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中小型企业采购控制要诀

2017-12-23叶渭川

市场周刊 2017年6期
关键词:供方供应商检验

吕 文,叶渭川

中小型企业采购控制要诀

吕 文,叶渭川

我国的中小企业正以蓬勃之势迅速发展,但在企业管理方面还存在诸多问题。其中,生产过程中采购问题尤为突出。采购不仅占用大量资金,还与产品质量密切相关,并直接影响企业效益,必须引起中小企业家的高度重视。文章论述了中小型企业采购的特点和存在问题,指出了采购控制的对策。

中小企业;采购;控制

一、引言

采购是企业为满足生产需要而不可缺少的一项经营活动。企业的生产资源不可能自给自足,必须通过采购获取。采购的成本在企业中占有很大份量,产品的质量又在很大程度上依赖于采购品的质量,因此,采购成为影响企业的效益最重要的因素之一,中小企业更是如此。因此,探索中小企业采购风险并加以控制非常必要。

二、中小型企业采购的特点和存在问题

(一)采购制度不全,难以执行

中小型企业的最大弱点就是缺乏制度。“老板说了算”的思想为多数员工都接受,这不但影响制度的建立,还影响到制度的执行。“老板”不可能事无巨细,样样都管,否则他就是有三头六臂也管不过来。何况“老板”也是人,不是神,总有疏忽的时候。一时疏忽酿成大错的事例并不少见。历史的经验告诫人们,也告之中小企业家,必须以制度管人,这已成为人们的共识。

(二)采购数量大,难以管控

这里所说的采购数量大,并非与大型企业相比,而是针对一般中小企业来说,采购的原材料、元器件占其总产值的比例。就电子播放器制造企业来说,播放器的外壳由注塑厂提供,印刷电路板请专业厂生产,电阻、电容、开关、喇叭等器件都是采购回来。企业自己的主要工作就是进行组装、试验和包装。从整个过程投入的资金量来看,采购确实占了绝大部分。这些采购件的定货量还必须放些余量,同时还要提前定货,否则可能延误交付周期;还有些难以预料的资金短缺,或某项元器件缺货等等,都使得企业难以管控。

(三)采购品种多,难以规范

为适应不同顾客的需要,尽快制造单一品种的企业,也会有多品种出现。仍以电子播放器为例,外形有长、宽、高;功率有大、中、小;色彩又有好几种。这么一简单的组合,可能产生多个品种,其中的采购件可能是指数或级数上升,规范统一有难度。

(四)采购质量杂,难以控制

采购质量随着品种数量的增加,质量控制的工作量也随之增加,虽然大部分只需进货检验,但因中小企业缺乏检验手段(仪器或设备),进货检验也只能检查外观和清点数量,质量检验形同虚设。虽然少数外购定置件可以下厂检验,但也因路途遥远或经费原因而难以实现。多种原因使采购件的质量愈加难以控制。

三、提高采购控制能力的对策

(一)完善采购制度

企业建立质量体系的主要标志就是建立一套完整的体系文件。中小企业在这套按 ISO9000 标准编写的文件中,只少有一个采购管理文件(大企业有更多的采购支持性文件)。这些文件是采购管理的核心。文件体现了采购的原则和工作流程,使采购管理规范化、条理化。避免职责不清而发生重复劳动或相互推诿的现象。

制度应随管理体制和市场变化而动态管理,并不断完善。如有的中小企业没有明确的采购授权与审批制度,缺乏相应的监督机制;也有的中小企业常常出现采购成本和管理费用偏高、采购信息不够明确、检验标准模糊、供货渠道不稳定、供货不及时的现象。加之科技发展快、产品生命周期短及产品研发时限短,使得采购管理的反应跟不上。因此企业采购必须不断研究适应形势的新的采购制度。

采购制度一般应包括:1.采购信息审批制度,该制度主要描写采购信息提出人的需求,由谁来审核采购需求的迫切性和准确性,由谁来审批采购工作的执行,采购合同的签订及采购过程应存档的文件;2.采购产品和库存产品核对制度,该制度主要描写采购前采购员要再次核实采购信息,到仓库查对库存情况,避免重复采购而造成不必要的积压;3.供应商考察管理制度,该制度主要描写考察供应商的工作流程,明确哪类供应商需要考察,由谁来牵头组成考察组,考察组成员由哪些人,到供方后考察哪些内容,形成什么记录,由谁来批准该供方可纳入本企业的合格供方名录;4.供应商质量统计制度,该制度主要描写统计的项目,谁来统计,统计周期,统计结果的报告等内容;5.合格供方动态管理制度,该制度主要描写什么情况下需要对合格供方再考察,与上述供应商考察管理制度配合使用。

