探析信息化背景下传统档案管理工作的改革

2017-11-26苏州热工研究院有限公司范丽莉

办公室业务 2017年15期

文/苏州热工研究院有限公司范丽莉

探析信息化背景下传统档案管理工作的改革

文/苏州热工研究院有限公司范丽莉

大学毕业生增多，企业形式不断增加，这使得档案管理和分类变得困难。目前，企业和档案管理处已经基本实现了信息化档案管理，将计算机网络等技术应用于档案管理中，传统的纸质管理基本被取代，提高了档案管理的效率。当然，这一过程中还存在明显的问题，要求管理者不断的推进传统的档案管理改革，正确地应用信息化手段，完善档案管理。

信息化；传统档案管理；计算机；改革

当今社会已经明显演变成信息化社会，在各个领域，计算机网络、电子信息管理均发挥了积极的作用。档案管理是人力资源管理中最重要也是最繁杂的环节，传统的档案管理以纸质档案为主，分类、查找和保存都存在一定的困难，随着我国进入信息化时代，档案管理也应逐步实现信息化。只有不断进行改革，紧跟技术的步伐，才能实现档案管理的合理性和高效性，使企业资源得到合理利用。

一、传统档案管理向信息化转变的必要性

从手工时代转变为信息化时代经历了很长的过程，目前我国信息化水平已经达到空前新高，以纸质为主的档案是我国长期以来传统档案的管理方式，很多人习惯传统的管理方法后不愿意改变，但是事实上信息化管理和传统的管理在效率上、正确率上均存在较大的差别，信息化档案在鉴定、分类、管理等所有环节上均具有较高的效率，减轻了工作量，因此我们说，传统档案转向信息化档案是一种必然。尤其是现代社会企业形式、人才的多样性表现明显，档案管理的任务量极大提高，其传递、存储和使用都需要更强大的技术支撑。我国已经进行了全面的档案管理改革，将信息化作为档案管理的一个重要手段，将信息技术应用于档案管理也存在一种必然性。

二、基于信息化背景的传统档案管理改革过程

现代社会，信息化已经成为档案管理的主要模式之一，信息化可以更有效地发挥资源的作用，促进经济和社会发展，其具体的改革和转变过程如下：

（一）提高有关部门对于档案管理的认识。档案信息系统的建立可以提高档案管理效率，防止档案受损或者丢失。因此相关部门应改变传统的观念，全面推进档案管理，实现管理的科学化与现代化，建立信息化管理系统，并进行档案管理人员的培训，充分考虑档案数量、形态的改变，建立完整的计算机网络管理系统，解决以往电子档案管理系统落后的问题。对于管理人员，更应改变观念，有计划、有安排地实现并执行档案管理。

（二）档案信息的数字化。信息化是档案管理的基础，在传统的档案管理过程中，纸质档案容易丢失，信息化时代要改变以往纸质的信息，主要过程是将传统的纸质档案扫描成为信息化数字，使档案进入计算机管理考试，保证信息的日常管理效率。另外，将档案接收、发送均转变为数字化模式。设计一套可行的信息化管理系统，完成资源共享和远程数据交换等过程。

（三）提高管理人员的素质。档案管理的信息化最终是依靠人员的管理水平，目前我国信息化管理水平较高，但是毫无疑问，需要进一步的提高，从管理技术、管理水平上进行培训，使其掌握最基本的计算机管理技术，并且要使其更加了解档案的发展，以推进档案管理工作，并且要提高其对档案管理的重视程度，认识到自身的责任与价值，保证工作效率。

（四）完善电子档案管理机制。企业和其他管理人员都应从实际出发，了解档案的管理方式，建立完善的管理制度，明确组织和个人的责任。逐步推进电子档案管理的标准化，提高其管理效率。时刻以实现自动化管理为目标，降低企业档案管理中的人力资源管理压力，并且降低人力资源和财力成本，实现电子档案的共享模式，实现信息化管理过程。为此，企业还应制定信息化建设档案，制定有效的信息化档案，并且要将档案信息化管理细节化，要求相关部门之间相互配合完成档案管理工作。

（五）信息化档案与传统档案管理并存。传统档案虽然落后于电子档案管理，但是目前状态下信息化档案并不能完全代替传统档案，只有两者之间相互配合才能提高管理效率，电子档案存在一定的漏洞，丢失成为一大问题。因此对于一些重要文件和常查阅的文件，还需要准备传统的纸质档案，比如大学毕业生的档案。整体上，针对电子档案的缺点，进行修改和防护，利用传统档案的安全性保证档案的保存，并且要加强传统档案的管理。首先，将传统档案作为信息化管理的基础，大力推行电子档案，更新电子档案管理方法，信息化的输入依然离不开传统档案，因此必须保留传统档案，并且要加强对资源的管理。