文/平顶山市疾病预防控制中心 李凤勤

平顶山市疾控系统档案管理现状调查

文/平顶山市疾病预防控制中心 李凤勤

经过调查，平顶山疾控系统档案管理人员女多男少，年龄偏大，任职短，更换频，学历高，非专业；兼职多，专职少；面积小，“三分开”少，防灭火设施不全，温湿度调节单一；档案门类多，业务部门保存为主，有断档现象；按卷整理为主，年度－问题（事由）组卷为主；业务档案与职能高度相关、利用率高、基本满足需要，多编有利用成果的特点，并有针对性地提出了六点建议。

平顶山；疾病预防控制；档案管理；调查

为了解平顶山疾病预防控制系统档案管理现状，2015年7月间，笔者对平顶山市全部11个市、县、区疾病预防控制中心的档案工作的基本情况、人员配置与制度情况、保管条件、室藏档案情况、档案整理方法、档案利用情况，进行了一次问卷调查。问卷共设6类36个问题，195个答案。下面是此次调查的情况及分析。

一、基本情况

（一）参加调查者的基本情况。主要有以下几点：

1.女多男少。参加调查者中，女7人，占63.64%；男4人，占36.36%；女性几乎比男性多一倍。

2.年龄略为偏大。参加调查者中，没有<20岁的人；21-30岁2人，占18.18%；31-40岁3人，占27.27%；41-50岁5人，占45.45%；51-60岁1人，占9.09%。20-50岁区间，年龄与人数成正比，年龄越大的分组，人数越多。以40岁为界，>40岁的人数多于<40岁的人数。年龄结构略显偏大。

3.半数以上的受访者在本单位工作不到10年，但21-30年龄组占比最高。参加调查者中，在本单位工作时间不到2年1人，占9.09%；3-5年3人，占27.27%；6-10年2人，占18.18%；11-20年1人，占9.09%；21-30年4人，占36.36%；超过30年以上的没有。

4.70%以上的受访者从事档案工作不超过10年，5年及以下的接近半数。调查者中，从事档案工作不到2年2人，占18.18%；3-5年3人，占27.27%；6-10年3人，占27.27%；11-20年1人，占9.09%；21-30年1人，占9.09%；30年以上1人，占9.09%。

5.所有受访者均具有高等教育学历。调查者中，研究生1人，占9.09%； 本科4人，占36.36%；专科6人，占54.55%。

6.受访者中具有档案专业背景的不足一成。参加调查者中，接受过档案专业教育1人，占9.09%；没接受过档案专业教育10人，占90.91%。

7.多数受访者具有档案及相关专业、疾控及相关专业教育背景。参加调查者中，来自档案管理专业1人，占9.09%；档案相关专业（图书、情报、文秘、中文、管理）1人，占9.09%；疾控及相关专业4人，占36.36%；其他专业5人，占45.45%。

8.多数受访者没有专业技术职称，具有档案专业技术职称的不足2成。参加调查者中，副研究馆员2人，占18.18%； 其他专业2人（预防医学执业医师、主治医师），占18.18%；没有职称7人，占63.64%；

（二）人员配置与制度。主要有以下几点：

1.半数以上受访者参加过档案专业（继续）教育培训。参加调查者中，参加过档案专业（继续）教育培训6人，占54.55%；没参加过的5人，占45.45%。参加过培训教育的略多于未参加者。

2.超过半数的受访者是兼职档案员，专职人员不足三成。参加调查者中，兼职档案员6人，占54.55%；专职档案员3人，占27.27%；都不是2人，占18.18%。

3.受访人员所在单位有兼档案工作人员的占比远高于有专职档案工作人员。参加调查者所在的11个单位中，有兼职的10个，占90.91%；有专职的4个，占36.36%。六成以上的单位没有专职档案员。

4.受访人员所在单位的档案是否实行了集中统一管理的占比不到一半。受访单位中，档案实行了集中统一管理的5个，占45.45%；没有实行了集中统一管理的6个，占54.55%。

