新时期人事档案管理规范化的探究

2017-11-25云南省文山州中医医院陶俊光

办公室业务 2017年22期

关键词：人事管理规范化资料

文/云南省文山州中医医院陶俊光

新时期人事档案管理规范化的探究

文/云南省文山州中医医院陶俊光

加强对人事档案的管理，不仅有利于对人力资源的进一步开发，且能同时满足时代对单位人力资源管理的要求。对此，作为单位领导，应对单位的人事档案管理工作给予足够重视，进而促进单位的人事档案管理工作逐步往规范化的方向发展。

人事档案；规范化；管理

当前，我国无论是行政事业单位或是私人企业，其领导者普遍未对单位的人事档案管理工作给予足够重视，因而管理不规范的情况也较为突出，进而使得单位的人事档案管理工作难以充分发挥其作用，以至于严重影响了单位的人事管理水平。随着社会的不断发展，在各行各业都有了长足发展的情况下，人事档案管理工作的重要性也在不断凸显，对此，单位应务必努力提升自身的工作规范化水平，以此为提高自身的人事管理水平提供有效支撑。

一、行政事业单位人事档案管理规范化的意义

建立规范化的人事档案管理体系，不仅可为行政事业单位日常行政事业的管理工作提供资料，且有利于高素质人才队伍的建成。具体分析如下：

（一）为日常管理提供资料。在行政事业单位的人事档案中，详细记录着单位职工的各方面信息，包括职工的经历、学习、职称、职务以及社会关系等各方面情况，而这些信息不仅能为员工的培训、绩效考核以及社保办理提供各种原始材料，且通过对这些人事档案资料的深度分析，还将有利于维护单位日常管理工作的有序开展，从而促进单位的有效发展。

（二）为队伍建设提供依据。一直以来，构建能力突出、结构合理的员工队伍都是行政事业单位人事管理的工作重点，而通过查阅人事档案，可方便调查人员对员工履历展开分析，进而将最终的评价结果作为员工晋升的可靠依据，以此避免队伍建设缺少方向性。

二、新时期人事档案管理规范化的策略

（一）端正单位人事档案管理工作的态度，充实人事档案内容。作为单位人事档案管理人员，应务必端正自身的工作态度，进而在面对日常的人事管理工作时，做到对人事档案资料的及时整理与收集。与此同时，单位人事档案管理人员，其所收集的人事鉴别表，也应务必以事实为依据，以确保档案资料的真实性。随着时代的不断发展，现代人事档案管理工作也应逐步往信息化的方向发展，对此，作为单位人事档案管理人员，应积极采用现代信息化的管理手段，一方面可切实提升档案资源的运用效率，另一方面则能确保档案的安全性与保密性。而在建立档案人才资料库时，应将具有专业技能资格证书的职工分类录入人才库中，以切实发挥人事档案管理的作用，并为单位领导制定人才使用策略提供可靠依据。此外，单位的人事档案信息收集范围也应随之得以有效拓宽，如除了要将员工个人的职业能力以及其职业道德水平均设置为档案收集重点外，连同员工的个人成绩、优缺点以及违纪材料等情况一并收集，从而为用人单位提供参考并进一步规范认识档案管理。最后，针对此前便已存在的个人档案资料，单位应主动对其进行补充与完善，之后再进行统一的归档，以确保认识档案材料的完整。

（二）真实准确是人事档案管理规范化的前提条件。作为单位人事档案管理人员，首先应务必清楚掌握人事档案资料的收集范围与条件。与此同时，针对哪些材料必须入档，而哪些材料可选择性入档等均应做到心中有数，以避免人事档案资料搜集工作盲目开展。其次则是针对入档材料的真实性应进行严格的把关，并针对其中可能造成误解的材料进行相应的规范，如针对出生年月，便应当注明是公历或农历，而关于岗位调动，则需重点查看是否存在手续不全的情况。唯有从源头上严把质量关，方可确保入档材料的安全与真实，进而确保人事档案信息的准确性与权威性，从而为员工档案的管理提供可靠依据。

（三）健全制度是人事档案管理规范化的根本保证。任何工作与制度的最终落实终究在人。因此，为确保单位的人事档案管理工作逐步往规范化的方向发展。作为单位管理者，除了需认真学习《中华人民共和国档案法》，以领会其精神外，尚需根据该精神并结合本单位的实际情况来制定科学、合理的人事档案管理制度，一方面可对相关工作人员的日常工作行为起到一定的约束作用，另一方面则能进一步确保单位人事管理各项工作的有效落实，以满足时代赋予单位人事管理工作的要求。

（四）信息化是人事档案管理规范化的必然趋势。随着社会的不断发展，我国也已全面步入信息化时代，在此新的时代背景下，单位的人事档案管理工作也应逐步往信息化的方向发展。如利用计算机、扫描仪等现代化的技术与设备将人事档案资料录入计算机，后经相关技术将其转化为电子数据，一方面可确保员工信息的实效性、真实性与准确性，且通过建立档案管理局域网，还将实现人事档案管理网络化，进而提升档案的利用效率，以满足社会主义市场经济体制对人事档案管理的新要求。

（五）注重人事档案管理队伍建设。关于单位人事档案管理队伍的建设。首先，单位应在用人制度方面予以完善，如要求相关工作人员必须持证上岗等。其次则是合理配置人才并重视高素质人才的引进。随着时代的不断发展，当前企业的人员配置已越趋年轻化，因而同时也应注重对员工的专业知识培训，以提升其服务水平与意识。