文/浙江省计量科学研究院 陈敏雪；浙江省质量技术监督局 蔡春芳

技术型事业单位档案管理工作的路径探讨

文/浙江省计量科学研究院 陈敏雪；浙江省质量技术监督局 蔡春芳

作为依法设置并经相关政府部门授权、为社会经济发展提供技术支撑的“政府实验室”，技术型事业单位档案管理工作非常重要。由于改革步伐的不断深入，部分技术型事业单位档案管理工作的一些本质问题也随之出现。为更好地推动和规范技术型事业单位档案管理工作，采取科学合理且符合其本身特点的档案管理模式、方法已成为目前重要的研究课题。笔者在对技术型事业单位档案管理工作现状分析的基础上，从标准、技术、人员等方面着手，探索提出相应的解决方案。

技术机构；档案整理；科技档案；利用；路径

一、概述

古语有云：“以史为鉴可以知兴替。”作为依法设置并经相关政府部门授权、为社会经济发展提供技术支撑的“政府实验室”，技术型事业单位档案管理工作非常重要，一方面可以真实地保存历史资料供后人查阅，另一方面存留的技术类档案资料还是开展新活动、新生产的参照物，可以在推行新举措时提供借鉴，提升活动开展的效率和质量。特别是目前技术型事业单位面临着改革的大趋势，档案管理工作也要积极应对经济发展中不断涌现出的新问题，它涉及知识产权、核心技术、体系文件，归档范围及保管期限也随之发生改变。档案管理工作只有尽快适应社会的整体发展，才能体现自身价值。由此可见，档案管理工作质量直接关系到技术型事业单位后期的发展，因此上至机构负责层、下至每一位员工都必须重视档案管理工作，尽量避免不利因素的出现。

二、技术型事业单位档案整理工作现状分析

（一）档案收集不够完整。技术机构事业单位的档案资料往往根据职责划分，分散在各部门，因此同类别的档案规范整理要靠几个部门之间的配合才能完成。由于档案材料涉及范围广、蕴含的内容多，且各部门保管方式也不尽相同、收集的档案也不完整，并随职能变化，许多技术机构存在合并、拆分、撤销的情况，导致许多档案材料丢失，增加收集难度，档案工作任务非常繁重。

（二）档案管理未受到充分重视。技术型事业单位普遍存在重技术轻管理的现象，档案整理工作一直停留在表面上，往往只是应付上级考核，而没有真正意识到档案管理对单位发展的重要性。因此，许多机构仅仅处于“你上交我就接收、你不上交我就不管”的被动工作状态，只是将收到的资料进行简单的整理，没有做好系统的分类。且归档范围也往往仅限于文书档案，而未将业务档案及科技档案纳入管理，导致各项档案资料的管理呈现出不完善的情况，不符合标准的档案整理方法。这些都是技术型机构档案管理工作多年来一个共同存在的“顽疾”。

（三）缺少档案管理专职人员。虽然技术型事业单位档案类别繁多、数量庞大，但大多数机构都没有单独设立档案管理部门，档案整理工作大部分由办公室兼职人员完成，且这些兼职人员大多没有档案专业背景，也没有经过系统培训，工作凭的是自身经验与喜好，无法对档案进行规范化整理，导致档案材料归类方式五花八门、形形色色，不能达到档案整理标准，极不利于档案整理工作的有效开展。

（四）档案资源开发利用率较低。一个技术型的机构，它的历史档案往往包含技术的变革，对单位乃至社会来讲，都是极为宝贵的遗产财富，其价值不可估量。而在档案归纳整理的实际工作中，往往只是关注到档案的收集、存档等环节，而很少对收集到的资源合理地进行再利用和开发，使得许多材料永远“睡”在档案室，致使档案资料应有的作用和意义并没有得到发挥。

（五）参考政策文件较少。近几年，我国越来越意识到档案的重要性，关于档案管理工作的法律法规也渐趋完善，如《档案法》《机关档案工作条例》《照片档案管理规范》《磁性载体档案管理与保护规范》等等，但技术型事业单位由于职能特征，几乎涉及所有档案的各个门类，特别是科技档案中的设备、基建、科研材料交织在一起，可参考的政策文件相对较少，整理难度大。

