基于传播理论的商业银行内部控制信息传导研究

曹连根廖凌波

商业银行内控信息传导失效的现象具有普遍性，但无论在学界还是实务界都没有系统地分析过问题出现的环节、问题的产生的原因。本文以信息传播的经典模式为分析框架，对内控信息传导的实例进行分析，以一个全新的视角对商业银行内控信息的传导开展研究。本文研究发现信息传导组织架构不合理、信息文本形式不符合基层需要、职能人员信息处理能力与信息量不相适应是导致内控信息传导失效的主要原因。最后针对问题和原因提出了建议。

传播理论；内部控制；信息传导

一、商业银行内控信息传导的现状

良好的信息传导与沟通机制是内部控制有效运行的保障，“信息的存在与有效传递，影响到控制制度的有效性”。《企业内部控制基本规范》第38条也明确了信息传导与沟通机制对内部控制的重要性。而商业银行特别是大型国有商业银行，由于机构庞大、管理层级多、业务种类繁杂、信息技术薄弱，易引发内控信息传导上的问题。

学界一般从内部控制五要素的角度，论述了商业银行在内控信息加工整理、归纳汇总工作缺乏一致性、系统性等方面的问题。具体到管理实践中，商业银行内部的各类监督检查表明，内控信息传导失效是引发业务操作不规范的重要原因。以某商业银行A分行(下称A分行)为例，该分行2009年至2015年综合业务检查情况来看，信息传导与沟通不力是引发各类业务不规范的主要成因。其中，2009年有10.14%的业务不规范问题是由信息传导与沟通不力引起的，虽然2010年到2015年的检查报告中未具体统计问题个数及占比，但都作为业务不规范问题的主要成因进行了分析，充分说明了商业银行内控信息传导上存在着诸多问题，需要我们进一步探究。

二、传播理论下的内控信息传导要素分析

商业银行内控信息传导，是指规范各类业务处理流程的制度、规程以及控制要求等内控信息，在银行内部机构及人员之间传递、处理、反馈的过程。这一过程实际上符合信息传播的一般原理。因此，以信息传播的经典模式为分析框架，将提供一个全新的视角，系统地分析内控信息传导的要素。

(一)信息传播模型

韦斯特利和麦克连(B.H. Westley and M.S. Maclean Jr.)将“反馈”引入到申农(C.E. Shannon)的信息传播模式中，形成了经典的信息传播模式，见图1。

信息的传播模式描述了信息传播的一般过程。信源是信息的传播者，信道是信息传播的通道，信宿是信息的接受者(需求者)。信源把自己掌握的信息，经过特定方式进行编码，将信息加工成有利于传递的信息形式，通过信道传递到信宿的一端，由信宿接收、译码，理解并内化为自己掌握的信息。信宿还会通过自己对信息的理解，向信源进行反馈，使得信源调整传播过程。

图1 信息的传播模式

(二)内控信息传导要素分析

1.内控信息的信源与信宿

内控信息的信源是商业银行的管理职能部门，是内控信息的传播者。管理职能部门根据现行的法律法规、监管要求、风控要求和业务办理的实际需要，产生大量的内部控制信息。这些信息包括各类管理办法、实施细则、操作规程、指引，以及含有业务操作要求的通知、风险提示等。内控信息传导的信宿是银行各级机构的业务操作人员。他们遵照各类内控信息开展工作、办理业务。在银行体系的信源与信宿关系中，管理职能部门(信源)占据主导地位，信源应该充分考虑信宿的实际情况，以适当的信息形式，并采取恰当的传播通道进行传导。

2.内控信息的信道

信道的结构影响信息传导的效果。内控信息的传送与接收一般通过书面文件、电子文本以及学习培训等渠道。信道的结构分为：链条结构、扩散结构和信息池三种类型，依次对应商业银行中的公文及电子邮件系统、培训宣讲、网站或信息库。具体结构参见下图2。信道结构各有利弊，适合不同类型的信息传递，需要结合信息传递组织架构和信息本身的特点进行选择。

