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学院研究生管理扁平化改革

2017-11-08宋新华王建兴纪洪芳陈志伟

教育教学论坛 2017年43期
关键词:分权社交媒体

宋新华+王建兴+纪洪芳+陈志伟

摘要:学院作为研究生培养的实体单位,研究生管理的工作效率、服务水平直接影响着研究生人才培养与教育质量的提高。通过合理分权、设置AB岗、引入新社交媒体、再造扁平化服务流程等几项具体的管理措施改革,可以有效地实现学院研究生管理的扁平化,提高管理服务水平。

关键词:扁平化管理;分权;社交媒体

中图分类号:G642.0 文献标志码:A 文章编号:1674-9324(2017)43-0010-02

研究生教育具有培养创新拔尖人才、创造高水平科研成果的重要使命。研究生管理工作服务于研究生的人才培养与教育质量提高工作,是值得深入研究与探讨的重要课题。学院的研究生管理是金字塔式管理架构和扁平化管理架构共存的[1],但是学院作为研究生培养的实体单位,扁平化管理架构更有利于服务职能的体现,更有利于研究生培养质量的提高。

一、目前学院研究生管理存在的问题

(一)学院研究生管理架构过于行政化

校院二级管理体制赋予了学院相当大的教学、科研和行政事务管理权,普通高校的研究生管理重心也正在向学院转移,但是目前学院的研究生管理构架基本上传承了学校的金字塔式行政管理構架,院长是决策层,副院长是具体的负责人,研究生秘书、研究生辅导员是决策的执行者,学院的教授委员会发挥的作用有限。在这种结构中,只有处在金字塔顶端的人才能掌握足够的信息而做出熟悉情况的决定,院长的管理决策要经过两个层级才能到达执行者,信息的反馈也要经过两个层级才能到达决策层,这种垂直的、自上而下的管理构架拉长了管理者和师生之间的距离,强化了管理人员的行政化思维方式和工作作风,利于行政权威的树立,利于管制而弱于服务。管理者满足于完成上级安排的工作,服务意识弱,为导师、研究生切身利益考虑的少。

(二)研究生管理手段落后

随着国家更加重视研究生的培养质量,研究生日常培养管理工作所涉及到的信息量也急剧增加。研究生复试、师生互选、开题、中期检查、论文送审、答辩、学位授予等学位工作,个人培养计划制定、课程教学、考试、成绩录入等教学工作,研究生学籍、班级管理、奖助学金评定等学生管理工作都是自上而下传达,最后由研究生秘书、研究生辅导员通过网站信息平台结合手工管理手段传达给导师和研究生,不仅传递效率低,还容易导致信息失真。研究生秘书、研究生辅导员整天忙于上边安排的各种事务性工作,处于疲于应付的状态。研究生遇到的问题一般也是通过研究生秘书、研究生辅导员层层反馈。在“互联网+”的时代,通过网络可以建立起多边的、双向的交流平台,这样的交流平台没有在学院研究生管理中得到充分应用。

生命科学是一个飞速发展的学科,进入20世纪以来,生命科学更加备受关注,科研经费大幅度增长,重要科研成果不断涌现。“十三五”学科发展战略报告也指出,生命科学是优先资助领域。作为生命科学学院的研究生,在日常的学习中科研任务重、科研成果多。面对这样优秀的研究生团队,学院的管理工作更应该积极改革,提高工作效率,进一步提高研究生的培养质量。

二、学院研究生管理改革措施

(一)合理分权,强化扁平化管理架构的职能

首先是减少管理层级,强化扁平化管理架构职能。学院研究生管理的重要事务由院长提交会议提纲,学院教授委员会充分讨论后决定,研究生管理的具体事务由分管副院长、研究生秘书和研究生辅导员合理分权,共同执行。通常分管副院长也是教授委员会的成员,所以会分属于两个层级。这样,原来的3级管理层级就压缩为厚实的2个层级。这样减少了管理层次和不必要的管理环节,形成了一条最短距离的指挥链,拉近了决策层和导师、研究生的距离,也就是减少了信息反馈和决策的中间环节,增加了决策的合理性[2]。