5.半数以上受访人员所在单位建立了档案管理制度。受访单位中，建立档案管理制度的6个，占54.55%；没有建立档案管理制度的5个，占45.45%。

6.多数受访单位建立有综合档案室。受访单位中，建立有综合档案室7个，占63.64%；没有建立综合档案室的4个，占36.36%。

（三）保管条件。主要有以下几点：

1.大多数受访单位没有做到“三分开”。受访单位中，实行办公、借阅、库房“三分开”的3个，占27.27%；没有实行“三分开”的8个，占72.73%。

2.多数受访单位档案库房的面积在10-50m2。受访单位中，档案库房的面积〈10m22个，占18.18%；10-30m24个，占36.36%；30-50m23个，占27.27%；50-100m21个，占9.09%；〉100m21个，占9.09%。

3.人工灭火器是大多数受访单位档案库房的消防灭火设施。受访单位中，使用人工灭火器8个，占72.73%；使用自动喷淋2个，占18.18%。没有使用自动灭火器、高压水雾、气体、其他消防设施的机构（特别值得注意的是还有2个单位没有消防灭火设施），占18.18%。具有多重消防灭火设施的单位只有1个，大多数单位只有一种单一的消防灭火设施。

4.自然通风与空调均是档案库房温湿度调节的主要方法。受访单位中，使用自然通风调节档案库房温湿度的6个，占54.55%；使用空调的6个，占54.55%；各占近60%，是主要方法。另外使用去湿机3个，占27.27%；使用其它3个，占27.27%。

5.受访单位档案专用设备配制多样且差距明显。受访单位中，使用密集架2个，占18.18%；铁柜11个，占100%；木柜1个，占9.09%；检索柜4个，占36.36%；空调7个，占63.64%；电脑6个，占54.55%；打印机5个，占45.45%；照相机3个，占27.27%；复印机5个，占45.45%；装订机8个，占72.73%；缝纫机3个，占27.27%；除湿机3个，占27.27%；消毒灭菌机2个，占18.18%。铁柜、装订机、空调、电脑的配制超过半数，打印机、复印机的配制接近一半。密集架、木柜、消毒灭菌机的配制率比较低。

6.受访单位档案库房没有一个实现了“五防”措施，一防不防的占到三分之一。受访单位中，实现防火的7个，占63.64%；防盗6个，占54.55%；防潮5个，占45.45%；防虫5个，占45.45%；防光4个，占36.36%。一防也做不到的尽然有4个，占36.36%。

7.多数受访单位没有实施档案规范化管理。受访单位中，实施档案规范化管理的4个，占36.36%。其中国家二级1个，占9.09%；省一级1个，占9.09%；省二级1个，占9.09%；市级1个，占9.09%。没有规范化管理的7个，高达63.64%。

（四）室藏档案情况。主要有以下几点：

1.受访单位保存的档案门类众多，但分类标准不尽一致。受访单位中，保存有文书档案的10个，占90.91%；业务档案7个，占63.64%；照片档案6个，占54.55%；荣誉档案6个，占54.55%；会计档案5个，占45.45%；绩效考核档案5个，占45.45%；人事档案4个，占36.36%；音像档案4个，占36.36%；科技档案3个，占27.27%；实物档案3个，占27.27%；仪器设备档案3个，占27.27%；其他2个，占18.18%。

2.受访单位业务档案超过半数由业务部门自行保管。受访单位中，业务档案保管在业务部门6个，占54.55%；保管在综合档案室5个，占45.45%。

3.少数受访单位保存的档案有年度断档现象。受访单位中，只有2个保存的档案有年度断档现象，占18.18%；没有断档现象的8个，占72.73%；还有一个单位不清楚是否存在这种现象，占9.09%。

4.没有办理移交就受访单位产生年度断档现象的原因。2个档案有年度断档现象的单位，产生年度断档现象的原因均是没有办理移交，占100%。

5.多数受访单位得到过同级档案行政管理部门的业务指导。受访单位中，到过同级档案行政管理部门业务指导的有6个，占60%；没有4个，占40%；不清楚1个，占9.09%。

（五）档案整理方法。主要有以下几点：

1.按卷整理就受访单位整理档案的主要方式。受访单位中，按卷整理6个，占54.55%；按件整理2个，占18.18%；有按件整理的，也有按卷整理的2个，占18.18%；不清楚1个，占9.09%。

