文/国网河南省电力公司 丁杰

实施档案标准化管理 提升服务保障能力

文/国网河南省电力公司 丁杰

开展档案标准化、精益化、精细化管理，健全工作体系、加强标准制度建设、优化流程管理、提升检索效率、开展评价对标工作，提升了档案工作规范化管理水平，服务保障能力增强。

档案标准化管理；服务保障；评价对标

国网河南电力公司（以下简称“国网河南电力”）高度重视档案管理工作，以提高管理水平、服务企业中心为目标，以争创档案工作示范单位为动力，认真对照标准，查找不足，夯实基础，努力创新，在档案标准化流程控制、信息化建设和档案开发利用等方面取得了显著成绩。国网河南电力相继获得企业档案工作目标管理国家一级认证、河南省“档案工作示范单位”等称号。

一、面临的形势

（一）落实上级标准化建设的需要。国家电网公司（以下简称“国网公司”）在全系统推行标准化建设，实施对标管理，给国网河南电力经营管理、组织架构提出了新的巨大挑战，《国网公司档案工作考核评价办法》《办公室“一流三化”评价实施细则》等制度相继出台，对档案工作的规范化、制度化、科学化水平提出了新的要求。规范档案管理，提升服务保障能力，成为落实上级工作部署的必然选择。

（二）适应公司快速发展的需要。为有效承接国网公司“一强三优”现代公司发展战略和河南经济强省发展战略，河南公司确定了“到2020年，公司发展主要指标实现中部地区领先，全面建成‘一强三优’现代公司，初步实现‘两个一流’”的战略目标，提出了加快发展能力、服务能力和治理能力建设的战略举措。作为企业日常经营活动的记录、展现企业软实力的重要组成部分，档案管理工作需与企业发展保持步调一致，成为企业实现创新发展的客观需要。

（三）转变档案管理模式的需要。国网河南电力在实现企业和电网快速发展的同时，基础管理工作仍然存在薄弱之处，档案管理模式难以适应服务需求，档案服务职能与中心工作矛盾日渐突出。工作机制不健全，对档案管理重视不够的现象普遍存在，缺乏考核。档案安全存在隐患，档案管理工作方法单一，与业务工作对接效率低下，档案文件等基础资料归档不及时。档案人员业务素质有待提升，基层单位普遍存在兼职现象，无法满足企业发展需要。

二、采取的措施

国网河南电力不断创新档案工作管理理念和方法手段，强化过程管控，努力提升档案工作价值，引入过程管理、精益管理和全面质量管理等理念，全面加强本部和基层单位的档案标准化体系建设，实现档案业务集团化、标准化和信息化管理，形成了全员参与、全流程管控和闭环管理的“大档案”工作格局，各门类档案得到合理、有序、高效管理，取得明显成效。

（一）健全档案工作体系。建立公司本部和市县公司三级档案管理体系，形成“集中统一领导、分层分级管理”的档案工作机制，建立以办公室档案专业为核心，各部室、各单位专兼职档案人员为基础的档案工作体系。成立档案协作组，充分发挥集团化运作优势，针对薄弱环节，开展工作指导和业务交流，优化资源配置，为规范档案工作奠定组织保障。推行部门立档制，各建设项目建立覆盖业主、设计、监理、施工各单位的档案工作网络，明确各级各类人员档案工作职责和内容，保证项目建设档案工作顺利开展。

（二）加强标准制度建设。规范档案管理制度，坚持顶层设计，全面梳理细化上级管理规定，开展档案管理制度“废改立”工作，形成了覆盖国家、行业、地方和企业自身的四级档案管理规章制度体系。针对专业设置多、文件类型多、归档范围广等实际问题，制定《国网河南省电力公司档案工作考核评价办法》等20项规章制度，编制《文书档案管理标准》《档案技术保护》等5项工作标准。明确了本部和基层单位相关领导干部、管理人员和业务人员的档案管理角色和档案工作任务，确定各类文件材料的归属和流向，提升档案工作规范化、制度化水平。

（三）优化档案管理流程。针对归档不及时、归档质量低等实际问题，创新档案管理手段、优化业务流程，对本部和基层单位档案业务流进行梳理，构建基于协同办公档案管理系统的流程化档案管理体系，对流程、档案制度、职责、标准实施一体化管理，形成了覆盖本部和基层单位档案业务事项的规章制度、业务流程、工作表单、管理职责、考评标准，使档案管理与业务工作实现“同步布置、同步验收、同步考核”，从源头上规范了档案业务行为。强化工程档案管理，严格执行“档案部门四参加”制度，力求档案管理贯穿工程建设全过程。

（四）提升档案利用效率。加强档案资源体系建设，以岗位和业务为单元，对各专业部门基础资料和文件材料进行系统梳理，重新修订《企业归档文件清单》，确保资料全面。加强建设项目档案管理，严把档案验收关，拓展验收检查的深度和广度，将验收重点逐步从档案案卷质量向工程档案全过程管控延伸。开展档案信息化工作，以服务用户为原则，依托公司局域网，引入“大数据”管理方法，划拨专项资金开展档案数字化工作，对重要档案完成数字化加工，对档案信息和数据进行智能分析，深化档案信息开发利用水平，为检索利用提供便利条件，档案利用效率大幅提升。

（五）开展档案考核评价。加强公司本部管控力度，发挥集团优势，对地市公司、二级单位、县公司开展档案考核评价，实行对标管理。科学制定档案考评指标体系，建立加分项、减分项等7类、共49项指标，涵盖组织建设、业务建设、信息化建设、开发利用与管理科研、设施设备。

根据工作实际，对考评指标和分值权重进行调整，并逐步纳入公司年度综合考核指标体系。档案考评结果分示范级、规范级、合格级、不合格级四个等级。档案考评采用自主评价与现场复评相结合的方式，通过定性与定量相结合的方法，对公司系统各单位档案工作进行综合评定。

三、取得的效果

实施档案标准化管理以来，国网河南电力档案管理水平大幅提高，档案管理与业务工作实现“三同步”，减少了项目过程文件遗失、后补等情况，按期归档率大幅提升，企业基础管理得到加强。档案服务能力显著提升，档案数字化完成以后，信息检索效率大幅提高，档案工作服务核心业务的能力增强。档案辅助决策的作用显现，档案工作在土地权属治理、史志修编、诉讼案件等工作上发挥了显著作用。流程化、标准化的档案管理，促使档案工作由岗位驱动向业务驱动转变，档案工作价值得到彰显。