文/郭栋，商水县卫生和计划生育委员会

档案管理的信息化发展

文/郭栋，商水县卫生和计划生育委员会

在信息时代下，单位档案管理也必须要满足信息化时代发展需求，实现档案管理的信息化发展。本文则在关于档案管理信息化发展必要性基础上，进一步分析单位档案管理的信息化发展路径。

档案管理；信息化；发展

单位的档案管理工作作为单位建设发展过程中的重要组成部分，对单位的档案管理进行信息化发展主要利用了多媒体技术、数字媒体技术以及计算机终端等现代化的信息技术组成。通过对单位的档案管理工作实施信息化管理方法，对档案管理工作的信息资源实现收集、传输、分析处理以及保存的一系列过程，从而完成信息化的档案管理工作。有效的提升了单位的档案管理工作效率[1]，实现了资源的整合和高效共享，推进了单位的进一步发展。那么在当前单位的发展过程中，如何将系统性的档案管理组合而成一个完整的档案资料信息库，正是当前各个单位的档案管理使用信息化方法的工作开展中所面临的重要问题。

1 单位档案管理信息化发展必要性

通过在单位的档案管理工作开展中使用信息化管理方法，有诸多优势。信息化的档案管理工作也成为电子档案，此种档案包借助计算机终端完成保存的过程中，由于占据内存不大，使用的寿命相对较长，容易复制使得在进行档案内容传输的过程中，传输速度要优先于纸质的档案传输，在保存管理方面也要好于纸质的档案管理。当前的社会发展速度意味着电子档案的适用，相对纸质档案更加的高效实用。单位的档案管理信息化发展完成了纸质档案到信息化档案的跨越，给传统的纸质档案保存带来了严峻的挑战，造成了很大程度的影响[2]。与此同时，信息化档案管理的发展也是单位的档案管理工作随着社会的发展必然形成的结果。单位是人才的培养重要场所，也是传承中华文明学习先进科学知识的主要机构。随着单位发展制度的不断变革，档案的种类越来越多，信息也更加的复杂化，自然数量也随之增多。单位的档案管理信息化方法顺应了单位的教学理念。除此之外，完成单位的档案管理信息化方法也是对档案管理工作人员不断提升自身综合素质，顺应时代发展要求的选择。传统的纸质档案明显不能顺应当前社会的发展形势，因此针对档案信息不断更新的当前现状，在单位的档案管理工作开展中使用信息化管理方法是必然所趋，同时也是信息化环境下，单位档案管理信息化发展非常具有必要性。

2 单位档案管理工作的信息化发展略经

2.1 实现档案信息化管理

通过在单位的档案管理工作中实现信息化的档案管理，从而对管理工作实现了优化。由于档案信息过于庞大，其中涵盖了大批量还未处理或者处理未完善的档案信息，如果一味地使用信息化进行管理，那么就会增加档案管理工作的难度，还浪费资金与资源。因此通过使用合理化的信息化档案管理方法，从而优化档案管理的工作。

通过根据单位的档案管理情况进行档案优化工作的方案制定[3]，确定信息化档案管理的利用及实用性，确定档案管理工作的具体拓展范围，保证合理的基础之上，对急需修补的档案进行信息化管理，确保档案的合理利用。对于部分不适合信息化管理的档案内容，可以搁置不用，从而在信息化管理技术创新之后再次使用，完成选择性的信息化档案管理。再者就是可以使用信息化管理方法完成多种方式的选择[4]。比如图片、编辑等多种方式，根据档案的不同类别进行分类，使用信息化管理方法。

2.2 实现电子文件档案化

在单位的档案管理中实施信息化管理的另一种重点内容就是对文件实行档案化建设。对电子文件实施档案化的第一个要求就是对档案管理制度的完善，通过把电子文件纳入档案管理中，将档案管理制度进行完善。对纸质的档案所相应的电子文件要及时的进行内容核对，以及文件移交情况进行标注，从而对文件的收集及移交进行情况表明[5]。对于电子文件的档案化有统一的要求，按照要求进行档案保存。除此之外，还要对负责单位档案管理工作过的人员，要根据不同的工作情况使用不同的方法，提升自身的专业水平，推进单位档案管理工作信息化的进一步发展，顺应社会的发展单位的制度改革，同时也能够进一步促进单位档案管理发展，从而进一步提升档案信息有效利用率。

3 结语

随着我国飞速的发展，信息化技术的不断创新研发，在单位的档案管理工作开展中使用信息化管理方法已经是当前各单位的必然所趋。信息化的管理工作推进了档案管理的工作开展效率，给各单位的档案管理制度改革提供了新的机遇。将单位的档案管理工作使用信息化的管理模式，可以给单位的人才储备以及硬件设施进行合理利用。总而言之，通过对单位档案管理实施信息化的方法，从而将档案管理工作更加科学规范性，完善其工作途径以及管理方法等内容，重视档案信息化的原则及管理方法。但是对档案管理实施信息化管理方法，此过程是一个循序渐进的过程，只有对每一个管理环节都清楚地认识，从而更好的建设单位的档案管理信息化建设，推进单位的档案管理工作开展。以上本文则在单位档案管理信息化发展必要性基础上，进一步分析了单位档案管理信息化发展路径，以为同行工作者提供相应的参考资料。

[1]刘蓓,刘江霞.浅谈档案管理的发展趋势——档案管理的信息化[J].价值工程,2012,31(4):327.

[2]尤丽.浅谈新形势下事业单位档案管理的改革[J].山西档案,2014,(6):63-65.

[3]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化,2013,(16):128-128,129.

[4]刘志国.信息化建设在人力资源档案管理中的必要性及保障条件[J].价值工程,2015,(2):150-151.

[5]贺芬.浅谈档案管理的发展趋势--档案管理的信息化[J].中文信息,2016,(3):40-40.