文/广东惠州城市职业学院 杨秋婷

职业学校档案管理的开发与利用探究

文/广东惠州城市职业学院 杨秋婷

职业学校档案管理开发与利用关系到学校的长远发展，探究档案管理开发利用的现状并找到有效的举措对于学生、学校以及社会都有着积极的意义。本文将详细阐述职业学校档案管理开发利用的重要意义，深入探究学校档案管理开发利用的现状，并对此提出具体解决的措施。

职业学校；档案管理；开发利用

一、引言

时代瞬息万变，教育行业也需要做到与时俱进，在工作中多创新，适应当下社会环境，推动教育事业的顺利改革。职业学校的整体办学水平可以通过档案管理的情况反映出来，加强对职业学校档案管理的信息资源的开发和利用对学校的发展至关重要。职业学校档案管理指的是学校按照国家的相关要求严格对学校的行政、人事、经营等内容进行文档资料的统一管理。学校完善的档案管理可以提高资源的有效利用，促进学校的发展，为学校的教职工提供高品质的服务。职业学校档案管理是学科建设的重要组成部分，尤其是在信息技术时代，加强学校档案管理开发与利用对于领导决策、教学改革起到了不可替代的作用。

二、加强档案管理开发利用的重要意义

学校档案涉及到学校各个方面的工作，学校档案反映了学校的建设、发展、财务、教育活动等，档案记录的形式丰富多样，既有文字形式，也有图片、视频资料等。学校档案管理开发利用需要坚持一定的原则，确保保存的档案信息的准确性、完整性。职业学校档案管理的开发与利用要从学校的实际出发，与学校的发展计划、工作安排相一致。

加强学校档案管理的开发与利用对于学校的发展而言是一个新的机遇，学校的档案室不能仅仅停留在保存资料层面上，而是通过档案管理的开发利用拓展学校档案室的用途，进一步宣传学校的档案事业。学校档案管理的开发与利用将进一步挖掘学校现有资源的价值，实现学校档案管理工作的现代化发展，促进学校整体办学水平的提高。学校档案管理开发与利用体现了素质教育，它符合当下教育发展的需求，能够为人们提供更加全面、专业、个性的服务。学校的管理工作十分繁琐，校领导在进行决策的时候需要翻阅相关的档案信息，这样才能保证决策的科学合理。例如，领导者在任用教职工时需要查阅现有教职工的个人档案，结合学校的发展目标科学安置当前的教职工。职业学校档案资源的开发将有利于推进教学内容的改革，加强教学的实用性，提升学生的综合素质。

三、职业学校档案管理的开发与利用

（一）开发利用现状。职业学校的档案真实反映了学校的历史发展，对当前教育工作意义重大。然而当前我国职业学校档案管理开发利用工作还存在诸多问题。我国职业学校在档案管理上的意识比较淡薄，不少学校未能对学校档案信息资料的管理引起足够的重视。职业学校的档案管理思维比较传统和保守，信息资源得不到有效的开发利用，影响了学校的整体管理运作及长远发展。很多职业学校领导对档案管理的认识比较肤浅，档案管理迟迟无法实现质的突破。除了领导思想观念上对档案管理重视不够之外，很多档案管理人员自身也不重视档案管理的改革和完善，管理人员自身的职业素养以及专业技能还比较欠缺，他们思想观念落后，专业技能不过关，在档案的保管与整理等环节中，管理人员存在很多疏漏。档案管理人员不注重提升自我各方面的能力，管理的方式传统落后，低效的工作使得管理人员根本无法在档案管理的开发与利用上投入更多的精力，整个档案室的运作显然不符合当下人们的需求。

