倪小勤

摘 要：随着社会的飞速发展和信息技术的不断进步，我国已经进入了大数据时代。大数据时代的到来对人们的生活方式与管理模式都产生了巨大的冲击。同样，在档案管理方面，大数据时代的到来也对其管理方式及管理效率的提升提出了创新性的路径，本文笔者主要从档案管理模式的转换入手，简要分析在大数据时代浪潮的冲击下，档案管理机制提升效率的创新性方法。

关键字：大数据时代；档案管理模式；变革；转换；创新

继云计算、云存储、物联网等新型技术应用后，信息技术产业又迎来了大数据时代，大数据时代的到来深刻影响着人们的生活习惯，行为方式和思维方式，大数据时代是一个拥有海量信息的时代，这些数据以其的庞杂性著称，数据之间相互关联，不断交互，在档案管理方面也是如此。新时代下大数据的浪潮必将影响档案管理机构的管理方法与管理模式，同时也有利于保护各类档案信息，优化业务流程，从而建立起更加健全的档案资源管理体系。

1 档案管理的大数据特征

在《大数据时代》中，维克托·迈尔-舍恩伯格及肯尼斯·库克曾指出大数据的5V特点：大量、高速、多样、低价值密度以及真实性。而档案管理过程中，其所要解决的基本问题就是将档案的分散、庞杂、量大等问题转换为社会需要的集中、优质、系统之间的矛盾。所以在档案管理的过程中，档案管理者可以实现在其工作中树立大数据的基本思维，实现档案管理工作效率的不断提升。而在传统的档案管理中，往往由于人、财、物等资源问题，会将不太重要的档案信息进行摒弃，从而节省空间和人力财力，将注意力转换到更有价值的档案资料中，然而从长远来看，这种方式也许会将许多不太起眼但很重要的数据丢失，所以利用大数据时代的技术，将这些庞杂、分散的数据进行整合，可能会起到一些想象不到的宏观效应。由于档案资源与大数据相仿，都拥有低价值密度与数量种类庞多的特点，所以工作人员很难在短时间内对档案资源进行统计、查询，而利用大数据技术，可以将档案信息进行快速查询和深入挖掘，从而提升工作效率，将档案资源进行聚类分析，可以提供更加个性化和专业化的服务。所以档案管理人员应该意识到档案管理中的大数据特征，充分利用所管理的庞大档案信息库，深入调查用户需求，收集、整理和预测用户所需要的档案资源，从而提供更加高效的管理和更加人性化的服务。

2 大数据时代下档案管理面临的问题

2.1 技术问题存在瓶颈

虽然大数据方案的提出可以有效地提升档案管理部门的工作的效率，一定条件下解决档案管理部门的库房存储等问题，但大数据方案同时在应用上也存在着许多挑战，例如：大数据方案虽然能解决档案存储的库房瓶颈问题，但是在这种数据的迁徙、转换过程中，如何能将大数据方案与传统档案管理的数据资源进行衔接，这对档案管理人员来说是当前面临的最大挑战。所以，这就需要进行合理的顶层设计，对档案信息进行有序归类，当然还需要有成熟的档案迁徙，信息整合技术作为基础。

2.2 职能义务的转变

在大数据时代下，档案管理部门所需要承担的责任不仅仅只是将有限的档案信息进行保存，更加重要的是需要将有限的信息资源进行整合和有效利用，从而产出更多有利于社会和国家的效益性信息，在大数据时代下，档案管理不在只是传统的将档案资源进行管理，而是正在朝着更加多元化的方向发展，包括知识管理、向社会提供信息服务等，如何在保障国家安全，不透露个人隐私和保护知识产权的的情况下，将现有的档案资源实现向全社会公开，实现档案资源的有效利用，满足全社会对信息资源的需求，充分发挥档案管理部门的职能作用，这是档案管理在大数据时代下面临的又一大挑战。

2.3 法律规范的不完善

在大数据方案下的档案管理，一定是资源共享的档案管理，将档案信息存储在虚拟的空间内，确实可以一定程度上保证档案的隐私性，但从当前的情况来看，现今市场还没有明确的市场准入制度和明确的法律法规文件，这也将是档案管理过程中的一大挑战。

3 大数据时代下档案管理模式创新

3.1 深化大数据思维

在档案管理的过程中，档案管理人员首先要摒弃固有的保守心态，以积极开放的心态来充分利用大数据时代浪潮所带来的机遇。其次，管理人员要将大数据思维深入落实到工作中，大数据时代下的档案管理，不是简单的将档案信息进行归类，存储到网络上的档案管理模式，而是将网络上的档案资源充分利用，以互联网技术为工具，现有的档案资源进行集中管理。不仅是将档案数字化，而是将档案上的信息数据化，利用现有的网络信息技术，可以充分挖掘档案资源中有用信息，同时，将可以公开的檔案信息向全社会公开，真正实现档案资源的信息共享。

3.2 创新管理制度，建设规范标准体系

在任何情况下，都是要建立起完善的规范标准体系，才能保证资源的有效利用，是实现有效资源共享的基础。在大数据时代下，各个档案馆和社会之间要实现资源互通共享，更是要创新出其适用的管理制度，建立起一个以数字资源为基础，以共同开发、数据共享为原则的规范标准体系。与此同时，应当根据不同的业务流程，对不同的档案资源从创建、存储、组织管理到应用分别制定针对性的规范，只有建立规范化的标准体系，才能更好的进行档案管理工作的服务转型，创造出更多的社会效益。

3.3 构架智慧档案管理平台

提高档案管理技术，构架智慧档案馆云平台是提升档案管理效率的有效性方式，在大数据时代下，积极提升档案管理工作中的技术手段，构架一个以数字资源为基础的智慧档案管理平台显得尤为重要。在智慧档案平台构建的设计过程中，第一层应该是整个智慧档案平台的基础层，在底层将所有档案资源信息进行综合，从而实现档案信息的整合与分类，形成一个档案信息数据库，将所有数据信息通过传输网络传送个智慧档案管理平台进行应用。第二层是将数据信息与用户应用连接起来的衔接平台层，用户不能在平台层进行设置等操作，但是管理者能够在平台层控制用户应用层的应用程序。第三层是应用层，在应用层实现可以向用户提供的各种信息服务，例如档案资料查询服务、档案身份查询等一系列智慧档案管理平台可以支持用户进行的操作。第四层是终端用户层，该层向用户提供便捷舒适友好的用户体验，通过设计出适合用户需求的终端用户层，使用户在使用平台的过程中满足需求，才能更加有利于档案管理人员服务水平和能力的提升，同时加快档案管理模式的转变。

4 总结

总而言之，在大数据时代的冲击下，档案管理人员应当转换思维，用大数据的技术、方法来解决档案管理中面临各种问题，将大数据的时代思维与档案管理工作充分结合，积极配合大数据开发人员工作，提升档案管理工作效率，在当今中国全面深化改革的情况下，档案管理部门更应该抓住机会，善于利用大数据时代所带来的发展机会，利用新技术新知识充分结合档案信息资源，让档案信息成为充分发挥能动作用，档案管理人员也应该提升素养，学习专业管理知识和技术，为社会提供更加有价值同时能够创造更多社会效益的档案资源。

参考文献

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