图2 信道结构图

3.内控信息的编码与译码

内控信息的编码是银行管理职能部门把内控信息撰写成规章制度，形成正式文本的过程。这些规章制度的文本以纸质或电子文档的形式在银行内部进行传递。译码是业务操作人员接收信息后，解读、理解并内化为自己掌握的信息，并按照内控要求办理业务。

三、内控信息传导的实例分析

对内控信息传导实例的考察，能更深入地分析银行内控信息传导失效的原因。本文以“存款支取真实性核实”、“强行扣划执行账户资料安全维护交易”(下称“控制要点1”和“控制要点2”)两个控制要点为例，对相关人员进行问答调查，分别从信息传播各个要素的角度设计提问，对调查结果进行统计分析，研究信息传导失效的原因及相关影响因素。

(一)信息传导效果的调查

通过随机抽样的方式，从A分行经营性分支机构中抽取了115名柜员以及94名业务经理进行调查，传导效果的调查情况如下表1。控制要点1是柜面常见业务的控制要求，但有27.8%的柜员不知道具体的控制金额；控制要点2虽然不是柜面常见交易，但柜员对此交易应有大体的认识，但调查结果显示高达63.5%的柜员不了解该交易。

表1

(二)信息传导失效环节的分析

控制要点先后经历3个传递环节：首先，由分行业务管理部门向下级机构传递，由支行对应的业务条线管理部门接收；其次，由支行管理部门向下传递给网点业务经理；最后，由业务经理传递给柜员并最终在业务办理过程中予以执行。通过对调查结果的统计与分析，传导失效环节以及分布情况见下表2：

表2

对于控制要点1，有30.3%失效传递发生在支行管理部门向业务经理的传递环节，有69.6%失效传递发生在业务经理向柜员的传递环节；对于控制要点2，有37.5%失效传递发生在支行管理部门向业务经理的传递环节中，有62.5%失效传递发生在业务经理向柜员的传递环节中。以上统计表明，信息传导失效主要发生在支行管理部门向业务经理、业务经理向柜员的传递环节中。

(三)信息传导失效的原因分析

1.内控信息传导的组织架构不合理

网点业务经理承担了过多的信息处理与传导任务，是导致支行管理部门向业务经理传导失效的主要原因。在A分行的内控信息传导组织架构中，业务经理作为信息传递的枢纽，负责接收各个业务管理部门的内控信息，通过研读和消化，然后再向柜员传导，承担了艰巨的信息处理和传导任务。调查表明，91.3%的业务经理认为上级行转发的各类信息过多过杂，且未经整理和提炼。现有的组织架构中未明确各级管理部门的内控信息处理与传导职责，使得各级管理部门在收到上级行的各类制度时仅仅进行简单转发，而没有对这些制度进行整理、归纳、解读、提炼等预处理，导致所有信息最终集中于业务经理，形成信息堆集。

2.内控信息的文本形式不符合基层需要

内控信息的文本形式囿于行政公文的限制，不符合基层的需要，是导致支行管理部门向业务经理传导失效的重要原因。调查表明，81.2% 的业务经理认为制度文本中具体操作的规定少，控制要点不突出；38.4%的业务经理认为制度文本篇幅较长，可读性较差。内控信息的文本一般以规章制度和公文形式下发，具体包括各类管理办法、实施细则、操作规程、指引、通知、风险提示等。基于规章制度的体例和公文的规范性要求，文本的制定人员通常难以关注到基层人员的需要。通篇制度文本中，具体的操作要求较为分散，控制要点未重点突出，基层业务经理的解读难度大。

3.内控信息处理能力与信息量不相适应

业务经理信息处理能力有限，信息处理能力与信息量严重不对称，难以周全地承上启下，是导致业务经理向柜员传导失效的重要原因。业务经理工作繁重，信息处理能力有限。调查表明，绝大多数的业务经理不会对每一篇制度文本都仔细阅读，而是通过自己的主观判断选择性阅读。97.6%的业务经理会对接收到的信息进行整理归档，但仅限于粗层次地对按部门进行分门别类，未按业务种类进行细致分类，也未进一步整理提炼。因此，业务经理在向柜员传导相关内控信息时，也只能根据制度文本进行简单传导，无法形成全方位、多层次、反复加强的传导与学习机制，难免会有柜员遗漏某些控制要点，最终导致信息传导在最后一个环节失效。

