文/内蒙古通辽市精神卫生中心 霍丽丽

浅议办公自动化条件下对病历档案的管理

文/内蒙古通辽市精神卫生中心 霍丽丽

医院档案的正常运行对医院作用举足轻重，管理水平的高低直接影响着医院切身的发展利益，本文对办公自动化环境下档案管理工作的必要性进行了系统详细的分析，提出了改善医院档案办公自动化的具体措施。

办公自动化；档案管理；体系改革

如今是一个信息化迅速发展的时代，信息技术给各行业都带来了极大的改变，都在逐渐以自动化进行文档的管理，这种新型管理模式给传统档案的管理工作带来了极大的挑战，使档案管理的效率得到了很大提高，下面我们进行详细分析，就怎样利用办公自动化进行医院档案管理工作进行探讨。

众所周知，医院的档案具有数量庞大、实践跨度大、所涉范围广等特点，所以在医院实行档案自动化管理是很有必要的。

一、档案自动化管理的必要性

（一）档案自动化管理能够大大提高档案管理的及时性和有效性。将电子档案每天分类整理，可以避免一些文件材料的丢失遗漏，保证档案在保存上的完整性和及时性，特别是对病例档案，要及时、客观记录，运用办公室的自动化管理，更方便医护人员对病人情况的了解和掌握。

（二）办公自动化管理相对于传统的档案管理来说更加稳定和安全。因为纸质的特殊性，在一定环境下会被破坏，比如发生大火或者大雨的潮湿环境会使档案遭到严重破坏，而办公自动化档案管理，可以轻轻松松查询和提取材料，也可以方便地储存和传输材料，我们可以利用网络和储存技术来对档案进行系统的规整乃至存储和运输。

二、医院实施办公自动化的可行性

现在办公自动化管理的技术越来越完善，完全可以定期培训人员的专业水平，从而实现办公自动化管理的规范性，从而提高人员的专业性和管理水平，档案管理人员不仅要有一定的计算机操作能力，还要有专业的医学知识，医院要制定一系列的规定，健全管理体系，才能让医院的办公自动化管理进入规范化的轨道。

三、办公自动化的影响

在医院，实行办公自动化所产生的影响是一种持续的影响，当今社会是一个信息时代，办公自动化越来越普及，所以它也会对医院档案管理产生越来越深刻的影响。

（一）自动化更加便捷。传统的档案是用纸质的形式保存，而且还要有专门的档案室和档案柜来保存，这样使管理工作甚为繁琐，使用起来也不是很方便，医院建立起自己的办公系统，在各个部门有效应用，也有特定的途径把有关档案上传给管理部门，然后再进行保存和分类，这就使档案管理变得非常方便和系统化，医院要制定一系列的规定建立健全档案管理制度，这样才能使医院的自动化管理制度进入更加规范化的轨道上来。

（二）办公自动化有效提高了档案管理方面的效率。首先，我们都知道，传统的文件档案查阅起来真的非常非常的困难，特别是年份比较久远一些的文件，更加难查找，感觉无从下手，现在就体现出了办公自动化管理的优越性，提高了效率。其次，办公自动化管理模式还可以降低管理的成本需求，也很大程度上减小了对文件的保存和清理上的成本。

四、医院该怎样采用具体措施

原有模式的改变，加强自动化管理模式，所说的办公自动化管理模下，档案文件的本身就具有相对独立的性质，而两者不同的是，自动化模式下是以文件为个体单位的，而传统形式则是将所需的档案之间的保存，所以，自动化管理模式下的档案归档不是一个专门部门的单独工作，而是医院所有部门结合才能完成的工作，两者的作用都非常重要，如果一个环节出现错漏，那么就会导致档案的归类失败，我们必须要改变原来的陈旧观念，进行全面的技术普及和管理知识的培训，确保医用档案的准确性与完整性。

总体上讲，在新的机遇与挑战的情况下，医院的文件档案管理应该顺应时代的调整，这样才能顺应大时代的发展趋势，而且还要根据时代的需要来进行调整，以适应时代的需求，通过引用先进的体系，改变原有的传统模式，健全管理系统，培养起专业的优秀管理团队，还要不断提升团队的整体素质，及时升级相应的档案管理系统，制定出规范且优秀的办公自动化管理体系，用以提升医院的自动化管理效率。

五、结束语

作为医院重要的日常管理工作之一，医院的档案自动化管理工作需要不断提升改进才能保证其一直处于优势地位，其管理水平的高低直接影响着医院切身的发展利益，办公自动化管理的运用实施将会不断推进医院档案工作的现代化进程。