肖玉凤

(广东科学技术职业学院 广东 广州 510000)

高校图书馆开放状态下图书抽样清查的实践
——以广东科学技术职业学院图书馆为例

肖玉凤

(广东科学技术职业学院 广东 广州 510000)

图书清查是一项重要的工作，同时也是一项复杂和艰苦的工作。文章以广东科学技术职业学院图书馆为例，详细介绍在正常开放状态下开展图书抽样清查工作的实践。

高校图书馆；图书清查；抽样清查

1 前言

广东科学技术职业学院图书馆创建于1987年，分广州校区图书馆和珠海校区图书馆，目前有纸质图书150多万册和电子图书近70万册。自建馆以来，图书馆没有开展过图书清查工作。

2 图书抽样清查的背景

2016年5月20日，我校印发《广东科学技术职业学院2016年国有资产清查工作实施方案》。方案要求，为了全面摸清学校“家底”，进一步强化资产管理，夯实资产管理信息系统数据，推进学校资产管理与预算管理、财务管理相结合，健全国有资产管理体制，依据2016年广东省的有关文件要求，决定在全校范围内组织开展资产清查工作。根据要求，本次全校资产清查，图书馆是重点清查对象，其中图书的清查又是最重要的部分。由于图书清查数量大，情况复杂，并且时间短，学校规定的清查时间只有约20天，因此全馆上下都十分重视本次图书的清查工作。

3 图书抽样清查的实践

在时间短、人手不足，并且图书馆要正常开放的情况下，不可能对全部150万册的图书进行清查。经过馆务会议研究决定，抽样清查我馆图书的十分之一，约15万册。既然是抽样清查，就要选择有代表性的图书类别，还要考虑图书利用率、可借数量、馆藏分布情况、自然科学和社会科学图书、易操作性等因素，最后我们选择了C、G、K和TG四大类别进行清查。

3.1 图书清查的准备工作

首先成立图书清查工作领导小组，由馆长和各部部长组成，对清查工作进行科学安排。其次是购买图书条码采集工具，为了提高图书清查的效率，向学校购买了北京人天图书公司的便携式智能图书采集器；然后是对清查的工作量进行测试，大约每人每天可以扫描在架图书条码1200册。

3.2 图书整架和查错架

我馆是全开放的管理模式，各类图书在馆内自由阅览，为了保证所清查的图书准确排列，发动全体馆员对所有在架图书进行一次全面整架和查错架，尽量把错架的清查图书归到原位，降低漏查的比例。

3.3 图书清查的任务分配

图书清查期间，图书馆的主要工作正常开展，做到服务工作不受影响，因此我们临时从资源建设部、信息技术部和参考咨询部各抽出4名馆员，组成3个小组。然后把清查任务细分到每一个小组和每一个人，责任到人，保证了清查工作效率高，质量高。具体是资源建设小组负责K类图书，信息技术小组负责C和TG类，参考咨询小组负责K类。

3.4 图书清查人员的培训

开始清查图书前，对所有清查人员进行一次培训是十分有必要的。培训的内容有以下几点，一是清查工具采集器的使用，包括条码的扫描，数据的查询、保存、删除和数据的导出等；二是图书条码采集的流程和注意事项；三是采编数据的处理；四是可能出现问题的解决办法。

3.5 图书清查数据的统计之一

为了保证清查数据不遗漏，开始采集在架图书条码前，必须使用汇文管理系统统计“借出未还”图书和“全部馆藏”图书两组数据，每一条数据包括条码号、书名和索书号三个字段。这两组数据用于和采集到的在架图书数据合并，防止数据遗漏。

3.6 图书清查数据的统计之二

图书清查开展过程中，图书馆的服务工作没有停止，因此有一些计划清查的图书可能被借阅。为了不遗漏这些被借出的图书数据，需要在采集工作结束后马上查询统计“采集期间借出”图书的数量。

3.7 采集“在架”图书条码号

采集在架图书条码号是图书清查的一个重要而辛苦的环节。为了提高采集的工作效率，我们体积小、重量轻、采集速度快、数据保存和传输安全等优点采集器。在架图书条码号采集过程中，要填写“图书清查登记表”，登记表的登记内容包括清查人员、日期、开始时间、图书类别、起始索书号结束索书号、结束时间和清查册数。每天做好清查登记，目的在于明确责任，做为事后验收核查的依据。

3.8 图书清查数据处理

清查数据处理是难度很大的一环，为了保证数据的准确无误，要做到细心、耐心和专心。根据统计出的“借出未还”和采集到的“在架”图书数据，经过认真核对和审查后，合并形成C、G、K、TG四大类图书的“实际馆藏”数据。然后再与“全部馆藏”数据合并，最后得到“丢失图书明细表”。从“丢失图书明细表”里，就能清楚知道各类图书的丢失情况。

3.9 丢失图书的处理

图书馆图书丢失现象普遍存在，在所难免，问题在于丢失率必须在许可的范围之内。因此，对于图书馆确认丢失的图书，需要及时处理。本次图书清查丢失的图书，我馆分两种情况处理，一是零借阅历史的图书剔旧，二是购买复本。

4 结语

图书清查工作的重要目的之一是查明馆藏图书的丢失情况，我馆本次抽样清查的4类图书流通率适中，丢失率也在正常的图书损失范围内，总体上反映了我馆馆藏图书的丢失情况。然而，具体到每一类图书丢失的情况如何，流通率高的图书丢失率有多少，而那些借阅率特别高的图书丢失数量又有多少，仅凭抽样4类图书是不能客观说明问题的，今后必须对全部图书进行清查。我馆本次图书抽样清查工作顺利开展，既完成了学校布置的任务，又为图书馆今后全面清查图书工作积累了宝贵的经验，同时也为图书馆的资源建设工作提供一些依据。

[1] 郭小江.高职院校图书馆开放状态下图书抽样清查的实践与思考[J].亚太教育，2016(10)：204-205.

[2] 陈国刚.图书资产的清查与管理[J].图书馆界，2010(4)：63-65.

肖玉凤(1968—)，女，汉族，湖南邵阳人，助理馆员，大学本科，研究方向：图书馆读者服务及资源建设。

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1672-5832(2017)08-0274-01