关于推动档案信息化建设工作的探讨

2017-11-25黑龙江省三江工程建设管理局郑欣

办公室业务 2017年14期

文/黑龙江省三江工程建设管理局郑欣

关于推动档案信息化建设工作的探讨

文/黑龙江省三江工程建设管理局郑欣

在信息技术快速发展的时代背景下，档案管理实行信息化是社会发展的必然趋势。档案信息化建设不仅能够提高档案管理的工作效率，同时还能够加强对档案信息资源的开发利用，充分发挥档案工作的潜在价值。档案信息化建设工作的开展不仅需要有硬件设施的支持，还需要在管理理念和人才队伍方面进行完善，才能够有效促进档案信息化建设工作的高效开展。

档案；信息化建设；管理

对于工程建设单位而言，档案管理的内容更加全面，不仅是对日常资料的收集和整理，还包括了工程技术资料的管理。面对大量的档案管理内容，加强档案信息化建设具有重要的意义。通过信息化的管理方式，能够深入挖掘档案信息资源的价值，建立信息共享平台，更好地为工程建设服务。档案信息化建设工作的开展需要围绕工作的实际需求，才能够使管理体系更加完善。

一、档案信息化建设的内容

（一）建设基础设施。基础设施建设是开展档案信息化建设的重要基础，是实现信息资源传递和管理的基础保障。所以首先应该配置先进的计算机硬件和软件，并且做好局域网建设，加强对档案管理软件应用的普及。

（二）加强档案数据库建设。实现档案信息化建设必须依赖档案数据库，数据库是进行档案信息管理的核心，所以应该建设档案数据库，以便能够对档案资源进行分类和管理。在数据库建设完成后，需要将相关的档案信息录入系统，从而实现数字化管理方式，有效提高档案管理效率。

（三）标准化的建设。为了保证档案信息化建设的顺利实施，应该制定完善的规范标准，在实行信息化工作后，一切流程都应该按照标准化实施，实行统一管理。加强对应用系统的开发和管理，具有通用和兼容功能，为统一管理提供便利。

（四）安全保障体系的建设。在档案信息化建设的过程中，档案的电子化对档案的安全提出了更高的要求。因此，在实际工作中要提高档案人员的档案信息安全意识，建立健全档案信息安全管理机制，构建完善的档案信息安全保障体系，有效保证档案信息的安全。

（五）人才的建设。在档案信息化建设过程中需要重视人才队伍的建设，重视档案从业人员的培训工作，努力提高档案从业人员信息化知识水平，能够熟练掌握和应用各种新技术、新设备，打造一支高素质的复合型档案人才队伍，全面提高档案信息化建设的效率。

二、推进档案信息化建设的重要举措

(一）转变档案管理模式，完善档案管理体系。在档案信息化建设过程中，档案保管、查询和利用更具便利性。当前档案信息不仅数量较大，而且存在较强的异构性特点，这使得档案信息化建设过程中档案信息安全隐患增加。因此要加快转变档案管理模式，进一步对档案管理体系进行完善。档案管理工作具有较强的系统性，任何一个环节出现问题都会对档案信息的真实性和安全性带来较大的影响。因此需要把好档案信息从录入至资源共享各个环节的质量关，强化对电子档案的全程管理，进一步完善档案管理制度，对档案管理流程进行规范，确保档案管理水平的全面提升。

（二）树立良好的服务意识，创新档案服务方式。档案信息化建设的最终目的是实现档案信息的共享，使档案信息能够更好地为社会发展提供优质的服务。因此在档案信息化建设过程中，要努力提高档案管理人员的服务意识，进一步对档案服务方式进行创新。这就需要在日常工作中使档案人员从“重保管，轻服务”工作理念中转变过来，引导档案管理人员树立良好的服务意识，及时对档案信息进行公开和及时进行更新管理，进一步提高档案信息的查阅服务能力，在遵循保密原则的基础上，允许部分用户实现对档案信息的实时查阅，使档案信息查询方便、快捷，更好地发挥出档案信息的重要价值。

（三）健全技术保障体系，提高档案管理水平。档案信息化建设过程中离不开各种先进技术的保障作用，通过充分应用各种先进技术才能有效提高档案信息化水平。因此要构建档案信息化建设技术保障体系，配备专业的信息化技术人员，做好档案管理系统的日常维护、升级及维修工作，有效保证档案信息的安全性。同时加强对档案信息的管理，对档案信息的录入格式和分类标准进行统一，加快对纸质档案信息进行数字化处理，转化电子档案，确保档案信息的真实性、有效性和完整性，努力提高电子档案的管理水平。