文/河北省荣军医院 贾丽娜

浅析医院档案信息化管理

文/河北省荣军医院 贾丽娜

现代信息处理技术、网络技术与医院档案管理相结合，加快档案信息化、网络化建设，实现档案管理现代化，是新形势下各级医院所要面对的新任务、新课题和新机遇。

医院；档案管理；信息化

随着网络技术的迅猛发展，档案信息化、网络化正成为一种发展趋势。由于医院自身特点，每天产生大量的档案信息，如病历档案、各种影像资料及其他的各种管理文件。如何将现代信息处理技术、网络技术与医院档案管理相结合，加快档案信息化、网络化建设，实现档案管理现代化，是新形势下各级医院所要面对的新任务、新课题和新机遇。

一、医院档案信息化管理的内涵

众所周知，医院档案具有原始记录、价值保留、随时查询、增值效用等功能，是医院的宝贵财富，为医院领导决策、医务人员进行科研工作提供了重要参考依据。因此，加强对医院档案的管理，对医院的建设发展具有重要意义。

医院档案信息化管理是指通过计算机技术、通信技术与网络技术等手段提高档案工作的现代化管理与利用服务水平，使医院档案信息资源管理逐步摆脱传统的手工处理方式，内容包括两个方面：一是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用，对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理，以提高医院管理效率。二是用信息流来调控档案物流，最终实现“无纸化”管理，促进管理创新。

二、医院档案传统化管理的弊端

（一）保存难。医院档案保存的传统做法是以纸质为主要的存储介质，部分以影像带、光盘、胶片为介质，加上部分电子文档资料。这些方法在储存过程中很容易出现发黄、霉变、破损、受潮等问题，所以难以永久保存和备份。随着每年档案数量的不断增加，需要越来越多的存储空间，无形中增加了医院保存、维护和管理成本。

（二）管理、查询难。目前很多医院仍沿用传统以人工为主的档案管理模式。传统的档案资料查询的流程是：查文件名、作者，到案卷目录，再到文件目录，根据文件目录记录的档案号信息查到档案在库房的存放地址，然后在库房调卷，办理相关手续，查阅起来耗时、耗力。一些档案经过反复查阅后，受到破损，有的甚至遗失，造成档案管理上的困难。

（三）利用率低。纸质档案具有易损坏、低效率、不便于统计和查询等问题，这些问题使档案的利用率显著降低。在医院档案信息方面，各种医疗数据都具有统计意义，单纯用人工查阅这些原始资料，然后统计这些信息，工作量大。各个医疗单位往往从自身的利益出发，档案信息没有进入共享，很多科研人员无法得到这些有用的信息，大部分档案工作只局限于简单的录入、查询和提供利用等传统模式，阻碍了档案信息开发利用。同时，由于一些档案工作人员思想观念滞后，导致档案业务活动长期处于传统、落后的状态。

三、医院档案信息化管理的必要性

（一）方便快捷。计算机的储存和检索的功能对纸质档案进行扫描和存储，既节省了档案管理的场地和资源，为档案的管理备份了信息，也方便了档案信息的检索，为档案管理的发展提供了新的途径。

（二）提高利用率。对于科研工作者来说，如何利用医院档案资源，开发新产品，提高疗效具有重要的意义。因此，为提高档案利用率，必须进行医院档案信息化建设。

（三）必然趋势。信息时代来临，信息化技术正深入影响社会的方方面面，改变着人们的生活方式，推动了社会进步，医院档案管理信息化是发展必然趋势。因此，加快医院档案信息化建设，提高医院档案利用效率，才能使之更好地为人们服务。

四、做好档案信息化管理的措施

（一）提高认识。虽然大中型医院不同程度地实行了管理的信息化，从病人的挂号到门诊、急诊、入院、出院、用药、结算都实行了网络化管理，医院的管理进入了全新的信息化管理模式。但在医院档案信息化管理方面，还没有形成共识，没有建立相应的档案数据库，没有意识到医院档案信息的巨大价值。因此，亟待转变思想观念，建立医院档案信息网站，实现资源信息共享，以满足医学、药学科研人员及社会公众对医院档案信息的需求。

（二）重视现代化档案管理人才的培养。现代化档案管理人才是实现档案信息化管理的保证。档案信息化建设涉及的技术性较强，需要既掌握档案管理知识，又通晓计算机和网络技术的复合型人才。目前大部分医院对档案工作不够重视，档案工作人员都是一兼多职，缺乏档案管理知识，也缺乏计算机应用技术，这种状况阻碍了档案管理现代化、信息化工作的开展。提高管理人员的综合素质，要求管理人员通过学习或培训，多途径、多形式地对其进行计算机应用、数字化技术、网络技术、数据库技术等基础课培训，提高自身的管理专业技能，才能运用现代化的手段进行电子文档管理，才能促进电子文档管理工作的进一步发展。

（三）加强档案信息化建设中软件和硬件的配套工作。建立相对稳定的档案信息化管理体系，这是新时期档案部门的一项基础性业务工作，是档案工作向信息化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。因此，要加大资金投入力度，保障档案信息化建设所需的软、硬件配套设施齐全。在档案信息网络使用过程中，要加强信息安全保障，由于档案具有原始性，不得被篡改，要防范黑客入侵和攻击。对于涉及个人隐私的问题，还要设置访问权限，或采取某些技术处理。

[1]莫莉莉.医院档案管理工作中存在的问题和改革思路[J].办公室业务,2015(1).

[2]周鸿.电子文档管理的现状、特点以及建议[J].办公室业务,2015(1).