浅谈现代人事档案管理信息化

2017-11-26海南省万宁市人民医院曾培

办公室业务 2017年15期

关键词：档案管理材料信息化

文/海南省万宁市人民医院曾培

浅谈现代人事档案管理信息化

文/海南省万宁市人民医院曾培

本文首先概述了现代人事档案管理基本情况，接着分析其存在的主要特点，最后具体地进行了人事档案管理信息化研究。

人事档案；管理信息化

一、人事档案管理的基本情况

人事档案主要用于记录一个人的人生经历、才能品德及工作业绩等，是在国家机关和社会团体在人事管理的过程中逐步形成的，一般都是以个人档案形式保存，有文字、表格和其他多种形式的记录，便于后续查考使用。主要内容包含自传、履历材料，各类认定、考评和考察材料，学历，学位，学习成绩，专业技术职务评选材料，考绩审批材料，结业培训成绩，学校报考和毕业登记表等，政审情况的资料，共产党、共青团及民主党派等加入申请材料，还有登记党团资料，奖励表彰情况等。除此之外，像处分决定、职务任免、收入情况、离职退休、出国审查等材料、各种代表会议的登记表及可供参考的资料，都属于人事档案管理的范围。

二、人事档案管理的特点

人事档案涉及的当事人在不同岗位，组织为了考察和正确使用员工，对于人事档案信息应时常进行翻阅，便于对个人的品德、业绩及过往经历有所了解，从而在岗位安排时能够更加合理，档案既能反映某人的历史面貌，又能反映现实状况。档案客观地记录了历史情况，反映了当事的情况，每一份档案材料从来源、内容、形式等方面都必须完全真实。另外，人事档案信息并不是一成不变的，因为档案当事人的情况会不断产生变化，因此档案信息也需要及时更新，从而满足档案管理的要求。人事档案随着人员的流动而不断转递，始终处于“动态”之中。而人事信息又具有私密性，往往会牵扯到工作相关的重要情况，对于人事档案的管理和利用，要有很严格的保密、管理等制度，并且需要得到有效的执行。

三、人事档案管理信息化研究

（一）人事档案管理信息化的起始。随着信息化的不断发展，作为重要信息资源之一的档案，为了适应数字化的趋势，基于通信、网络、数据库、多媒体、计算机等技术，已经有许多的电子档案逐步形成，并得到了应用。为了让档案价值得到充分发挥，使得档案的使用和保存更加科学，必须要结合当下一些新的方式和技术，档案管理才能不断满足社会发展的需要。

（二）人事档案信息化管理的现状。我国积极进行人事档案信息化建设，国家档案局把电子文件研究项目列入科技计划、组织完成《电子文件归档与归档电子文件管理规范》；档案数字化建设不断进行，很多数字化的档案管理平台正陆续被开发出来，像超星数字图书馆、索易文档信息管理系统、理海科技文件档案系统等。目前还有更多的数字化信息资料的处理平台产生，如全文扫描处理平台知网、中国期刊网、维普资讯、情报界的万方数据等。

（三）人事档案信息化管理中存在问题及分析。1.缺乏总体规划。由于信息化过程中的技术标准不统一，各个数据库的档案较为独立，无法进行整体的搜索，导致共享数据库资源存在一定的困难。总体而言，整个档案管理信息化仍处于探索期，没有一些实践方面的突破，缺少整体的规划，导致目前档案信息化进程变得较为缓慢。2.标准化、规范化工作有待提高。很多人事档案信息业务本来基础数据较差，整体的档案质量并不高，著录的明细不能够很好地相容，而档案信息化的前提就是要求基础数据需要标准及规范，原来的管理方法已经明显跟不上时代的要求，而且大多数的系统仍有些缺陷，有许多移植过来的板块功能，整体上性能比较差，难以避免的会出现各种问题，因此仍需要提升档案数据规范化和标准化。3.信息化程度不高。目前由于大多数档案管理员对复杂的信息化方法认识不足，自身的互联网及计算机相关基础比较薄弱，基本上都只是进行一些基础的操作，仍然有很多人在用手工的方式进行查阅，这样就使得信息化进程变慢，甚至有些单位只是作为达标和升级考核的条件罢了，它的很多科学的管理功用并没有得到足够的重视。4.人事档案保密和安全性不高。由于涉及隐私，人事档案的安全与保密将越来越得到重视，其实很多的信息化管理可在内部组建成局域网、人事信息网及业务运行网等体系，后续诸如档案材料整理、输入、分类及保存都可以在系统中实现，为了保证整个过程的安全性，必须要杜绝使用者没有经过授权就能访问，避免人事材料遭到破坏及更改。虽然内部网可以让人事在处理很多档案时变得便捷，但是也具有很强的安全风险，所以在开发内部网的应用时，应该充分保障其安全性。5.人才队伍建设水平不高。近年以来，人事档案管理整体从业人员素质仍然比较低，缺乏能有效融合计算机、通信、网络等技术的专业人才，已经远远不能满足人事档案信息化的实现，因此，在组建档案管理团队时，就需要管理人员能够对传统人事档案的业务比较精通，而且具有自动化、网络化的意识。