文·王冰

城建档案管理部门绩效评估模型构建

文·王冰

开展城建档案管理部门绩效评估要结合城建档案管理工作的实际特点，借鉴先进的绩效评估理论和方法，按照统一、科学、客观、准确和可操作的原则，从确定城建档案管理部门绩效评估主体、评估维度和评估指标体系入手，构建城建档案管理部门绩效评估模型，建立一套适合城建档案管理工作发展的绩效评估方案，利用问卷、访谈、观察、定量定性分析等方法认真分析城建档案管理工作目前存在的问题，探索更加有效的发展模式。

一、构建评估模型的基本原则

（一）统一性原则

尽管各地各级城建档案管理机构所承担的任务不完全相同，但其法定职能是相同的，这就为绩效评估体系的统一性提供了可能。如果没有统一的绩效评估指标，就无法在全国范围内对城建档案管理工作进行比较，也无法判别各级各地城建档案管理工作的优劣。因此，只有建立统一的绩效评估指标体系，才能对各地各级城建档案管理机构的工作进行有效的引导和激励。

（二）科学性原则

科学性就是要形成一整套有机的、合理的、完整的指标体系。每一项指标的提出都有一定的依据，都要体现一定的目标追求，产生一定的引导作用。“评估指标不能过于抽象，譬如以推动经济和社会发展和提高人的素质作为衡量档案工作的指标，将很难操作，且易与其他机构职能混淆。反之，如果将一些很具体的内容（如档案价值、档案质量等等）作为评估指标，不仅评估成本太高，而且效果也未必好。”[1]

（三）客观性原则

评估的过程应当以事实为依据，让事实和数据说话，不能用权威和个人判断来左右，应当用统一的、标准化的衡量尺度进行取舍，注意排除指标选择过程中个人主观因素的影响。在指标建模过程中，对模型计算结果可能出现的偏差进行分析估计时，要尽可能消除主观因素的影响，尊重客观计算结果。

（四）准确性原则

准确性即每一项指标都必须是确定的，而不是似是而非，都应该是可以量化的，而不仅仅是定性的。

（五）操作简便原则

每项指标的设计和权重设定前均需经过大量的模型计算，一旦指标模型确立后，日常的评估即要求尽量简便。因为复杂的操作不但出错率高，还会因为工作量大而得不到评估组织者和评估对象的接受。

二、确定评估主体

按照评估主体多元化的要求，根据城建档案管理工作的特点，确立以下六个评估主体，即建设行政主管部门、档案行政管理部门、建设单位、新闻媒体、服务对象、评估对象自身。对于特定的教育活动，也可以聘请有关专家参与评定。

（一）建设行政主管部门

《建设部关于进一步加强城建档案工作的通知》明确规定，城建档案工作是城市建设事业不可分割的组成部分。《城市建设档案管理暂行规定》指出，“全国城建档案工作，由国家城市建设主管部门管理”“各省、自治区、直辖市和各城市的城建档案工作，由各级城建主管部门管理”。

（二）档案行政管理部门

《建设部关于进一步加强城建档案工作的通知》第6条明确规定，城建档案馆在档案业务方面要主动接受档案行政管理部门的宏观指导，积极争取档案行政管理部门的支持。

（三）建设单位

《建设工程质量管理条例》第十七条规定，建设单位应该严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。

（四）新闻媒体

由于声像档案在城建档案管理工作中的突出地位，利用声像档案资料与设备在新闻媒体广泛宣传城市建设信息，报道城市发展情况。

（五）服务对象

《城市建设档案管理规定》第十一条规定，城建档案馆应当积极开发档案信息资源，并按照国家的有关规定，向社会提供服务。城建档案管理工作的终极目的就是提供服务，服务对象的评估对城建档案管理工作的好坏起着重要作用。

（六）评估对象自身

“有效把雇员与整个评估过程结合起来，进行自我管理、自我调控”[2]自我评估有特定的优势，它可以了解运作机制，真正把握业绩，还至少可以起到简化评估程序、节约评估成本的作用。

三、确定评估维度

在吸收平衡记分卡、柯氏培训模型精髓的基础上，借鉴卓越的多维度评估模型，考虑城建档案管理工作的特点，我们将评估确定为三个维度，分别为“档案管理、档案资源建设、档案利用”。

