文/吉林省白城市洮南市劳动保障事务所 董志恒

浅析计算机在现代档案管理中的应用

文/吉林省白城市洮南市劳动保障事务所 董志恒

随着计算机技术的高速发展，人们的生产生活方式都发生了巨大的改变。传统的档案管理方式因为计算机强大的信息存储功能，遭受巨大的冲击。计算机技术在不断发展，而电子档案也随之增多。对于大量繁琐的电子档案以及相关数据，现代档案管理必须充分利用计算机技术才能达到更好的管理效果。本文分析探讨计算机在现代档案管理中的应用，以期提升现代档案管理的效率。

计算机；档案管理；应用

现代档案在科学、经济的高速发展下，管理方式越来越多样化了，现代的档案也越来越庞杂，管理起来更困难，而传统的管理方法已经不能适应档案的发展。对于大量的电子档案和信息数据，必须采用计算机来进行管理和记录。在档案管理中，计算机可以充分发挥效力高、容量大和管理便捷的优势，让现代档案管理更加方便和简单，更加安全和可靠，提高管理效率，促进档案管理的发展。

一、计算机在现代档案管理应用中出现的问题

（一）在档案管理实际工作中，没有一个完整的体系。往往是各个部门各自发布档案信息，建设各自的网络基础渠道，造成网络的层次不一，档案信息发布和网络建设都不能有机结合，缺乏通用性，因此，档案管理工作需要进一步加强标准化流程和规范化操作。计算机操作要想引入档案管理工作中，必须要有一个统一的工作规范和操作标准，在传统管理模式下，档案管理工作存在着记录档案标准不统一和档案文件质量良莠不齐的状况，这严重阻碍着档案管理工作信息化进程。

（二）电子档案信息存在着安全隐患。在全球化和网络信息化的发展时代，因特网具有共享性和开放性等特征，进而任何人都可以自由进出入因特网，这样提供便利的同时，也增加了电子档案信息的安全隐患。目前，很多政府部门在政府电子政务系统上直接发布和流转公文，这些信息在传输过程中很容易被窃听、篡改。在计算机网络上进行档案管理工作，需要面临复杂多变的网络环境，即使是一个小小的疏忽都有可能造成严重的不可挽回的损失。每天都有大量的互联网非法访问数量，而我国现有的防火墙技术遇到高技术的黑客根本没有反抗能力，电子档案资料在这样的情况下，安全遭受严重的威胁。

二、计算机在档案管理工作的运用对策

（一）在档案管理中普及计算机技术。档案管理要想实现现代化，促使人们检索更加方便，档案信息资源利用更加便捷，就需要将档案信息管理工作最大限度信息化，就需要充分运用计算机技术。在档案管理工作中运用计算机技术，有利于档案编目和检索的自动化，有利于档案自动存储，有利于电子文档管理操作等。因此，各档案部门需要重视在档案工作中运用计算机技术。

（二）提高档案工作人员的专业素质。在信息技术高速发展的时代，档案是社会和经济发展的重要信息资源，人们已经越来越明白档案的重要性，因此，各单位的档案管理工作人员需要紧跟时代的步伐，不断提高自身道德素质、业务素质和整体工作能力，档案管理工作运用计算机之后，档案工作人员需要更新档案管理设备，掌握相关的计算机运行技术，比如，多媒体技术和网络信息技术等，以便在工作中能够很好地运用计算机技术，完成对档案资料的搜集、管理以及保存等。此外，档案工作人员需要具有开发档案信息资源的意识，才能顺应社会各界对档案资源的需求增长趋势。

（三）建立和完善相应的法律法规。建立和完善相应的法律法规，让电子版档案受到法律的保护，同时赋予法律效力，和传统的纸质档案一样，具有相应的证明功能，在现有的法律基础之上，进一步明确电子档案的法律效力和法律地位，同时颁布更加符合电子档案管理的法律法规，制定详细的操作细则，保证电子版档案具有真实性、互联性，起到凭证作用。

（四）加大科技投入。因为计算机的复杂环境，为了加强档案信息在计算机网络中的安全性，就需要加大科技投入，运用最先进的信息安全技术，加强网络系统的安全建设，采用并且多研发和完善有效的计算机软件。这些软件必须能满足不同档案管理部门和单位进行档案管理的具体要求，因此，这些软件必须功能齐全，操作方便，具有高度兼容性，具有较高的安全性。

（五）制定完善的档案管理体系。计算机引入档案管理工作中，需要加强管理的长期规划，形成统一的、科学的、合理的档案管理体系，制定详细的规章制度，明确档案管理工作中需要注意的事项，具体的工作流程，使得计算机档案管理工作职责更加明确，操作更加规范，因而达到更好的管理效果。

三、结束语

我国目前的档案管理工作广泛采用了计算机技术，计算机的引入确实推动了档案管理工作的发展，但在档案管理工作中，计算机的普及程度还是不够的，并且还存在一些问题，大部分行业处于半人工、半计算机管理状态，因此，要充分发挥计算机在档案管理中的作用，并有效解决遇到的问题；需要进一步加大科技投入，建立体系和完善法规，促进档案管理的科技化和信息化。

[1]王励著.有关计算机在现代档案管理中的实践应用[J].经营管理者,2014(33):287.

[2]崔静.浅谈计算机技术在现代档案管理中的应用[J].信息系统工程,2013(08):129.