知识管理背景下企业档案管理模式

2017-11-25中远海运广州有限公司档案管理中心李珊

办公室业务 2017年14期

文/中远海运（广州）有限公司档案管理中心李珊

知识管理背景下企业档案管理模式

文/中远海运（广州）有限公司档案管理中心李珊

随着社会的不断发展，知识管理为了适应社会的需要应运而生。对于企业来说，其内部的档案管理模式也要跟随时代的变化而作出适当的调整。知识管理的背景下，对于企业内部的档案管理提出了新的要求，首先强调档案管理能够信息化，并且在此基础上予以创新。本文对当前环境下企业档案管理模式进行探讨，希望能够促进档案管理，以更平稳的姿态发展。

知识管理；档案管理；企业；管理模式

一、企业档案管理的重要意义

（一）企业档案管理的内涵。企业的档案管理就是对企业相关资源的建立、存储和传递等工作，并且对于工作的基本流程较为重视，通过对企业的档案进行管理来为其创造更多的价值。在档案管理过程中主要是保证用户的体验，并且为企业提供更加专业化、符合社会需求的服务。知识管理背景下的档案管理与传统的企业档案管理有区别，前者更看重的是档案管理的价值，主要是通过知识等技能应用来提高相关工作的质量，从而在企业的生产、研发、经营中发挥重要的作用，并且为企业的发展提供坚实的保障性服务。

（二）档案管理与知识管理。对于档案管理来说，主要侧重点就是对信息或者重要资源进行归类应用，通过一定的手段使其发挥出自身的价值，而知识管理注重的是通过具有某种特定的技术来对相关资源进行管理。由于档案管理对于相关专业技能的要求本身就高，因此在二者相互结合的过程中可以更好地促进管理模式的转化，通过提升企业内部管理的价值，来更好地增强自身的竞争力。而且档案管理不论是单独来看，还是和知识管理相结合，二者都是建立在提供更好的知识服务的基础上的，都对企业的发展有重大的意义。

二、企业档案知识管理模式的迫切需求

（一）传统档案管理现状。企业的档案管理随着社会的不断发展却没有做出相应的调整，很多管理理念还较为传统，无法适应新时代的要求。并且随着企业的不断壮大，内部的数据资源也变得越来越多。如果不能对相关资源做出有效管理，那么会严重阻碍企业的发展。新的时期就需要将更新的技术运用到档案管理当中，通过复杂信息的整合利用、开发归类来确保档案管理的价值。并且随着信息技术的快速发展，档案管理信息化已经成为当前档案管理发展的一大趋势。传统的档案管理也并没有将服务理念更好地融合到管理中，因此也就使得很多工作无法更好地满足企业的需要。

（二）知识管理与档案管理二者相互结合。由于当前一些企业的管理人员专业素质较低，因此认为档案管理工作就是对信息资源简单的记录归类，其实不然。新的时代下需要档案管理与知识管理相互结合，为企业创造出更大的价值，否则相关管理工作就是不合格的。通过知识管理可以做的比传统管理更好，比如对于文件的开发、加工以及利用，都需要具有一定的知识技能，而这种管理理念如果停留在传统的模式下，就无法做好这些工作。因此新的时代就需要档案管理与知识管理相互结合，通过对方的优势相互补足，更好地促进企业管理工作的开展。

三、档案管理模式建设途径探讨

（一）转变传统档案认识。当前很多档案管理工作都偏向边缘化，并且管理模式较为死板，摆脱不了桎梏。在知识经济时代就需要转变对传统档案管理的认识，不仅要将管理工作的重心放在对信息资源的处理上，还需要更好地将资源处理成满足社会需要的财富，在符合用户或者是企业需求的基础上实行创新，对其知识内涵以及实际价值进行深刻的解读，只有将传统的管理理念中的缺陷予以摒弃，并且融合新的知识管理理念，才能更好地实现二者之间的结合。

（二）明确必要责任主体。知识管理背景下，想要更好地做好档案管理工作，就必须对于当前处于快速发展的信息技术有全面的了解。但是这种新兴的技术发展相当快，企业中的管理人员难免会跟不上时代的脚步，在知识的应用中也会出现滞后现象，因此在对企业档案信息化的相关部门对于责任的主体概念就会变得模糊。这就需要能够明确必要责任的主体，并且要将档案管理部门作为主要部分，其他部门的辅助作为次要部分对待。

（三）同步保证档案管理质量与服务需求。在知识管理的背景下，企业的档案管理也需要对自身提出更高的要求。应该在保证相关管理工作的质量上进行服务，知识管理主要是强调对于新兴技术的应用，比如计算机技术、通信技术等。在这个信息爆炸的年代，就需要通过知识管理来对庞大的数据进行处理，从而更好地满足用户与企业的需求。同时想要保障工作更高效率地实施，还需要完善相应的软硬件设施，从而更好地实现档案管理的价值，实现质量的提高与服务的供给。