机关事业单位办公自动化系统设计与实现探析

2017-11-25徐州市人民政府台湾事务办公室张学良

办公室业务 2017年14期

关键词：办公自动化办公机关

文/徐州市人民政府台湾事务办公室张学良

文/徐州市人民政府台湾事务办公室张学良

办公自动化系统具有较强的实用性，将其应用到机关事业单位中具有十分重要的作用。在本文中，针对办公自动化系统的分析，研究机关事业单位办公自动化系统的设计与实现。

机关；事业单位；办公自动化系统

在机关事业单位中，利用办公自动化系统能够对所有的事物进行处理。办公自动化系统是现代化网络技术、办公技术与计算机的结合，为现代化社会发展过程中的综合手段，能够为单位的管理工作提供有价值参考。

一、办公自动化系统

办公自动化系统是利用现代先进技术，实现办公信息的自动化与高效化发展。办公自动化系统主要是将各个单位内的计算机以及一些办公设备进行连接，基于硬件的连接，实现不同区域的同时办公，促进各个信息的共享发展。办公自动化系统为一种高效性办公软件，在日常工作中，使用该系统能够获取更高收益。主要表现为：第一，办公自动化系统能够促进信息的有效发布，实现通信平台的有效建立，保证信息传递的各个流程都能更规范，信息的传播速度也更快，以促进办公效率的稳定提升。第二，办公自动化系统能够实现工作流程的自动化，尤其是分布式的办公方法，能够为单位人员的办公工作提供方便，也能实现集中化办公，实现信息的合理交流。同时，在自动化发展进程中，还能减少一些复杂的办公环节，促进工作效率的提升。第三，办公自动化系统的使用能够增强单位的监控工作，针对办公中产生的差错以及低效率办公条件，能够进行有效预防。第四，办公自动化系统的应用可以降低办公费用，促进办公工作的精细化发展，这样不仅减少了一些经费，还促使现代化管理工作的积极发展。

二、办公自动化系统的设计与实现

（一）使用需求。在对需求进行分析期间，需要分析两个方面。其一，管理系统的平台需求，分析过程中，需要研究单位内部的主要办公流程，促进应用系统的科学、合理化。在对管理系统进行应用期间，还需要促进信息更安全，因为机关事业单位办公过程中存在的政务信息比较多，要保证这些信息更完整。对办公系统的规模进行分析，保证能满足信息的共享需要和交流能力。其二，对用户需求进行分析，机关事业单位中存在不同的职务，所以，要对系统的具体需求进行分析，在实践工作中，要研究四个方面的要素。如：在系统中增加电子邮件功能，不仅能实现信息共享与有效传递，还能促进系统通信的自动化发展。如：在办公自动化系统中增加自动化工作流，在该模式下，对办公工作中存在的各个要素都需要合理调节，以促进办公工作的顺利发展。因为办公自动化系统能对全过程的工作信息进行操作与管理，能促进办公流程的优化建设，在对相关事务进行处理期间，也能促进整体效率的稳步提升。如：实现办公自动化系统与协同工作的综合发展，在网络化发展下，促进信息利用深度的进一步发展，维护系统的安全使用。如：在办公自动化系统中增加因特网技术，为办公工作提供优质化服务，从而实现完善的执行体系。

（二）系统的设计。在对办公自动化系统进行开发过程中，使用了Wed技术。该技术的使用更简单，能够促进系统之间的相互交流。同时，在应用办公自动化系统过程中，还需要根据办公自动化系统的业务需求，实现升级。在对办公自动化系统进行开发期间，不能使用大量成本，系统中存在的优势较多，已经得以广泛使用。但是，办公自动化系统在使用期间，数据传输效率还比较低，所以，要对系统设计方法进行完善，保证能够解决其中产生的问题。在实践工作中，可以使用C/S结构实现办公自动化系统的完善性，并对其存在的不足进行改进。该结构的使用为多种操作系统，在对C/S结构建立期间，可以利用Exchange、I-IS结构作为基础条件，利用相关的平台软件，促进各个程序的有效控制。基于以上设计方式的分析，能够促进不同程序数据之间的相互交流与共享。办公自动化系统中的数据库还能对各个数据进行储存，以实现数据的高集成度发展。

（三）系统功能。将办公自动化系统应用到机关事业单位中，能够展现出特殊发展功能，保证其符合办公需求。系统中，存在较多的子系统，这些子系统都具备不同的功能，实现办公自动化系统的充分利用。对系统进行维护，能够维护数据与信息的安全性。比如：公告板系统，能够为其建立内部论坛与发布政务信息。电子邮件系统，能够对电子邮件进行收发，保证能够为档案提供相关信息和资料。对于人事管理系统，促进内部人员的有效调整。