企业档案管理社会化问题初探

2017-11-25新疆富蕴县人力资源和社会保障局侯艳慧

办公室业务 2017年14期

文/新疆富蕴县人力资源和社会保障局侯艳慧

企业档案管理社会化问题初探

文/新疆富蕴县人力资源和社会保障局侯艳慧

为了适应日益严峻的经济发展局势，健全企业档案管理体系是必要的，实践证明，通过对企业档案程序的优化、缩减，可以有效降低企业经济发展中的整体成本，为了达到这个目的，需要聘用专业档案管理人才，实现企业档案管理工作的有效运作，有效增强企业的核心发展竞争力。

企业档案管理；社会化问题；管理人员；解决方法

一、企业档案管理的社会化问题

（一）重视的缺乏。随着市场经济规模的不断扩大，各种类型的企业不断涌现，在这种局势下，企业的发展规模不断扩大，工作人员越来越多，有些企业应用了先进的档案管理技术，将人事档案信息转交给专门性的管理组织，实现电子档案的专业化管理。在企业发展阶段，很多企业依旧沿用传统的档案管理模式，难以满足电子档案社会外包组织管理工作的要求。

（二）缺乏监管力度。整体来看，我国缺乏健全性的社会化监管方案，导致企业发展中出现了一系列的问题。区别于普通的生产经营机构，档案管理部门，无法为企业短期、直接性地创造巨大的经济效益，受到这种特点的影响，很多企业的管理人员缺乏对档案管理的重视，没有设立档案管理专门机构，随意应付档案管理工作，难以满足现代化档案管理工作的要求，为了解决实际问题，企业必须进行新型企业档案管理模式的应用，避免企业出现一系列的经济损失。

（三）安全性管理差。在现阶段，企业档案管理模式缺乏良好的安全性。在档案社会化的管理过程中，有的企业管理者没有要求电子档案管理人员进行专业性电子档案库的建设，导致电子档案管理过程中出现问题，难以对企业电子档案实现集中性、单独性、规范性管理，在企业工作中，有些电子档案的格式存在明显的差异性，这就容易出现企业档案管理系统不兼容的问题。在企业档案统一性管理模式下，如果不能进行档案数据信息的安全性管理，也会导致企业发生一系列的经济损失。

二、安全性管理的必要性

为了适应现阶段企业发展工作的要求，进行档案社会化体系的健全是必要的，从而实现档案管理工作的规范性，增强档案管理的整体效果。在档案管理社会化模式下，企业需要培养工作人员正确的管理理念，实现项目及文书管理质量的增强，实现其整体管理效益的提升。

只有健全档案信息管理的安全性机制，才能满足现阶段档案社会化管理的过程，有利于为项目管理人员、文书工作者等提供良好的管理环境，有利于企业整体工作效益的增强，通过对档案管理社会化、安全化模式的应用，可以增强企业档案信息资源的整体使用效率。

三、企业档案管理社会化的方法

（一）强化宣传。为了增强企业的发展效益，在档案管理阶段，必须落实好管理宣传工作，提升人事档案管理工作人员的综合素质、团体合作能力等。这需要引起相关企业管理者的重视，进行管理人员工作状况的分析，进行活动宣传机制的优化，根据具体实践要求，做好档案管理的宣传工作。

（二）统一性管理。在档案管理的社会化模式下，企业必须实现档案的集中化管理、统一性管理，增强档案管理的社会效率。社会经济规模的不断扩大，大大推动了企业档案管理工作的开展，相比于传统的档案管理模式，这种新型的档案管理具备高效率、低劳动量的特点。在传统档案管理模式下，工作人员需要根据工作者的文化程度及工作级别，做好档案管理的相关工作，这种传统式的管理容易导致管理混乱，从而不利于提升企业的档案管理水平。通过对社会管理机构进行专业化处理的应用，可以实现档案的集中化管理，充分发挥社会管理部门的工作优势，增强企业档案管理的整体效益。

（三）社会化管理制度。企业档案体系是我国知识资产体系的重要组成部分，企业档案信息中涵盖了生产、管理、科研等相关信息，档案信息也涉及到企业工作人员的基本信息状况。在社会管理机构开展的档案管理工作中，企业必须健全完善的管理机制，对社会管理机构工作行为进行监督，切实增强档案管理的整体准确性及完整性，满足企业档案管理安全性的要求，企业要全面增强社会管理机构网络数据管理能力，满足现阶段社会档案管理的工作要求。

（四）避免自带档案状况。在发展中，有些企业的管理者缺乏对人力档案的足够重视，在工作人员录用环节，由于企业不能实现员工档案的规范化管理，就容易出现员工档案的流失状况，很难避免对企业员工合法权益的侵害，达不到现代化企业档案管理工作的要求。为了解决实际问题，企业需要进行现代化档案管理模式的应用，遵循现代化档案管理标准，避免出现公司员工自带档案的状况，提升档案管理的整体效益，提升档案社会化管理的综合效益。

（五）提升档案利用率。在档案管理工作中，需要进行档案资源的有效性利用，合理选择档案外包公司，实现档案资源整体利用效率的增强，实现其整体管理效益的提升。通过对档案资源的有效性利用，外包公司可以为社会大众提供更好的服务，在促进企业经济发展的同时，有利于实现文书信息、项目管理信息等的结合，有利于为经济社会输送一系列的高级人才，满足现阶段社会经济的发展要求。