文/山东省血液中心 吕晓媛

信息技术与档案信息化初探

文/山东省血液中心 吕晓媛

随着信息技术的快速发展，档案信息化逐渐成为档案管理的热点。档案信息化，就是在档案管理过程中应用信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。信息技术在多个行业的应用为档案管理提供了借鉴意义。本文就档案信息化建设的意义、档案信息化建设及功能进行简要阐述。

信息技术；档案信息化；建设

一、档案信息化的重要意义

（一）当前档案管理的现状。档案管理目前存在两种情况：一是档案管理由具有档案管理资格的单位自行保管，二是由省人社厅和市、县人社局专门保管。保管形式主要以纸质形式和目录式管理方式管理。

（二）存在的问题。1.不易保管。传统档案材料一般为纸质材质，保管时需注意防火、防潮、防虫，保存期限较长的档案容易造成信息损坏、丢失。2.不易查询。传统档案资料缺失、重复等历史问题较多。有些档案由于历史原因，归档不及时，或者未能及时归档，造成档案缺失。有些档案信息在多份档案资料中重复保存，因未进行信息共享，造成档案资源浪费。3.档案流动性差。档案的移交仅靠档案工作人员工作学习调动时传递，而现有档案管理人员查询过往档案时比较困难。4.档案检索方式效率低。目前主要检索方式有手工检索和计算机检索，手工检索占很大比重。

（三）档案实现信息化后的重要意义。1.档案信息化建立以后，档案信息保存材料由单一纸质变成纸质和数字信息两种保存方式，数字方式更利于档案资料的保存。2.档案信息化信息化建立以后，实现了数据共享，便于不同人员根据不同级别查询过往档案。3.档案信息化建立以后，多部门多人员的加入，便于补全缺失档案资料。4.档案信息化建立以后，档案信息专程数字信息，再加上互联网，信息更易于传递。5.档案信息化建立以后，资料的检索更方便，节约档案管理成本。

二、档案信息化的建设

（一）原始档案信息纸质资料的归集。原有档案资料是基础，是根本，原始资料保存了过往信息的重要资料，应及时归集，以免遗失。

（二）档案信息的数字化资料。将原始档案文字、图片资料通过扫描，拍照等方式进行数字化处理和存储。

（三）档案信息数字化资料的模块化处理档案信息。按不同类别，如性别、姓名、年龄、工作性质等等对每一份档案建立不同模块。

（四）档案信息的管理。对信息录入、信息查询人员进行级别设定，便于档案信息的保密。

（五）档案信息查询部分。通过电脑或手机终端查询相关信息。

三、档案信息化的功能

（一）信息采集。对相关人员的图片信息、文字信息、影像资料等信息进行采集。

（二）信息归类。按不同信息进行模块化以后，档案信息资料更加清晰明了。

（三）信息的查询。不同人员设置查询级别，便于相关人员了解个人信息。 比如个人知道信息后，缺失材料该补齐的补齐，错误的及时更正。

（四）信息的传递。现在的问题是很多档案所有人需要补齐相关资料，而不知道到哪儿补齐。有些信息涉及到两个甚至多个部门、多个地区，在传递的过程中存在遗失情况，该哪个部门补齐的应责成相关部门补齐。

档案管理信息化平台建立以后，档案实现了数字化、模块化和网络化，使用档案信息更加方便。档案信息通过网络联系以后，档案信息更加透明，流通也更顺畅。当然，同时由于保密级别的设定，为档案的保密提供了保证。

当然，档案信息技术实现技术、资源共享，能够使接触档案的人群大大增加，由此而产生的档案信息保密问题也更加严峻。档案管理人员及相关可以调阅人员，尤其有修正档案权限的人员，应加强保密意识，注意网络安全，保护好登录密码。

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