(二)选择优秀采购员

做任何事情都与办事人本身的素质紧密相关,采购工作也是如此。很难想象,没有责任心的采购员,能出色完成采购任务。在市场经济条件下,外界的诱惑很多,采购过程也总遇到一些想把劣质产品推销出去的商家,他们不择手段,或给采购员送钱送物,或投其所好,什么违法的事情都敢干。许多素质不高的采购员被拉下水,购回了劣质产品,给企业造成极大损失。因此,必须选择优秀的采购员,他们起码应具备以下条件:①思想觉悟高,能坚持按制度和原则办事;②品德高尚,不贪图便宜;③生活方面无不良嗜好;④熟悉本企业产品需求,具有成本意识和价值分析能力;⑤具有良好的人际沟通和协调能力;⑥身体素质好,具有吃苦精神。

但是,我们要知道,优秀采购员并不是自生自灭的,就算企业已有满意的采购员,也说不定某年某月该采购员要离开企业。因此,企业还要注重优秀采购员的培养,培训他们熟悉本企业的采购业务,掌握一定的知识,具有一定的“识货”技能。

(三)货比三家

许多中小企业的最高管理者,都会强调采购时要货比三家,这是常理。但往往在货比三家时,只问价格,不问质量,这是极其错误的指导思想。现在已有不少中小型民营企业步入军工行业,军品生产最重要的理念就是“军工产品质量第一”。“七专”产品,是专为特殊要求生产的产品,是百里挑一,或千里挑一,价格之高可以想象。所以决不能只比价格而忽视质量。因采购件质量不好,装机后不断出现问题,或出厂后返修率居高不下,不仅影响用户使用,还造成服务的成本急剧上升,顾客信誉直线下降。这类直接影响企业效益的事例屡见不鲜。

(四)控制供应商

根据 ISO9000 质量管理体系标准的要求,产品质量由最终提供方负责,也就是说,产品从企业出售,发现任何质量问题,顾客都直接找卖方,而不会去找产品中任何一家零配件的供应商。因此,控制供应商的提供产品质量刻不容缓。

控制供应商有几点须注意:一是在采购前应对供应商进行调查评价,包括供应商资质、质量体系建设或质量保证能力、供货能力等;二是在合同签订过程中,了解价格和售后服务情况;三是在进货中对其供货情况进行逐批检验、记录;四是对其质量、价格、交期、配合度等等方面进行统计分析,提供领导决策。统计一般以年度进行,目的是对供应商进行年度业绩综合评价,以便优胜劣汰。

对于货架商品,不能只看它是否有标准,还要知道生产厂家,因为即便是按同一标准生产的产品,不同厂家质量也不尽相同。

“与供方互利”,是 ISO9001 标准提出的八项原则之一。任何供应商都应得到其应该得到的利益,这是常理。但也有少数采购方,过低压价或要求过短的供货周期,使供方微利或零利润。他们被逼采取低价原材料或偷减工序,给产品留下隐患,实际上采购方并不得利,甚至造成使用故障,不仅增加了服务成本(更换零配件费用、差旅费等),还影响了企业的信誉,可能导致丧失用户。

(五)严控进货质量

进货检验是入厂质量的最后一关,因此,质检部门责任重大,必须高度重视。由于进货品种多、数量大,质检部门技术能力和检验手段有限,这就需要采取有力措施来确保进货的质量。一是要根据本企业进货的类别,制定相应的进货检验规范。如电子产品检验规范、机械加工件检验规范等;二是对电子元器件一定要进行老练筛选,发现早期劣品,予以剔除;三是对特殊产品,没有检测设备和手段的,可到供方现场检验;四是一旦出现不合格的产品,要做详细的记录,做到不合格产品的可追溯、可索赔;五是视企业的财力状况,逐步添加必要的检测仪器设备;六是提高检验人员的素质,包括责任心素质和技术能力素质的培养,要结合企业产品的情况,加强对检验员的培训,最好能做到持证上岗。

四、结语

做好采购控制工作,对企业大有好处,但这项企业的日常工作往往漏洞很多。因此企业的最高管理者一定要对此项工作高度重视。先是做好建章立制工作,然后是抓好采购工作的执行力,坚决按制度办事,违规要处罚,做得好的要嘉奖,特别要培养优秀采购员,并给予合适的待遇。企业通过多方面得力措施的实践,采购工作必定会为企业带来可观的效益。

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F253.2/F276

A

1008-4428(2017)06-34-02

吕文,女,江苏南京人,南京艾柯湃特自动化工程有限公司工程师,研究方向:技术管理及企业管理;

叶渭川,男,浙江嵊州人,研究员级高级工程师,江苏泰达机电设备有限责任公司顾问,中国管理科学研究院特约研究员,研究方向:技术管理及企业管理。

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