2.半数以上受访单位采用的是年度－问题（事由）组卷法。受访单位中，采用年度－问题（事由）组卷法6个，占54.55%；年度－组织机构组卷法2个，占18.18%；年度－组织机构－问题（事由）组卷法2个，占18.18%；其他3个，占27.27%。

（六）档案利用情况。主要有以下几点：

1.大多数受访者认为业务档案与单位职能相关度最高。受访者中，9个认为业务档案与单位职能相关度最高，占81.82%；2个认为文书档案与单位职能相关度最高，占18.18%。

2.业务档案、文书档案、绩效考核档案的利用率排名前三位。受访者中，认为利用率最高的是业务档案的11人，占100%；文书档案10人，占90.91%；绩效考核档案7人，占63.64%；会计档案6人，占54.55%；照片档案6人，占54.55%；人事档案5人，占45.45%；音像档案5人，占45.45%；荣誉档案5人，占45.45%；科技档案4人，占36.36%；仪器设备档案4人，占36.36%；其他3人，占27.27%；实物档案2人，占18.18%。

3.90%以上的受访者认为单位保存的档案能够满足日常利用需要。受访者中，认为单位保存的档案能够满足日常利用需要的4个，占36.36%；基本能6个，占54.55%；只有1个认为不能，占9.09%。

4.多数受访单位编有站(中心)志、组织机构沿革、大事记。受访者中，表示单位编有站(中心)志、组织机构沿革、大事记的有8人，占72.73%；没有3人，占27.27%。

二、分析与结论

（一）在人员构成方面。女多男少，年龄偏大，任职时间较短，更换频繁，高学历，档案专业廖廖，相关专业居多，很少人有专业技术职称。从性别上看，平顶山市疾控系统档案工作者中以女性为主，女多男少。从年龄结构上看，在20-50岁区间，年龄与人数成正比，年龄越大的分组，人数越多。以40岁为界，>40岁的人数多于<40岁的人数。其中41-50岁组占比最高（45.45%），年龄结构略显偏大。从在本单位工作时间上看，不到十年的占54.54%，比超过十年的多10%。从事档案工作5年以下的占了近半数，任职时间短，更换频繁。从学历与专业上看，全市疾控系统档案工作者均具有大专以上学历，但档案专业不到10%；非档案专业超过90%。但与档案及相关专业、疾控及相关专业的占比与非相关专业的占比相同。从专业技术职称上看，有档案专业技术职称的只占不到20%，与其他系列的占比相同，没有专业技术职称的占比高达63.64%。

（二）在人员配置与制度方面。近半数人员没有经过档案专业（继续）教育培训，兼职过半，专职不到1/3，近半数单位主要档案制度没有完全落实。

从专业背景上看，多数疾控系统档案工作者来自非档案专业，且近半数的疾控系统档案工作者没有参加过档案专业（继续）教育培训，占45.45%。从工作的专属性上看，疾控系统档案工作者中专职档案员占27.27%，兼职占54.55%，没有明确但从事这一工作的占18.18%。从工作制度落实上看，实行了集中统一管理档案的单位不到一半（45.45%），近六成单位建立有档案管理制度（54.55%），约2/3的单位建有综合档案室（63.64%）。

（三）从保管条件看。70%以上的单位落实了“三分开”，多数单位的库房面积较小，20%左右的单位没有消防灭火设施，温湿度调节手段落后，柜架以铁柜为主；档案库房“五防”措施没有完全得到落实，2/5的单位实施了档案规范化管理。从办公条件上看，大多数单位（72.73%）档案管理没有做到办公、借阅、库房三分开；多数受访单位档案库房的面积只有10-50m2；从设施设备上看，人工灭火器是大多数受访单位档案库房的消防灭火设施，只有少数单位还配备有二种消防灭火设施；自然通风与空调均是档案库房温湿度调节的主要方法；档案专用设备种类多样，铁柜、装订机、空调、电脑的配制超过半数，打印机、复印机的配制接近一半。密集架、木柜、消毒灭菌机的配制率比较低；受访单位档案库房没有一个实现“五防”措施，一防不防的占到三分之一；多数（63.64%）单位没有实施档案规范化管理。

