摘 要 保障性住房，是指政府为中低收入住房困难家庭提供的限定标准、限定价格或租金的住房，一般由廉租住房、经济适用住房和政策性租赁住房构成。其中，建设前期档案，统一集中由专人管理，关系到工程结束后能否顺利移交。

关键词 保障房建设 前期档案 管理

一、保障房建设档案的前期工作指导要点

云南省城乡建设投资公司承建保障房，十分重视工程基础设施建设的前期管理，为其配备了專职的资料员。工程建设的过程中，有专门的档案管理人员到分公司和子公司，针对该公司和项目的实际情况，集中甲方、监理、施工单位和水电安装的资料员，解难答疑，细致查看独立栋号的资料，监督和指导各单位档案移交的方向、方法。公司曾经也组织所有档案管理人员进行学习，请档案馆的领导和同事针对公司的实际情况，制定了档案管理的详细目录和规程，以及具体的组卷顺序和资料的整理流程。尤其针对前期的立项报批，给予了特别的重视，专门让专职资料员进行系统的指导，然后再对项目资料员进行资料的检查，提出行之有效的方法。

二、前期立项报批报建资料整理的意义

工程基础设施建设前期档案，也称为“工程准备阶段文件”，是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料。前期档案是工程项目档案的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件材料，是一个主体单位永久保存的法律原始性凭证。只有规范前期档案管理，明确归档范围，保证前期档案的齐全、完整，才能为主体工程档案管理打下良好的基础，从而保证国有资产的完整。

三、保障房建设前期档案管理存在的问题

（一）没有系统性、持续性的收集

对于公司保障房项目的大量建设，公司进一步深化了管理体制改革，国家也颁布了一系列工程项目管理和工程档案管理法规、标准，但在传统建设档案管理工作中出现了问题和困难。建设工程具有周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，使前期建设档案具有多样性、复杂性、成套性等特点。由于对接单位多等原因，前期建设档案的收集、整理与归档工作不能协调开展，造成了前期建设档案工作的滞后。相关部门对档案资料原件的频繁利用，导致文件资料被分散、损坏、丢失等，制约了收集与工程进展同步进行的原则。

（二）有些资料员对档案管理意识不强

公司对建设档案重要性的思想认识不够，学习宣传力度不强，基础设施建设工程队伍流动性大，人员不稳定，使档案资料管理工作严重脱节，档案资料流向不清，工程各参建部门缺乏相互沟通与交流，档案管理职责没有落实到具体人员。由于基础设施建设工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序缺乏工程档案管理的实践能力，使基础设施建设档案的收集、整理和归档不及时、不规范，传统的基础设施建设档案管理模式面临着重大的挑战。同时，相关规章制度不健全，不能采取规范、标准的管理方法和操作流程，基础设施建设档案管理各环节不符合质量要求。由于工程参建单位多，档案工作标准不能统一，如归档的基础设施建设档案质量不一，格式和内容不相同，给档案部门造成了一定的负担。

（三）人员不稳定

整个建筑市场的人员更替频繁，施工地点远离城市，人员变动很大，交接手续也不及时和完善，造成一屋子的档案资料没有头绪和目录，重新整理难度大，需要的周期长。目前，随着经济和科技的发展，在适应建设档案管理新要求方面存在一定的问题。前期建设档案管理工作程序不规范，没有履行监督、检查、指导等职能，对档案管理措施不完善，对当前的改革形式和管理方法缺乏研究和思考。建设档案管理体制不完善，由于工程建设单位人员和经费的原因，许多单位没有建立专门的档案管理部门，档案人员由其他管理人员兼职，没有专门的档案工作场所，档案质量、安全得不到保障。档案管理设施设备不能满足档案管理需要，如没有专门的库房，档案保管达不到“八防”要求，档案管理现代化程度不能适应单位发展的需要，机应用仅是打字的水平，影响了档案管理的工作效率和经济效益。

四、充分认识工程基础设施建设前期档案的重要性

根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大工程基础设施建设前期档案验收办法》规定，云南省住建厅也结合省内重点工程，制定了《云南省建设工程档案编制技术规程》DBJ53/T-45-2011，详细地对各类工程档案资料的目录、类别进行了严格的规定，用以指导资料的收集、整理和甄别鉴定工作。项目前期档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收合格的建设前期，不得进行或通过整个工程基础设施建设前期的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收拥有一票否决权，充分体现了项目前期档案在工程建设竣工验收中的重要性。此外，项目档案对工程前期日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设前期最大效益的发挥。

五、如何做好工程基础设施建设前期档案管理工作

（一）各级领导要高度重视工程基础设施建设前期档案工作

工程建设是百年大计，工程前期档案是一个项目开始的依据，有了工程没有档案管理，后面的工作将后患无穷。工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，明确岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩，加强对工程基础设施建设前期档案工作的组织领导。成立公司建设前期档案工作领导小组，建立工程前期档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。

（二）定期召开工程基础设施建设档案工作会议

项目建设单位对工程档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，部署下一步工作，加强建设前期档案管理制度建设。俗话说“没有规矩，难成方圆”，工程基础设施建设规模大、工期长、形成材料多，特别是其涉及的单位和环节众多，所以要想在工程建设前期档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或单位建设方前期管理部门，是难以面面俱到的。工程项目分散在16个地州，有100多个项目，如果进行全面管理，并且要达到理想的效果，少数几个人的力量是根本办不到的。因此，加强和完善有关的制度建设，是做好工程基础设施建设前期档案管理工作的根本保障。

对前期建设档案管理的观念和认识，是做好档案工作的前提和保证。随着我国经济发展的不断加快，新的历史时期对工程提出了更高的要求，这就充分体现了工程基础设施建设前期档案管理的重要性。档案管理人员应该解放思想，转变观念，在工程建设期间，提高自己的专业素质，对档案管理工作认真负责，让档案在工程中发挥重要作用，同时适应档案信息化建设和工程建设的需求，将工程档案管理提高到新的水平。

（作者单位为云南省城乡建设投资有限公司）

[作者简介：保丽芬（1971—），女，云南昆明人，本科，中级职称，研究方向：档案专业管理。]

参考文献

[1] 闫晓玉. SNS在公共档案馆信息服务中的应用初探[J].云南档案，2013（7）.

[2] 仇壮丽.档案载体进化论[J].档案学通讯，2004（6）.endprint