文/广东省大宝山矿业有限公司 叶晓红

浅谈企业人事档案管理工作

文/广东省大宝山矿业有限公司 叶晓红

如若一个人的知识体系交叉涉足多个领域，同时，这种能力能为企业所用，给企业创造价值，那么可以说，这种复合型人才已经成为企业中提升企业实力，实现创收的重要力量。而作为人力资源管理中的基础工作，人事档案管理对于发现人才具有积极作用，应得到系统的研究规划，以更好地为企业服务。

资源；企业；核心；档案管理

一、人事档案管理的重要作用

（一）在管理上的历史作用。人事档案对一个人的成长历程作了客观记录，是进行定级转正、评定职称等相关工作不可或缺的材料。而在处理员工保险待遇问题上，如若缺失了档案的佐证，必定会相当棘手，甚至无法完成。建立档案的意义便在于，能在解决和处理问题时提供相应的历史材料作为依据，以档案为基准，依据政策，正确无误地完成相关审核工作。

（二）作为以往工作备查的依据。档案是企业正常运转中形成的具有法律效应的可靠凭证，真实情况被客观地记录。档案为某些事情提供有效依据，因此可以说是第一手资料，包括亲笔手稿、相关人员的批署，由相关机关或个人留印信亦或是一些记录材料如照片、录影带等。当然，还有一些是在处理公司纷争时起到明显、直接有效的证明作用的一些凭证，例如合同和契约。由此可见档案所发挥的作用，企业应该对档案妥善保管，做好档案管理工作。

（三）档案可以作为宣传教育的生动素材。近年来，我国档案事业得到了较好的发展，步入了新时期，各级档案部门注重解放思想、改革创新，档案的利用服务也慢慢地被列入重点工作进程中。

二、档案管理工作中存在的问题

（一）立卷规范性问题和案卷质量。给立卷工作带来麻烦的一大问题是，在现今公文材料的用纸方面，大部分使用的是A4纸，同样的，院校印发的学历材料以及履历材料大多也是使用A4纸，而在档案材料规定方面则要求使用规格为16开的办公用纸。用纸不一、纸张在大小方面的不同以及表格在印刷时装订线的问题，造成了档案管理人员在进行立卷归档工作时的麻烦。

（二）材料在归档审核时不准确。对于一些评审及鉴定材料，其内容千篇一律，当遇到需要用此来证明个人实际情况时，无法发挥其应有的作用以证明情况的真实性。这主要是因为在档案管理过程中存在许多零散的资料，没有及时归档，而不应做处理的材料反倒进行了归档。

（三）档案材料缺失。对于接受外派的出国人员，在相关的鉴定及处分等材料的保管工作方面没有做好，当需要调用时，失散的材料占较大的比重，而履历表等资料也没有按相应流程加盖公章。而随着时代的进步，档案卷宗的质量也有所要求，企业所希望了解的不再仅仅是政治面貌及社会关系等基本内容，还需要能直观体现个人在工作方面的能力和所掌握的技术等。

（四）没有实行完善管理，产生了较多的遗留问题。因为企业内部改革，人员岗位发生了变动，而这往往伴随着档案的变动，若此时相关档案材料在进行收集后没有及时归档，那么档案对于反映和证实员工身份及相关信息上就有所欠缺。

三、人事档案管理工作的对策

（一）注重提高档案管理人员素质。档案管理工作完成的质量基本取决于档案管理人员。于公司而言，应注重培养档案管理人员的积极性和创造性，以摸索出一套适合公司自身的档案管理方法，提高档案管理工作的质量。而于档案管理人员自身，其专业素养和技能对工作的完成也显得格外重要，平日里可以通过各种方式提升自我，使得自己在进行档案管理工作时，能基于基本要求，于各个环节中妥善处理，提高工作效率。这样才能最大化地实现档案价值，与公司整体发展同步。

（二）完善档案管理制度。档案管理制度的建立是为了实现对工作中每个环节的严格把控，使得档案管理工作的安全性得以提升。在建档环节上，必须制定相应条规，使其处于严格的监督之下；在管理上，为了确保档案管理工作的保密性，应对其采取集中管理；对于档案的查阅，需限定阅档人条件，如有人想查阅档案，则需出示相关批准证明，未经允许者以及档案无关人员不得查阅。同时，要做好档案的安全保护措施，除了要应对盗窃、火灾等威胁外，还应做好防蛀措施。

（三）采用信息化管理手段。现如今，档案管理工作中建档、查阅、归档等环节大多仍基于人工管理和操作，以此类方式开展工作，过程繁琐，效率低。随着科技的发展，计算机及网络的应用领域越来越广，当然，档案管理工作也能基于网络搭建平台，利用计算机系统化繁为简，开展工作。信息化管理的出现，促使了电子档案的使用，这为档案管理工作的执行提升了效率。信息化是大势所趋，档案工作方面有了新要求，那便是使前沿科技成果成为企业档案管理工作效率提升的有效踏板。

四、结语

作为企业信息化管理的重要部分，企业人事档案管理为企业人才资源的合理使用提供了第一手资料，是为全面掌握企业队伍和人才队伍整体状况提供信息参考的基本前提，管理工作做得好坏与否，直接影响到员工管理工作的效率和质量，同时也是衡量一个企业、一个单位、一个部门人事管理工作水平的标志之一，坚持以档案为基准，充分发挥档案的原始效能，以历史材料为依据，对照政策，认真管理，做好这项工作对企业大有裨益。