王海艳

摘 要：信息技术的飞速发展与广泛应用给企业档案工作带来新的契机，也带来了新的研究课题。本文从简介档案数字化建设的意义开始，分析当前档案数字化建设存在的问题，并就档案数字化建设的程序提出一点建议。

关键词：档案；数字化；管理

处于科学技术高度发展的时代，信息技术、计算机技术与网络技术共同发展，在我们的生活中，数字化已成为不可分割部分。所谓的数字化，指的是把模拟信号转换为数字信号，这个过程需要利用計算机系统来完成。在2008年召开了档案整理和数字化现场会，会议是由中央和国家机关组织的，当时的档案局局长做出重要指示，提出要把档案数字化工作列为重点，使档案管理水平得以提升，服务质量达到更高标准。多企业档案管理角度来看，数字化是难得的机遇和挑战，甚至对企业档案管理部门的发展具有决定作用，可以使企业档案管理向现代化的方向发展，满足不断变化的要求。本文的研究重点是档案数字化，研究具有针对性，企业馆藏的原始档案资料具有多种不同的载体，要把计算机技术、扫描技术利用起来，并采用OCR技术手段使之转变，以数字化档案信息的模式存在，实现网络化和智能化的同时还要完成可视化，在网络技术的作用下，把数字化模式运用到档案的管理和应用上。

1 档案数字化建设的意义

（一）档案数字化有利于保护档案原件，节省保管空间

企业档案是非常重的要资料，不但要长期保存，更主要的要满足随时查阅的要求。但在实际工作中，原件损失和遗失的问题依然存在，保管和利用的矛盾难以调和。但是如果实现数字化管理，企业档案可以在网上进行查阅和打印功能，当然需要具有相应权限的人员才可以操作。作为档案的管理者和使用者不需要对反复的翻查原件，可以减少库存档案老化的速度。不但可以使反复借用和保管的矛盾得以缓解，更主要的是档案原件的安全性得到保障。另外，经过数字化处理后，企业档案不需要占据大量的储存空间，避免了传统纸质档案需要较大面积的库存储存的问题，使企业档案保管的空间降到最低。

（二）档案数字化有利于改善利用方式，提高利用效率

由于把数字化管理应用到档案管理之中，改善了档案的利用方式，使档案利用空间增加，使档案管理和利用手段向现代化的方向发展，不但使档案的利用效率显著提高，更重要的是使档案信息利用成本显著下降。企业档案能够更好的发挥其作用。如果档案管理实现数字化，只要网络畅通，使用者可以随时随地的调用所需档案，不再受时间和空间的限制，也不必受到档案数量的影响。由此企业在档案管理上实现数字化，可以完成多人同时查阅，使档案共享程度显著提高。值得一提的是档案还可在网络的作用下，把异地传输变化现实，使工作效率显著提高。

2 档案数字化建设的现状

（一）缺乏档案数字化建设标准化规范体系

由于在档案管理中应用了数字化技术，使档案从保管到查询都摆脱了传统管理的约束，使用方法也随之改变。计算机系统成为档案管理的不可缺少的工具，而传统的档案管理标准规范失去意义，需要建立新的管理规范体系。但是目前在数字化档案管理方面还处于起步阶段，没有形成完善的规范体系，行业标准尚未形成，企业管理者仍然在摸索规律，由于在档案数字化管理中责任和义务并不明确，工作程序不够具体，对数字化档案资源管理方法缺乏掌控力，所以在数字化档案资源的管理中，一直没有实现标准化操作。

（二）缺少整体数字化建设流程的规划与设计

在企业档案管理中，遵循《文献档案资料数字化工作导则》中的规定，对数字化工作过程做出说明，确定数字化工作的过程所涵盖的内容了知识产权审计和市场调研外，还包括数字化工作计划的编制，并对主体流程进行设计，同时还要处理好技术准备和制作编辑工作，并负责成品审校和验收，同时还要承担起标准化审查、整理项目作文档等责任，对于项目成果进行归档处理，并进行验收等操作。在实际工作中，关于档案数字化建设并没有做了准确定位，认识不够明确甚至有偏差存在。在企业数字化建设整体时，一直没有形成完善的流程和科学的规划，如果对于数字化过度追求，没有把档案目录数据库建设列为重点，在数字化档案管理上必然会受到影响，档案资料难以得到全面的利用。

3 档案数字化建设程序

（一）统筹规划设计

实施档案数字化是复杂的过程，要做好准备工作，要制定出档案数字化的整体方案，并确定流程和步骤。首先要考虑到企业的实际情况，确定企业核心需求是什么。其次，明确档案数字化建设项目管理等事宜，招投标和人员管理等都要明确。第三，在对企业文件进行管理之前，要对原有文件进行清理，并做好备份等工作。最后，安全管理程序是重点，要保障文件使用的安全性，做好保密、权限、使用等工作，加大管理和控制的力度。

（二）基础准备

企业开展档案数字化建设是发展的趋势，但在实施之前，基础准备工作必不可少。其中数字化软硬件平台的搭建是重点，档案数字化系统的选择是关键环节。一方面，企业要考虑到自身的条件，在档案管理方面的不足，并与发展规划相结合，以此为基础来选择服务器、计算机等工具，除此之外还要选择扫描设备和备份设备，保障网络环境处于畅通状态。另一方面，在数字化建设中，软件是关键环节。应用在档案数字化管理的软件必须有如下功能：能够与企业OA系统无缝连接，使文档管理实现一体化；图像处理工具完善，数字化加工流程成熟，构建查询平台并保障服务的高效性；安全控制功能必不可少。

（三）目录建库

为了方便查阅面要有检索工具，档案目录可以实现快速查询。计算机通过一次或多次输出操作，输入时遵循著录规则进行，即可以实现多途径检索，保证查准率和查全率。由此可知在实施档案数字化建设时，建立企业档案目录数据库是重要环节。在著录时要遵循《档案著录规则》，需要强调的是建库时所采用的数据格式是通用的，在XML文档的作用下，能够直接或间接的完成数据交换。

（四）数字化加工处理

在档案数字化建设中，承担核心的是档案数字化加工，具体来说指的是企业档案整理、档案扫描、图像处理和存储，以及数据质检等各种环节。在进行企业档案整理时，要确定档案的一致性和完整性不受破坏，与实体档案完全相同，严禁出现缺卷或少页的情况。企业档案整理所包括的内容较多，必须好目录数据的准备、拆除装订、页面整理等工作，同时还要对扫描件和非扫描件进行区分，对所整理好的内容进行抽检。在档案扫描时对扫描环境有较高要求，同时还要确定扫描参数，这些都要根据企业需求进行。

档案数字化流程结束后需要进行数据的汇总、挂接、关联和备份。需要进行档案数字化成果的数据备份，以确保数字化成果的安全、完整和长期利用。

参考文献

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