文/苏州大学档案馆 叶晓静

高校会计档案数字化管理浅议

文/苏州大学档案馆 叶晓静

20世纪90年代开始，随着计算机在系统管理方面的广泛应用，促进了会计电算化系统的发展，并通过互联实现网络共享管理，这给会计工作者带来了巨大的便利，使会计信息的搜集、加工、处理，会计内部控制等工作更加趋于规范化、程序化，这也给会计档案的数字化管理工作带来了更多的研究和发展空间。目前多数高校已实现会计档案数字化管理，这在一定程度上促进了高校信息化程度的发展，但与电子商务、企业信息化以及快速发展的其他行业的信息化相对比，会计档案的数字化发展还处于初级应用阶段。在肯定其作用的同时，我们也要关注其问题所在，并在此基础上提出改善和促进高校会计档案数字化管理问题的措施和建议。

一、高校会计档案数字化管理的主要内容

（一）建立并完善会计档案数据库。会计电算化的实现促成了会计核算过程中的大部分资料可以数据库的形式存放在电脑系统中，这为用户提供了极大的便利。然而，作为档案工作者的管理目标应该是，实现会计档案信息的完全数字化，这不仅包括了记账凭证、明细账、分类账、报表的数字化，还应该包括对原始凭证的全文数字化，在此基础上可以建立高校会计档案数据库。原始凭证涉及到的类别众多，可以按照内容分类建立若干数据库，如，工资单数据库、发票数据库、合同数据库、银行回执数据库等。数据库的建立是数字化管理的支撑与核心，数据库建立后，可以方便利用者快捷准确查找会计档案，对原始凭单的安全保护也起到促进的作用。原始凭证数据库建立后，可以通过接口与会计电算化数据库相连，从而实现记账凭证与原始单据凭证完全对接，初步实现会计档案信息的完全数字化，充分发挥会计档案数据库的优越性。

（二）建立会计档案数据库辅助决策支持系统。会计档案数据库收集了大量的原始数据，这些原始数据需要经过一定的整理、筛选、归纳、分析才能提供给各级领导和部门决策人员处理和使用，会计档案数据库辅助决策支持系统正好可以完成这样一个任务。系统的建立要以分析决策人员的需求为出发点，综合财务人员、数据库技术人员、档案管理人员的意见。系统通过对数据合理的统计、对比、研究，提出解决问题的最优方案，这将有利于决策者以系统数据作为支撑进行决策行为的开展，与此同时，控制决策风险，保障高校资源的合理调配与有效利用。

（三）做好会计档案数字化管理系统的信息安全建设。信息安全建设涉及到网络安全、存储安全和应用安全。会计档案完全数字化的实现离不开网络，网络安全涉及到局域网、广域网及网络上的其他存储设备和应用设备的安全。存储安全是指恶意病毒的入侵、数字化系统的不同版本之间的调入调出、系统的兼容性、操作失误等都会导致数字化会计档案数据丢失与坏损。另外，如果系统管理员对用户的编辑、读写权限设计不当，或是使用者的误操作，那么，数据库的应用级安全将得不到保障。

二、高校会计档案数字化管理存在的问题分析

（一）认识层面。档案人员、会计人员甚至是高校分管财务和档案的领导都对会计档案的数字化管理存在认识误区，不理解其真正的内涵。他们大多都认为电脑的配备、电算化软件的安装、存储会计档案的目录就是实现了会计档案的数字化管理，这种认识极具片面性。高校会计档案的数字化建设需要从高校管理需求出发，由数据库开发技术人员根据档案管理的目标及需求设计出适合本高校财务管理和档案管理要求的会计档案系统管理软件。要想实现会计信息的完全数字化，就需要数字化管理系统在功能上实现对每一个环节产生的会计数据都可以在电脑上显现出来。作为档案人员应该意识到，电算化会计档案目录的存储远远不能满足利用者的需求，多数利用者需要查阅的是实体档案，会计档案的数字化管理要朝着对会计实体档案的全文数字化、全文上网、全面检索、共享资源方向发展。而目前高校由于决策者的认识有限，资金投入更加十分有限，导致高校会计档案的全文数字化以及数据库建设方面的任务还相当艰巨。

（二）制度层面。随着会计电算化的迅速发展，会计电算化档案管理制度的步伐却没有跟进，数字化会计档案的管理状态也处于滞后阶段。现阶段，数字化会计档案的归档及管理工作往往很随意，档案人员只重视纸质凭证报表的归档，对电子文件的归档处于一种无序状态，导致很多电子文件即使归档也往往因为无人整理或者无人重视而处于一种无法利用的状态，即使归档利用也往往会因为系统软件版本问题或兼容问题无法使用。

（三）技术层面。科技技术的发展进步推动了会计档案的数字化进程，但在一定层面上也带来了一些问题。比如，硬件设备和数字化系统的更新换代过快，导致管理上要与时俱进，增大了管理人员的难度；病毒、恶性程序的入侵也使会计档案数字化系统的安全没有保障；管理层涉及利益问题时人为的毁损或是蓄意的破坏也会造成数字化会计档案的信息失真；还有灾害、意外、事故的发生也会造成会计档案数据的毁损与丢失。另外档案部门、会计部门、计算机网络、数据库技术人员的稀缺，也导致一些新的数据库管理技术、文字识别技术等不能及时应用于会计档案的数字化上，也影响会计档案数字化管理的质量与效率。

