，其库房基本上是普通办公用房，并非按照档案库房的标准设计和建造，不能满足安全保管档案的要求，因而，普通办公室用作档案库房时，应作适当装修改造，以适应保存档案的需要。库房改造可以从以下这些方面去考虑：对库房墙体，采用质地较轻、隔热性能较好的材料进行加厚，以增强墙体的隔热功能。对于窗口，减少窗口数量，将大窗口改为小窗口，将普通玻璃改为具有隔热功能的特种玻璃，并将普通门改为具有隔热功能的防火门。经过这样的改造，档案库房的隔热功能得以提升，利于对档案的保护。为了做好降温除湿工作，档案管理人员每天都要观测档案库房的温度和湿度，并且根据观测结果采取相应的措施，从而使温度和湿度都保持在适宜的范围之内。

3.3 做好防虫防霉工作

档案库房应该处于比较密闭的状态，使害虫无法飞爬进来。对于设置了排气窗口的库房尤其要特别注意，当排气扇在非工作状态时，要关闭排气窗口，不让害虫有可乘之机，同时，对于门缝也要采取加密措施。用药物杀虫是保护档案的一项重要措施，杀虫药物种类很多，选用杀虫剂时要选择对档案没有损害作用的药物。施放杀虫药剂时药量要足够，这样才能起到杀虫效果。由于药物不断挥发，药量不断减少，因此，档案管理人员需要经常检查杀虫剂的剩余药量，药量不足时应该及时补充。现实工作中，个别单位档案管理人员对防虫防霉工作不够重视，杀虫剂用完了，也没有及时补充，导致害虫不断繁殖，危及档案安全，这样的教训应该吸取，防虫防霉工作不能掉以轻心。

3.4 做好防火防盗工作

档案安全是否得到保障，与库房设施、档案装具等有很大关系。为了做好防火防盗工作，确保档案安全，库房窗口必须安装防盗网，门也必须是防盗门，存放档案的柜子必须是铁柜。木质柜子不能用于存放档案。因为，木质柜子不防火，不防盗，也不防虫，必须淘汰。为了防止火灾事故的发生，严禁把明火、易燃、易爆等物品带入档案库房，确保档案安全。

3.5 做好防光防尘工作

光线对档案的破坏作用不可忽视，对有色彩材料的破坏尤其明显，如彩色照片，如果長期曝露在光线的照射下，色彩就会越来越淡。所以，为了保护档案，档案库房需要采取防光措施。防光措施比较简单，就是在窗口安装深色窗帘，阻止光线射进室内。防尘工作同样不能忽视，因为灰尘中存在各种细菌，对档案产生破坏作用。因此，为了防止灰尘污染，档案需要装入档案盒，再放入铁柜中保存，并且注意做好档案库房的保洁工作，使库房、档案柜、档案盒经常保持在清洁状态中，以利于档案的长期保存。

3.6 定期进行档案清点工作

在实际工作中，一些职工由于工作需要，从档案室借出档案，到有关部门办理事项。究竟档案室有多少档案被借出？借出了多长时间？哪些档案到了应该归还的日期？通过定期清点档案，就可以弄清这些情况。对于那些到了归还日期的档案，及时向相关人员发出催还通知；对于那些尚未到归还日期的档案，则提醒借阅者妥善保管，防止档案丢失。在清点档案过程中发现档案排放次序出现错误的，及时给予纠正，恢复原来位置。发现其他异常情况时，积极查找原因，直至解决问题为止。清点档案工作，可以单独进行，也可以结合档案安全检查时进行。定期清点档案，对于防止档案丢失，保证档案齐全完整具有积极意义，是确保档案安全的一项重要措施。endprint