其次,建立管理人员A、B岗工作职责,实现服务的互补性。在决策层,把院长和分管副院长分为AB岗,院长为A岗,副院长为B岗。院长不在岗时,由副院长向教授委员会提交工作报告和讨论提纲,由副院长安排研究生秘书和研究生辅导员具体执行。在执行层,副院长、研究生秘书和研究生辅导员在合理分权的基础上互为AB岗。A岗不在岗时,B岗及时顶上,履行A岗职责。AB岗制度的实施,实现了管理的无缝隙服务,大大提高了工作效率和服务质量。

(二)综合应用新媒体,强化信息渠道

随着学校管理权下放,学院研究生工作的复杂程度和职能范围都进一步加大。充分利用权限扁平化的新媒体网络技术,实现管理人员、导师和研究生之间互联互通和资源共享的网络型办公环境,可以减少学院管理人员、导师和研究生的行政负担,提高服务质量。

微信、QQ是当前研究生喜闻乐见的社交媒体,绝大多数研究生都有通过手机随时登录、查看微信和QQ信息的习惯。微信、QQ等社交媒体是权限扁平化的社交平台,所有的群成员都有发布和读取权限,这利于管理人员与师生间的直接交流。QQ群还具有资源共享平台的功能,可以把重要的文件资料共享,避免一切事情都要集中开班会、层级传达的工作习惯。据此学院征求研究生和导师的意见后,分别建立了研究生、导师微信群和QQ群,明确微信和QQ群信息渠道是研究生管理的主要渠道,研究生秘书、辅导员等都是通过同一个微信群或QQ群传达精神、安排工作,可以避免研究生秘书和研究生辅导员之间工作的不协调之处,提高工作效率。研究生通过本渠道可以及时反馈意见和建议,加快信息的互动和流通。分管研究生的副院长甚至院长也都是群成员,可以直接通过微信和QQ群安排工作;也可以通过微信群、QQ群和研究生、导师交流看法;还也可以通过微信和QQ群及时了解研究生管理工作的进展和学生的反馈意见。微信、QQ等流行社交媒体的使用,加强了管理人员和师生之间的多边、双向交流,强化了管理人员的服务意识,提高了工作效率。

(三)再造简洁明快的扁平化服务流程

再造简洁明快的扁平化服务流程重点在于转变管理理念,以满足研究生、导师的需求为工作目的,梳理服务过程、减少不必要的管理环节、细化关键环节,使服务更贴近师生,服务更加精细化[3]。

首先,建立了基于扁平化组织框架的决策服务流程。研究生管理的重要事务由教授委员会讨论决定。每次召开教授委员会会议,院长或副院长都需要准备会议提纲,并提前3个工作日在QQ共享,会议提纲写清楚需要讨论的问题和收集的信息,并且具体任务要责任到人。

研究生管理的执行性常规事项,以方便于师生服务为目标,实现精细化服务为原则,重新整理出具体事项服务流程图并公布在QQ群资源共享平台中。研究生秘书、导师和研究生都可以按照流程执行办理具体事务。比如研究生奖学金的评定,研究生奖学金通过课程成绩、科研实践成果、民主评议和奖罚情况四部分组成的综合测评成绩进行评选。整理后的服务流程如下:研究生秘书收集汇总研究生的课程成绩和科研实践成绩在QQ群公示;研究生班干部组织班级民主评议,评议成绩在QQ群公示;辅导员统计公寓卫生、运动会加分、参加课外学术活动加分、纪律减分等奖惩情况在QQ群公示。三天公示无异议后,研究生辅导员汇总计算总成绩排名,确定获奖者名单,进一步在QQ群公示后再执行奖学金发放。经过扁平化决策流程、具体事务服务流程的梳理,研究生管理工作更加公开透明,更加精细化,服务也更加贴近师生的需求。

培养高质量的研究生创新人才,不仅需要卓越的学术能力培养,研究生综合素质的提高一样重要。公开、便捷、友好的管理方式,无缝隙连接的服务流程都对研究生综合素质的提高有潜移默化的作用。当然,提高研究生综合素质是一个系统工程,需要多方面协同作用,研究生师生互选办法、三助一辅制度等都需要进一步研究。

参考文献:

[1]苏君阳.我国学校内部组织管理:科层化与扁平化的冲突和协调[J].北京师范大学学报,2010,(1):13-20.

[2]董宏志.扁平化管理理论对我国高校组织结构改革的启示与借鉴[J].中国电化教育,2012,(11):130-134.

[3]王英,王宁,杨新涯.图书馆扁平化服务流程再造——以重庆大学为例[J].图书情报工作,2014,(24):62-65.endprint

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