（四）人员素质层面。会计档案的数字化管理是一项专业性强、技术性广、难度具有挑战性的工作。它需要具有数据库开发、计算机操作与维护、信息处理技术、档案知识、会计核算知识等方面专业知识的技术人才。而档案部门往往因为工作稳定、待遇偏低难以吸纳到技术全面的高素质人才，这也给现有的档案管理工作带来了极大的挑战。而会计档案的数字化建设任务十分繁重，需要通过信息技术对传统的图文字表等进行数字化加工，分类数据库建设才能完成，这项工作需要花费大量的人力和物力。在这种情况下，现有的档案工作者需要改变思想观念、更新知识结构、使数字化技术在档案管理工作中发挥更大的效能。

三、解决高校会计档案数字化管理问题的措施

（一）加大投入，完善软硬件基础设施建设，提升会计档案数字化管理效率。一个效率高、运转快的硬件系统是完成数字化工作的基础。会计档案管理系统软件的开发设计工作，需要多部门的沟通与协调，通过合力完成。一个完善的会计档案管理系统，一方面应与单位的公文系统建立接口，方便导入相关的财务数据，减少档案人员的录入工作量，全程实现数字化采集，保证财务档案的归档完整性；另一方面，应实现数据库的目录查询与全文检索工作，日常的借阅查询工作都通过计算机和网络来获取查找利用和管理会计档案，全程实现会计档案的数字化处理，减少纸质会计凭证档案的查询频率与时间，提高其利用效率。

（二）规范会计档案数字化管理的各项基本制度。这是数字化工作得以顺利进行的制度保证。这首先要确立会计档案数字化在会计档案管理中的主体地位，把会计档案的数字化建设纳入档案工作的重要日程，建立长效管理机制。其次管理制度要渗透到数字化会计档案归档、保管、借用、销毁的所有环节，并建立有效的沟通协调机制，为档案馆和财务处的沟通联系提供制度保障，联合多方面力量共同做好会计档案的保护与数字化的开发工作。再次在保障沟通畅通的条件下，对于数字化会计档案的管理人员要实行岗位负责制，对重要的档案信息要实行密级分级管理，采用双重备份制度，避免由于人为操作失误或不可抗力造成的电算化会计档案损毁或重要数据信息的篡改泄漏。

（三）加强数字化信息安全建设与新技术的应用，避免因电脑安全或网络安全导致会计档案泄密。高校应利用网络中心技术人员和档案数字化管理人员的积极性，加强网络的安全建设，采取多种措施保证数字化会计档案的安全与稳定，防御外来网站的不安全不确定因素。目前一些商业银行已经在数字化会计档案方面有了初步的尝试，并取得了一定的成绩，比如通过设置权限、密码保护、数据监控、建立“灾难恢复中心”等措施确保会计档案数据万无一失。

此外，要充分运用信息获取技术、图像处理技术、网络技术、显示技术、虚拟现实技术来把会计档案进行数字化再现，以便于查阅者更加快捷直观地利用会计档案。但全面实现会计档案的数字化后，数字化会计档案的电子存储数据，备份数据将会成倍的增加，这也需要我们的技术人员做好数据备份，异地备份等数据安全工作。

（四）不断引进高素质的会计档案数字化技术人才，提升现有档案工作者的业务水平与能力。新形势下的档案工作者不仅要有良好的自身修养，乐于奉献的精神，还要有强烈的档案意识，具有分析、解读、归纳、总结档案信息的能力。数字化会计档案管理系统不断优化、发展完善的过程也是档案管理人员素质不断提高的过程。相关领导必须予以支持和重视，一方面积极地引进会计档案数字化管理人才，逐步改变管理人员知识结构单一的现状，加强会计档案管理与计算机技术的融合。另一方面加强对现有档案馆馆员的培养，通过参加培训和继续教育，使其知道如何收集加工整理信息资源、如何将信息资源数字化等，不断更新知识结构和提高业务能力。另外高校可以依托学科优势，对数字化管理人员进行计算机软硬件知识、数据库管理、会计核算流程、计算机病毒与网络安全知识进行培训，引导管理人员思考数字化技术在会计档案管理中的有效应用模式，

总之，为顺应高速发展的信息化社会，高校会计档案的数字化管理是必然趋势，但由于起步较晚，缺乏重视，数字化会计档案一直是档案管理的薄弱环节，也是档案数字化管理研究的薄弱环节，对于全面数字化会计档案的实现还有很长的路要走，也可能遇到很多问题需要我们去解决。比如：全面数字化会计档案会占用大量的电子存储空间，数字化会计档案的安全与共享也有很多问题亟待我们研究人员去解决。尽管困难重重，但是在大数据时代背景下，会计档案的数字化工作无论对于档案工作自身的发展还是对于整个高校而言都是重要的、迫在眉睫的。高校作为人才和知识的聚集地，更应该汇集会计、档案管理、计算机应用、数据库管理等多方面的人才通过前沿的知识信息系统，借助于计算机网络，使高校领导和档案工作者转变思想，抓住机遇，提高认识，规范管理，积极有效地推动会计档案数字化的发展，使其真正发挥会计档案在高校管理、领导决策、为社会服务方面的作用。

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