（四）从室藏档案情况看。门类多样，多数由业务部门保存，少数单位有断档现象，均由移交不及时引起，多数单位与档案行政管理机构有沟通与交往。从档案的门类看，疾控系统单位档案室保存档案门类多样，以文书档案、业务档案、照片档案、荣誉档案为主，但分类标准不尽一致。从保管机构的类型看，疾控系统单位业务档案的分别保管在业务部门（54.55%）。从对家底的掌握情况看，参加调查的人员中有相当一部分对本单位形成的各类档案的起止时间，保存的各类档案数量不清楚。从档案的连续性上看，近1/5（2个）疾控系统单位综合档案室档案存在年度断档现象；没有办理移交是造成疾控系统单位综合档案室档案年度断档现象的主因；从与档案行政管理机构的沟通联络上看，多数（6个单位）单位得到过同级档案行政管理部门的业务指导。

（五）从档案整理方法上看。按卷整理是我市疾控系统单位整理档案的主要方式；半数以上单位采用的是年度－问题（事由）组卷法。从档案整理方法上看，我市疾控系统单位整理档案的方式以按卷整理为主（54.55%）的，按件整理（46.75%），按卷整理明显高于单独按件整理（18.18%），或同时按卷按件整理（18.18%）。从组卷方式看，使用最多的组卷方式是年度－问题（事由）组卷法（54.55%）。

（六）从档案利用情况看。业务档案与单位职能相关度最高，利用率最高，大多数单位保存的基本能够满足日常利用需要，多数单位编有站(中心)志、组织机构沿革、大事记等。从各类档案与单位业务的相关度看，多数参与调查者（81.82%）认为业务档案与单位职能相关度最高。从档案的利用率看，业务档案是疾控系统单位档案利用率最高的档案（100%），文书档案次之（90.91%），尔后依次是绩效考核档案、会计档案、照片档案、人事档案、音像档案、荣誉档案、科技档案、仪器设备档案、其他档案、实物档案；从编研成果看，90%以上单位保存的档案能够满足日常利用需要。70%以上单位编有站(中心)志、组织机构沿革、大事记等。

三、结语

综上，平顶山疾控系统档案工作的整体情况相对较好，但也存在一些问题，应当在如下方面加大工作力度：

（一）稳定档案工作队伍，以配制与增加专职档案员为抓手，从根本上解决档案工作者任职时间短，更换频繁的问题。

由于档案工作的专业性很强，持续性与联继性要求高。兼职档案员较之专职档案员任职时间更短，更换更频繁，更不利于职业素养的养成、专业技能的掌握和专业知识的积累。在以兼职档案员为主的情况下，要想解决档案工作者任职时间短，更换频繁的问题，最好的办法就是设法配制与增加专职档案员。

（二）针对我市疾控档案工作者队伍高学历，非本专业，少有专业技术职称的问题，应当鼓励现职档案工作者申报专业技术职称。参与档案专业职业教育、继续教育、科研、学术交流活动等方法，提高我市疾控档案工作者档案专业技术、学术、科研水平。

（三）继续推进档案室规范化建设，加大对档案基础设施建设的投入，严格落实各项档案管理制度。加大对档案基础设施建设的投入，改善档案存贮条件；加强库房消防灭火设施建设，提升消防灭火设施的档次，坚决消灭消防灭火设施死角，确保档案安全。争取档案室及档案库房温度湿度调节设备的升级换代，改变单一的通风降温去湿方式。在不断改善硬件条件的同时，严格落实“三分开”“五防”等库房管理措施。

（四）摸清家底，做到心中有数，将档案工作的重心放在业务档案、文书档案等主要档案门类上。继续推进档案集中保管，至少要做到制度、登记的统一。既管理统一，保管与利用适当分散。特别要加强档案移交的控制，这在档案员任职时间更短，更换更频繁的情况下对避免断档现象的发生更为重要。

（五）从实际出发，既按件整理，也按卷整理的档案整理方式。或按件整理，或按卷整理的档案整理方式中，选择一种在全市范围进行推广。同时选择年度—组织机构组卷方式在全市推荐使用。

（六）继续保持与档案行政管理机构的良好沟通与交流。

在得到其业务指导的前提下，争取与其合作，探讨对疾控系统档案管理进行执法检查的可能性与可行性。并在经过初步尝试的基础上，将联合执法制度化、常态化，以便督促疾控系统档案管理工作的升级。