4.其他影响因素分析

各类信息渠道混用、缺乏统一完善的内控信息库、缺乏完善的岗位交接制度等都是影响内控信息传导质量的重要原因。A分行使用内部邮件系统作为信息传递的主要渠道，因此，不仅各类内控信息需要通过内部邮件系统进行传递，其他各类管理信息、产品信息、营销信息都是通过系统进行传递的，各类信息渠道的混用，导致网点的邮件接收终端产生信息过载、检索困难、管理多头的问题，重要的内控信息容易被误删或遗漏。A分行已经建立了分行级的内控合规信息平台，但尚有部分以通知、风险提示等形式下发的内控信息未被纳入到该平台中，基层机构检索内控信息仍有难度。此外，缺乏完善的岗位交接制度，新老岗位人员发生交替，信息交接不严密，导致内控信息传导断裂，也是影响内控信息传导质量的重要原因之一。

四、内控信息传导改进建议

(一)优化信息传导组织架构

信息传导的组织架构是信息传导环境的重要构成，是影响信息传导的效果的重要因素。优化信息传导的组织架构，理顺信息传导职能，内控信息的传递才能通达顺畅。对于A分行而言，业务条线部门不仅要负责业务产品的开发、推广和管理，还要负责业务产品的结算、账务处理等管理要求和操作流程的制定，是一种全产品线从头至尾一手抓的模式。而这种模式下，业务条线部门制定的业务操作流程是站在业务发展和管理端的角度，往往没有考虑业务操作端对于制度文本的需求，存在实际操作要求不尽明确，控制要点不尽突出的情况。因此，我们建议建立运营集中模式，即由业务条线部门提出业务产品风险管控的总体要求，而集中由运营控制部门负责设计制定业务操作和账务处理的具体规程。运营集中模式下，运营控制部门对于业务操作流程的设计和控制要点的安排更具专业性，能站在实际业务操作端的角度制定制度，统筹不相容岗位的设置，增进关键控制点的执行，不仅有利于内控信息的有效传递，还有助于提升商业银行内部控制整体的有效性。

(二)变革内控信息文本

编码的优劣可能影响导致内控信息传导的质量。良好的内控信息文本形式能够提高信息传导的质量与效率。A分行内控信息的文本形式囿于行政公文的限制，常常无法满足基层业务操作的需要。因此，应该在信息产生的源头变革内控信息文本，以适应基层业务需要。首先，各级管理部门在制定各类规范性文件时，应该充分开展基层调研，邀请基层的业务专家参与文件的制定，以融入基层的“基因”。其次，在现有的公文行文要求之下，增加“精简文本”、“要点文本”同时下发，以利于基层机构阅读和掌握。

(三)建立完善统一的内控信息库

信息池结构作为现代信息技术中的高级信道形式，能发挥信宿的主观能动性，更好地满足信宿对信息的需求。A分行目前的内控信息库需进一步完善：内控信息的维护有赖于各业务条线部门，存在更新不及时的现象；业务条线部门以通知、风险提示等形式下发的内控信息未得到统一编撰，甚至有些内控要点在基层网点只能口口相传，难觅正式的出处；内控信息结构化程度低，不易检索，检索结果的再次筛选工作量较大。建议从以下方面进一步完善：第一，明确各条线部门在内控信息库建设中刚性职责，建立内控信息传导考评机制。第二，编撰各类业务控制要点，做到全面精炼、细化明确、可用性高，并借助信息技术进行结构化，实现简便接入，优化检索排序，提升信息获取效率。第三，持续开展动态维护，剔陈维新，不断完善内控信息库，满足基层机构对内控信息的需求。

(中国银行股份有限公司苏州分行，江苏 苏州 215021)

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