关于人事档案信息化建设的思考

2017-12-27赵文华河北大学管理学院

新商务周刊 2017年6期

关键词：单位档案管理人才

文/赵文华，河北大学管理学院

关于人事档案信息化建设的思考

文/赵文华，河北大学管理学院

人事档案在人员流动和人才选拔当中具有重要的作用，文章从人事档案管理的必要性入手，结合当前人事档案管理中存在的问题，从信息化建设的视角提出了人事档案管理的建议，以期对后续研究人员提供借鉴参考。

人事档案;信息化;问题;对策

1 人事档案管理的必要性

人事档案是组织、人事部门在人事管理活动中形成的，记载和反映人员经历、德能勤绩和工作表现的，以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的历史记录。它具有现实性、真实性、动态性、保密性、专业性、权威性等特点，是组织、人事工作不可缺少的依据，为开发人才、使用人才、进行人才预测及制定人才计划提供准确的信息。

信息化背景之下做好人事档案的管理工作，是十分必要的。首先，为人才选拔任用提供依据。一方面，人事档案信息作为第一手原始而真实的信息资源，可以为员工的聘用提供最真实的资料和最可靠的证据；另一方面，信息化时代需要的是具有综合素质的信息化建设人才，通过人事档案可以使用工单位了解人员的学习经历，更好地做出聘用决策。其次，为个人利益的维护提供保障。人事档案记载了员工的工作单位、奖惩情况、保险津贴、晋升、记过等相关信息，如果用人单位与员工发生了利益上的纠纷，人事档案就可以为双方提供有力证据来合理处置纠纷，档案的法律效力和凭证价值毋庸置疑。最后，有利于创造更大的社会经济价值。人事档案反映了相关个人的学习工作历程以及奖惩状况，既是自我评价的一种记录，也是单位考核的依据，并且人事档案管理效率的提高，有利于社会人才的合理配置，从而推动社会经济的发展。

2 人事档案管理中存在的问题

2.1 人事档案管理的重视程度不够

当前很多工作人员对于自己的人事档案没有正确的认识，认为只是随着自己调换工作单位而不得不进行调档，甚至一些领导也把员工的人事档案调收作为应付上级检查的必要程序，这些思想会阻碍人事档案的利用。同时，一些用人单位对于人事档案没有固定的保管场所、资金投入很少、没有专人管理、设备落后陈旧等，都会对人事档案的保管造成不利影响。

2.2 人事档案制度建设不健全

随着社会经济的发展，我国人员流动越发频繁，人事档案的调动也越发频繁。管理分散混乱的现象屡见不鲜，很多人员的档案没有及时随着单位的变动而调动，有的由现在的单位保管、有的由原来的单位保管、还有的由当地人才中心保管。一些单位内部关于人事档案的归属划分不清，存在部门职能交叉从而导致人事档案保管混乱的现象。

2.3 人事档案管理人员业务能力偏低

人事档案的管理是一项专业性比较强的工作，但是很多管理人员的专业素质和综合素质比较差，没有专业的知识背景和实践能力，对档案的收集、整理、鉴定、保管及其他专业性工作了解较少，导致工作中对业务不熟，问题百出；还有的缺乏足够的耐心和责任心，从而对档案造成人为的损坏。

2.4 人事档案信息化建设程度低

当前人事档案的管理主要还是采用纸质保管和手工查阅，管理方式罗湖，并且大多人事档案还是处于机密被动的地位，甚至相关人员本人都不知道自己的档案里有哪些相关信息。同时检索方式比较落后，手工检索和库房查找占据主位，没有很好地采用现代信息技术实行档案数字化和电子化，从而造成资源的浪费和工作效率低下。

3 信息化背景之下人事档案管理的对策

3.1 提高对人事档案的重视程度

要提高对人事档案利用保管的重视程度，从上到下做好档案管理的宣传工作，普遍增强全体人员的档案意识和重视程度；上级部门要及时定期对相关单位的人事档案管理进行检查考核，遇到问题及时纠正处理；要加大对人事档案管理软硬件设施的投入，从资金上提供保障，建立专门的人事档案管理室和管理系统，购买一系列的硬件设施。

3.2 健全人事档案管理制度

要健全人事档案管理的相关制度标准，以本单位宏观档案管理制度为基础并进一步规划，要积极召开相关的会议，听取各个层次人员的建议，全面考虑，慎重实施。要建立一套科学完整、具有较强可实施性的管理制度，当然，也要兼顾档案管理效率和利用效率，本着高效管理、便于利用的原则进行人事档案制度的制定，确保人事档案的完整、安全、可用、真实。

3.3 组建高素质的人事档案管理队伍

要引进具有专业知识和专业素养的档案管理人员进行人事档案的管理，要定期召开工作交流座谈会，相互学习，积极进取，多多提出创新性的管理方法和建议；定期对档案管理人员进行业务培训，使其时刻保持自身的职业道德、业务水平和服务意识，并不断提高自身的实际操作技能；还要提高档案管理人员的待遇，吸引专业的人才，组建高水平的人事档案管理队伍。