新时期优化派出所档案管理的途径探究

2017-11-25福建三明市沙县公安局凤岗派出所陈丽萍

办公室业务 2017年14期

文/福建三明市沙县公安局凤岗派出所陈丽萍

新时期优化派出所档案管理的途径探究

文/福建三明市沙县公安局凤岗派出所陈丽萍

派出所档案管理工作是派出所工作的重要组成部分之一，管理好、利用好派出所档案是每个派出所档案管理人员必须履行的重要职责。在新的社会形势下，派出所档案管理工作也产生了新的变化。为了更好满足新时期派出所档案管理工作需要，本文试图就如何优化派出所档案管理提出几点自己的见解。

派出所；档案管理；新时期；优化

一、优化派出所档案管理的必要性

一方面，是新时期派出所提升档案管理水平和层次的需要。派出所作为公安机关与社会关系最密切、接触最直接的基层组织，是公安机关与各项公安工作的根基，处于与违法犯罪活动作斗争的第一线。派出所在开展各项相关工作的过程中，会产生大量具有一定保存价值的材料，从而形成带有公安工作特色的档案资料，管理与利用好这些档案，能够很好地促进各项公安工作的开展。然而伴随社会的不断发展进步，在新时期，派出所传统的档案管理理念与管理模式已经难以满足公安工作发展的需要，因此采取相应的措施与办法对其进行优化成为了新时期派出所提升档案管理水平和层次的迫切需要。

另一方面，是构建和谐警民关系的客观需要。当前公安机关“三项建设”的重要内容之一就是要构建和谐警民关系，体现了公安机关“以人为本、服务民生”这一警务工作理念。而派出所档案管理工作，从本质上而言，既是一项管理工作，同时也是一项服务工作。但长久以来，派出所档案管理工作一直处于忽视服务群众、服务社会而重视公安内部利用这一情况。事实上社会对派出所档案服务也有着强烈的诉求。因此派出所档案管理工作也可以说是派出所与人民群众另一条沟通的纽带，联系的桥梁。派出所应当重视这一点，树立“以人为本、服务优先”的档案管理理念，创新档案管理工作，将人民群众的根本利益作为根本落脚点与出发点，不断优化档案管理，促进派出所档案社会服务效能不断提高，促进警民和谐关系的构建。

二、优化派出所档案管理的可行途径

（一）创新派出所档案管理理念。创新派出所档案管理理念，是派出所档案管理优化持续性和实效性的重要基础。具体来说，就是派出所档案管理应当树立“以人为本、服务优先”这一管理理念，树立科技理念，树立开放的理念，将档案管理的人本化、信息化、社会化作为档案管理工作的目标。这就要求派出所档案管理要由原本单一、封闭、被动的管理方式向多元化、开发型、主动的管理方式转变，多渠道、多形式对服务方式予以拓展，在为公安机关内部提供高效、优质的档案服务的同时，也能够在正确处理好保密与开放关系的前提下，依法通过多种途径为社会提供及时、完整的档案信息服务。

（二）深化派出所档案管理认识。思想是行动的先导，优化派出所档案管理，还应当深化全所上下对档案管理的认识。一方面，派出所领导层应当充分认识到派出所档案管理工作的重要性，要将档案管理工作作为一项基础性、经常性的工作列入议事日程，严格做到定期分析、定期研究、定期检查。在全所上下形成一股重视档案管理的氛围，使全所上下在这股氛围的潜移默化影响下重视档案管理工作。一方面，派出所档案管理工作不能仅仅依靠负责档案管理的民警，除了要有上级领导的支持，还应当有其他成员的积极配合。因此派出所应定期组织全所民警学习档案相关法律法规，学习档案方面相关知识，使全所民警树立起档案工作人人有责这一思想意识，从而在工作中积极配合档案管理工作。

（三）健全档案管理规章制度。健全档案管理规章制度，使派出所档案实现规范化管理，这是派出所档案实现长效管理的有力保证。具体做法是派出所所长分管档案管理工作，档案管理民警为责任人，加强内外勤联系，其他民警协作配合。要求业务档案由具体承办民警负责，随结办、随立卷、随归档。档案管理民警负责建立案卷检索工具，规范档案基础台账，并于每年6月底前完成上年度文书档案的归档入库工作。在档案查阅、借阅方面也应当严格落实相关规章制度，确保档案资料在查阅、借阅过程中不会出现损坏、丢失等情况，保证档案资料的完整性。

（四）提升档案管理信息化水平。伴随计算机信息技术在社会各个领域的广泛应用，档案管理领域也开始借助这一先进技术来提高自身管理效率和管理水平。派出所档案管理工作也应当与时俱进，将计算机信息技术应用到档案管理工作中来，提升档案管理信息化水平。比如微山县两城派出所在去年就全警动员，历时6个月，共清理整顿各类档案7000余卷，并将其录入档案管理信息系统，有效推进了档案规范化、信息化建设。同时还制定了《两城派出所档案规范化管理制度》，确保档案信息化建设规范安全、扎实有序地推进。目前，两城派出所档案室已经焕然一新，在服务群众方面也发挥了积极作用，先后通过查找档案为9名无户籍人员成功补入户口，为侦查破案提供有效线索4条，抓获犯罪嫌疑人1人。