文/内蒙古自治区赤峰市军队离退休干部服务管理中心 王景忠

军休中心普及数码照片档案管理势在必行

文/内蒙古自治区赤峰市军队离退休干部服务管理中心 王景忠

本文论述了普及数码照片档案管理的重要性，以及利用存档数码照片的好处。结合工作实际，呼吁军休中心加强对单位数码照片档案管理的普及和利用。

数码照片；管理；普及；大势所趋

一、军休中心集体活动电子档案的特点

（一）军休中心负责军队离退休干部的服务和管理。军队离退休干部是国家的功臣，是宝贵的财富。如何落实好他们的政治待遇和生活待遇，是衡量我们工作的唯一标准。数码照片能够有效地记录军休干部活动的点点滴滴。每年清明到烈士陵园扫墓、七一表彰、八一联欢、年终总结、春节棋牌赛等集体活动的开展，为我们留下了大量的素材，这就要求我们建立军休集体活动电子档案，便于查找交流。

（二）彩扩照片档案与电子档案所存在的差异。对于传统的彩扩照片而言，虽然与电子档案同属于胶片相纸，但电子档案呈现出了多元化的表现。比如：图片、文本、音频、数据等形式。这些多元化形式的媒介，丰富了档案管理保存方式，同时也提升了档案使用效率。对于电子档案而言，在进行保存过程需要以不同类型的媒介为依托。比如：电脑、闪存、光盘等。此外，电子档案的保存具有非常严格的要求，如果达不到相应的要求，则会对其档案造成永久性的损坏。因此，在进行档案管理过程中，应该发挥出胶片档案的特性，可以在一定程度上弥补数码照片档案所具有的缺陷。胶片相纸纸质档案在整个档案管理过中，虽然同样会形成一定的破损，但其依然能够保留下大部分信息。将电子档案与胶片相纸纸质档案的整合，并通过分类管理的方式进行档案管理，可以让电子档案管理工作得到更进一步的发展。

二、数码照片电子档案管理工作建议

（一）规范化数码照片电子档案的管理模式。在进行数码照片电子档案管理过程中，要清楚与传统相纸照片档案之间在保存与记录方式上的区别。电子档案从信息整理、档案扫描以及档案上传都需要通过非常严格的流程。当收集到相关的数码照片电子档案后，应该与传统相纸照片档案一起进行统一归档。将数码相片电子档案严格按照装订、上架、置放对应位置。对于电子档案的保存，需要将其归档到稳定性、可靠性较强的系统中，从而才能够实现电子档案和纸质档案的统一管理。值得一提的是，数码照片电子档案管理过程中，需要将其进行备份储存，并要确保所储存的电脑处于断网状态。

（二）认真组织档案人员开展培训。为了能够更好地提高档案管理人员的专业素养，需要加大对工作人员的培训力度。要将电子信息管理技术应用到电子档案管理工作中，让相关管理工作人员能够掌握电子信息管理技术。数码照片电子档案管理在当前属于新兴行业，并没有过多的管理经验，只能在工作中不断地创新与总结，不断提升数码照片档案管理工作水平。从某种意义上来分析，电子档案的形成具有永久性的特征，这也就对其档案的形成提出了更高的要求，要求其档案的形成非常完整与准确。这就需要在制作电子档案时，必须要有专业化、规范化的技术团队来给予技术支持。发挥出团队中每一个成员的技术能力和素质，严格按照相关规定来完成数码相片的拍摄与制作。根据国家统一标准，严格执行分辨率、尺寸、色彩及储存格式，这样才能够方便后续档案管理中的查找与利用，提高了档案管理效率。

三、数码电子照片的有效利用

（一）数码照片的特点。随着当前科学技术的不断发展，电子存储空间不断增加，其存储器的体积也越来越小，这给电子档案管理工作带来了便捷性。比如：电子档案通过网络，可以有效消除使用者距离的限制，让档案信息的使用与传播更加方便，增加了电子档案利用的效率。但这也给电子档案管理带来了一定的隐患。比如：电子档案保密性难以保证。

（二）构建电子档案数据库。对于档案管理工作而言，最终的目的是为了能够提高档案的利用率。因此，在开展电子档案管理工作时，需要构建数码照片电子档案数据库，让电子档案更加规范化和标准化，让电子档案更加具有实操性，满足国家对档案管理的标准。此外，在构建电子档案数据库时，需要针对其档案管理软件系统进行深入分析，实现从软件管理、硬件指标到文档保存格式的统一化、标准化。从而才能在软件升级时，避免出现无法读取电子档案的问题，确保电子档案不会受到破坏，有效提升电子档案的利用率。

（三）增强电子档案数据的准确性与完整性。想要提高档案利用率，需要确保档案的质量。电子档案管理工作中，需要结合自身单位的实情，制定出相应的电子档案管理制度，并对其管理工作进行定期抽查与考核。要严格将责任落实到每一个环节中，从而确保电子档案的准确性与完整性。在归档入库前，必须要对制定好的数码照片电子档案进行全方位核实，在确定其信息准确无误时才能够行分类归档。如果在核实过程中发现问题，需要及时进行修正，但存档照片不得修改，需要保存原始数码照片，以此来确保其档案信息的准确性。

四、结语

电子科学技术的应用对数码照片档案的管理和分类具有重要意义。对数码照片档案进行科技化的管理，能够有效提高管理效率，减轻查找资料的压力，同时还能避免由于资料保存不当引起的丢失等问题，为军休事业的发展提供良好的保障。笔者认为，数码照片以其不失真、图像清晰、网络传输快、重复利用等优点，深受青睐，普及数码照片的管理必然是大势所趋、势在必行。

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