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浅谈机关档案信息化管理的研究策略

2017-11-25广东省韶关市房地产管理所秦艺菁

办公室业务 2017年14期
关键词:完整性管理人员机关

文/广东省韶关市房地产管理所 秦艺菁

浅谈机关档案信息化管理的研究策略

文/广东省韶关市房地产管理所 秦艺菁

现今社会是信息化时代,机关档案进行信息化管理顺应了社会发展的要求。机关档案包含了很多重要的国家信息,在国家的档案管理中发挥着举足轻重的作用。机关档案包含了各级政府机关的重要文件,是政府在制定策略时所必须遵循的原则,记录了机关管理的整个过程。本文对机关档案管理过程中存在的问题进行了深入的调查研究,并根据问题提出了有针对性的解决策略,对促进机关档案的管理工作将起到一定的积极作用。

机关档案;信息化管理;改进策略

随着我国社会的不断发展,机关档案在城市发展中的作用越来越重要,其涉及了城市发展的方方面面,包括政治、经济、文化以及民生等方面的信息,因此,管理好机关档案是城市发展的需要。由于机关档案涉及的范围非常广,导致其信息量异常巨大,运用传统的管理方法很难对如此众多的数据进行统一管理。对档案进行信息化管理,需要对档案进行信息分类、数据加工和整理,并将所有的信息进行统筹规划,进而提高机关档案的管理效率。

一、机关档案信息化管理存在的问题

(一)制度不健全。在机关档案的管理工作中,由于没有建立健全的管理制度,致使管理工作不能合理分配到个人,而且对于缺少人员的岗位也不能及时发现调整。由于档案管理人员安排不合理,导致某些岗位缺少管理人员,上级领导安排的工作任务无法及时完成;由于没有健全的管理制度,某些管理人员工作态度不认真,玩忽职守,没有及时对新加入的档案进行审查,造成了很多档案存在造假的现象;还有一些管理人员没有对档案的完整性负责到底,只是收集了一部分档案,没有形成完整的档案,档案信息残缺不全,严重影响了档案管理工作。

(二)管理平台具有局限性。由于机关档案的管理者是人,而每个人的档案管理能力是有限的,随着机关档案信息的逐年增加,很快就使档案管理人员的工作达到了极限。这就造成了档案管理人员不能对每个档案进行逐个审查,不能对档案中存在的问题进行调整,严重影响到整个档案的管理工作。再者,对档案进行信息化管理不是一蹴而就的,由于档案数量非常庞大,导致信息化进程非常缓慢,整个档案系统的信息化程度不高,无法保证档案的准确性和完整性,制约了档案管理平台的发展。

(三)管理队伍整体水平不高。对机关档案进行信息化管理是一个系统的管理工程,其中所涉及的领域非常广,信息量也异常庞大,这就对档案管理人员提出了较高的要求,需要档案管理人员是综合性、复合型的人才。但是我国档案管理起步较其他发达国家较晚,在大学中培养的档案管理人员较少,导致在机关档案管理方面的人才较少,专业管理人员严重不足。至今,档案管理人员在专业化知识方面普遍比较匮乏,尤其在知识结构调整和知识的复用水平上较落后,并且对其进行的技能培训也不多。同时,国家相关部门对机关档案的管理也没有给予充分的重视,又进一步延缓了档案管理工作的发展。

二、机关档案信息化管理改进措施

(一)健全管理制度。对现存的机关档案管理制度进行充分的调查研究,找出其存在的缺点与不足,建立一个更加全面的档案管理制度。对档案管理中存在的盲目性和随机性管理统一进行规定,并对管理人员进行严格的要求,做到有法必依、执法必严、违法必究。建立一个完整、合理、和谐的管理制度,对于促进档案管理工作的全面提升具有重要的意义,为做好档案管理工作打下坚实的基础。

(二)建立高效的档案信息网站。针对平台的局限性,需要建立一个高效、实用的档案信息网站,通过网络的模式对机关档案进行管理。通过管理人员的维护,保证档案网站内容能够及时更新,保证了机关档案的准确性和完整性。再就是通过庞大的网络系统,档案管理的覆盖面也就更广,对档案的完整性有了进一步的保障。在网站上管理档案,在对档案进行查询、搜索以及下载时会更加便捷,不仅能使档案管理者的工作更加轻松,而且也提高了档案服务质量。

(三)加强人才培养。归根结底,档案的管理还是要靠档案管理人员去执行,即使建立再好的制度和管理平台,如果不提高档案管理人员的整体水平,也很难确保档案管理工作的提升。因此,对在职的档案管理人员要加大培训力度,对其进行完整的、系统的档案专业培训,并做好培训记录和考核。培训的形式可以是课堂上的授课,可以是现场的教学应用,也可以是邀请国内外的档案管理专家开展讲座。形式可以多样,但是要确保每次培训的质量,不能只搞形式主义,过分关注了培训的形式,而收到的实际效果较差。

三、结语

综上所述,机关档案的信息化管理是社会的大势所趋,档案信息化管理具有归档方便、检索快速、管理便利等优点,是符合现代社会档案管理的需求。档案管理工作是一个复杂性高的系统工作,需要我们档案管理者在工作中兢兢业业,认真对待手中的每一份档案,确保其正确性和完整性。作为档案管理工作者,要在日常的管理工作中不断地提升自身的档案管理专业技能,为更好地管理机关档案出谋划策,为我国的档案管理工作贡献自己的一份力量。

[1]左鑫芫.机关档案信息化建设的实践与思考[J].办公室业务, 2014(12):50-51.

[2]崔丽华.浅析加强机关档案管理人员素质的培养[J].兰台内外, 2010(6):17-18.

[3]王月.机关档案信息化管理的创新[J].现代管理, 2011(5):20-22.

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