三、改善事业单位档案管理工作的路径

（一）规范的归档范围和合理的保管期限。归档范围是归档制度最重要的内容之一，正确划定归档范围是保证归档文件材料是否齐全、完整和系统的关键。归档范围清晰地明确哪些文件应该归入档案，哪些文件不必归入档案。各技术型事业单位不仅要根据国家（含地方）、行业的有关规定，还要结合自己的体系文件要求，确定归档范围。同时，还要合理划分各类档案的保管期限。档案保管期限一般分为永久和定期两种，定期中再分为两种时间，一般分为“30年”和“10年”。由于技术变革日新月异，因此除了对机构、对社会发展有重大影响的档案，将保管期限定为“永久”外，那些只有短期作用的检验检测报告、原始记录以及质量技术记录等，按体系文件要求只要多保存一个保管周期即可。

（二）建立科学合理安全的档案室管理标准。为确保档案管理信息化模式的顺利开展，必须有针对性地建立完善科学的档案管理制度，以重重关卡杜绝虚假信息的进入，预防重要档案材料遗失。并且，为了防止人为原因或其他因素导致的档案丢失，还要建立备份制度，重要档案要实现一式三套异地保存。同时，对相关人员建立一套考核体系，将其融入日常的应用建设中，增加工作人员的责任感，使档案管理工作人员时刻确保信息资源的准确性与共享性，提升档案室与档案资料的利用率与价值，有效推进档案工作规范化进程。

（三）借鉴现代信息技术开展档案管理工作。现代信息技术的档案管理方式和手段更加先进有效，以往档案都是纸质记录存放的，而这经常会因为机构搬迁、人员调整等原因造成档案丢失，且纸质档案异地查询难度很大。随时信息产业技术的不断革新，使得档案资料存储技术和载体也发生了根本性的变化，通过开发现代档案管理系统，以数字信息的形式提供档案查找、检索和存储等管理工作，使得现代档案管理变得更高效。因此各技术机构要大力借鉴计算机信息处理技术，充分运用现代档案管理系统网络化、信息化和智能化的特征，确保档案管理工作与时俱进。

（四）提升档案工作人员的专业水平。要想从根本上提升档案管理水平，必须要设立综合档案室和专职档案员，建立专、兼职档案员队伍，形成档案管理网络，有条件的机构可以引进档案专业人员。同时，对专、兼职人员进行培训与考核外，也要让其参加技术机构政策文件的学习，让其了解行业的发展与变化，更有针对地开展档案管理。

（五）重视科技档案的整理和利用。依据国家法规，结合技术型事业单位对档案工作的需求，修订科技档案归档范围，补充新的归档内容。为了更好地利用档案资源，对管理办法、科技论文、产品标准等按照不同内容的专题进行收集整理、编辑成册。同时，档案部门应加强与技术部门的沟通交流，了解其需求，提供可参考的档案资料，让档案切实成为机构培训、宣传、发展的得力助手，使档案工作成果得到更好的利用。

（六）重视技术类重大活动档案的收集与管理。技术型事业单位，每年都会开展具有明显行业特征的重大活动，如质量月、520国际计量日、技术大比武等活动，但往往忽略对此类活动方案、图片信息等材料收集与保存，导致活动没有连贯性。因此，针对行业特色，收集重大活动的档案材料，更有利于提升机构社会的影响力。

四、结语

档案管理工作对技术型事业单位的规范和发展有着相当大的作用与意义。根据目前技术型事业单位档案管理工作中存在的问题，我们要学习先进的管理理念，利用高效率的信息技术和管理手段来完善档案管理模式，提高相关工作人员的职业技能和综合素养，将档案管理工作在技术型事业单位中的作用充分发挥出来，促进单位内部的改革和规范，使技术型事业单位能够跟上时代进步的步伐。

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