在档案管理维度中，分依法治档、年度发展、行政管理、业务管理、人力资源管理、现代化管理六个关键要素。

在档案资源建设维度中，分馆藏数量、归档整理、保管统计、查档迅速、编研利用、信息化建设六个关键要素。

在档案利用维度中，分年利用档案人次、档案查准（全）率、档案发挥效益三个关键要素。

每个关键要素下面分2～9个评估指标。

这个维度结构的特色在于在维度与基本指标之间加入了关键要素这一项。加入此项主要基于三个方面的考虑：一是更加简洁直观。由于城建档案管理工作的特殊性，需要考评的指标非常复杂多元，如从维度直接到基本指标就显得过于庞杂、零散，不利于理解把握，也不利于具体操作；二是更便于确立合理的评估主体。评估主体主要考评哪些指标内容，哪些指标由谁进行评估，通过关键要素分解后，可以区分得更加合理；三是指标体系更加科学。围绕关键要素，细化分解指标，具有很强的针对性，内涵清晰，逻辑严密，可以使评估体系更加规范。

四、构建评估指标体系

根据城建档案管理工作的性质定位，综合规划、建设、档案等专家意见，按照评估维度、关键要素、评估指标的逻辑结构，共优选建立55个评估指标，其中定性指标43个，定量指标12个，涵盖了档案行政管理、资源建设、发展规划、提供利用等各个方面。同时根据构建绩效评估模型的内在要求，确立相应的评估主体、变量标识，明确评估标准，从而构建一套完整的城建档案管理部门绩效评估指标体系（见图表一）。

图表一 城建档案管理工作绩效评估指标体系

防盗、防虫、防鼠、防有害气体）达标率X21库房温湿度控制 X22建立台帐 X23逾期移交档案率 X24利用者对城建档案管理工作的满意率 X25上级主管部门对城建档案管理工作的满意率 X26人员培训 X27晋升机制 X28工作纪律 X29网络办公 X30档案数字化 X31缩微照片 X32建立文件信息中心 X33档案信息资源共享 X34业务管理人力资源管理现代化管理馆藏档案总量 X35年征集进馆数量 X36年档案整理、归档数量 X37档案统计、保管 X38档案数字化处理 X39建成城建档案目录中心 X40建立了档案总目录与分类目录 X41按分类大纲进行分类、编目 X42案卷分类排列有序 X43档案基础资源建设城建档案资源建设建设行政主管部门声像档案工作 X44开展地下管线普查 X45地下管线档案动态管理 X46开展档案编研 X47年提供利用档案资料的人次、卷次X48档案查全率 X49档案查准率 X50档案重点资源建设建立档案信息利用反馈制度 X51编写利用档案效益实例 X52举办城市建设成就展览 X53开展档案信息咨询服务取得经济效益和社效益 X54向市政府和建设行政主管部门提供信息服务 X55利用工作城建档案提供利用服务对象咨询服务

需要说明的是：

第一，这一评估体系共分为管理工作、资源建设、提供利用三个维度，总赋值100分。设计调查表，由领导和专家确定每个维度的权重。

第二，根据每个维度的重要性，按照不同权重分别赋予一定分值。

第三，整个评估分数确定后，共划分优秀（80分以上）、良好（70-79分）、合格（60-69分）、不合格（60分以下）四个等级。

第四，设立指标标识项，主要为了便于计算机自动处理相关信息。

通过上述城建档案管理部门绩效评估主体、评估维度和评估指标体系的构建，结合构建模型的基本原则，确定了城建档案管理部门绩效评估的模型构建的基本方向，为下一步做好绩效评估提供条件。同时借助对各项指标的定量和定性分析，综合分析和计算得出完整的评估结果，来衡量城建档案工作内容是否科学合理，服务社会的效果是否显著，以满足经济社会发展需要。

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[1]Laird W·Mealier&Gary P·Latham:Skills for Management Success: theory experience and practice，Richard.D.Irwin，A Times Mirror Education Group Inc.Company，1996，p.559.

[2]潘积仁. 如何做好档案绩效评估[J].中国档案，2005（6）:20-21

（作者单位：德州市城建档案馆）