档案管理已经不仅仅局限于信息资料的收藏，资料收藏的目的在于为人们的工作提供更多的便利，使用档案信息才是档案管理的重心。然而，不少管理人员只重视保护档案，未能发挥档案管理的潜在价值。学校档案室的馆藏档案比较单一，在缺乏规范性的工作环境下，学校资源收集形式单一，许多内容都未能得到有效的归档。当前信息资源与教师、学生、领导之间的关系不够密切，档案资料的利用率低，尽管互联网走进了人们的生活工作中，但是职业学校档案管理的开发与利用在网络化建设上较为缺乏，档案管理的设施设备严重匮乏，档案管理开发利用效率低，信息化程度低，浪费了大量不必要的人力物力。

（二）开发利用的具体措施。包括如下几个方面：

1.加强培训，更新档案管理人员的观念。职业学校档案管理的开发与利用需要有一批高素质的档案管理人员，因此学校必须更新档案管理人员的观念，让他们意识到档案管理的重要意义与价值，引导学校档案管理人员不断完善自我，提高其档案信息的管理能力。从观念上看，职业学校管理人员要注重档案管理的科学性和严谨性，切勿随心所欲，在档案的保存时要为后期档案资料的利用有所考虑，采取最合适的档案管理方法，提高工作的效率。

档案管理人员要不断学习新的知识，完善自身的知识体系，拓展视野，这样才能提高档案管理的水平，在档案管理工作中融入新的内容，增强档案管理工作的创造性，符合21世纪人们各种各样的需求，为学生、校领导、教职工等提供最到位的服务。学校要定期为档案管理人员提供专业而系统的培训，通过系统的培训来弥补管理人员知识技能上的不足，打开管理人员的思路，增强档案管理人员的使命感与强烈的责任心，发挥档案管理人员的积极作用，建设一个现代化的档案管理体系。

2.加强学校档案室建设，实施高效管理。管理工作质量的提高离不开学校的基础建设，学校必须进一步加强学校档案室建设工作，完善各项硬件设施设备，为职业学校实施档案现代化高效管理奠定良好的基础。学校要投入足够的资金进行档案室的建设工作，确保档案信息管理工作的高效、准确、机密。学校还要根据档案管理工作内容的不同专门设置各个类别的档案，将各种档案资料分门别类地进行整理。档案室必须要有基本的办公工具和办公设备，打印机、装订用具都是必不可少的。当然，职业学校建设必须做好防火、防盗、防水、防电等工作，做好档案室的基本建设工作。随着现代科技的发展，职业学校的档案室还要充分利用现代技术，配备计算机、监控器等设备，落实学校档案管理工作的信息化。学校要利用信息技术实现学校网络与国际网络的对接，进而实现各种资源的共享。

3.利用并完善档案管理措施。为了更好地开发利用学校档案信息，学校要做好相关的基础性工作。职业学校档案管理人员要采取一系列的措施，建立完善的档案管理体系，推进档案管理工作的规范化、信息化、制度化，提高职业学校档案管理的效率。管理人员首先要对学校档案室的工作人员加强管理，明确每个人的工作职责，确保档案的收集、整理和利用的有序进行。管理人员的管理工作要按照一定的规章流程进行，结合学校的情况建立完善的档案体系，有计划、有组织地开展档案管理工作。在职业技术学校中引入现代技术设备，能够实现档案管理的标准化和科学化，还能加快资料的收集和处理，落实现代教学。

四、结论

随着教育事业的不断发展，职业学校会慢慢发现学校档案管理工作对于学校未来发展的重要意义。做好档案的开发与利用需要职业学校集中力量逐个解决当前存在的种种问题，只有转变人们对档案管理的固有观念，加大资金投入建设现代化档案室，完善职业技术学校档案管理体系，增强档案管理人员的综合素质，职业学校档案管理的开发利用才能实现新的突破。

[1]林艳梅. 信息时代中等职业学校档案的开发与利用[J].广东职业技术教育与研究, 2014(3):38-40.

[2]吴再美.探讨职业学校档案信息资源数字化开发建设与利用[J]. 中国管理信息化, 2015, 18(16):211-211.

[3]赵爱丽. 探讨职业学校档案管理信息化建设[J]. 城市建设理论研究（电子版）, 2012(11).