陈伟

摘 要：职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是职工完整的历史记录。职工档案管理是人力资源管理的重要组成部分。加强职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高职工档案管理水平，才能维护职工的合法权益不受侵害。进而提升人力资源管理水平。

关键词：加强；档案管理；人力资源管理水平

职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是职工完整的历史记录。近年来，随着市场经济的逐步发展，人才市场的相继建立和人事制度改革的进一步深入，企业职工档案管理工作中管理混乱、档案损毁丢失等现象时有发生。由此造成的职工身份无法核定、离退休职工福利政策难以落实、个人养老金不能按时发放等问题屡见不鲜。加强企业职工档案管理工作，优化企业人力资源管理配置，已成为当前企业亟待解决的问题。职工档案管理是人力资源管理的重要组成部分。加强职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高职工档案管理水平，才能维护职工的合法权益不受侵害，进而提升人力资源管理水平。本文就职工档案管理主要内容，存在的主要问题以及如何加强职工档案管理工作，促进人力资源管理提升，维护职工的合法利益谈谈自己的看法。

1 职工档案管理工作主要内容

（一）、职工档案的收集，是贯穿人力资源管理的一项经常性工作。既保存职工档案里已有的必需材料，又要定期对档案材料进行鉴定，及时剔除无保存价值的材料。按照人力資源管理工作计划将招聘面试、人员履历信息、考勤薪酬、保险福利、绩效考核等档案资料及时存档归类。收集人力资源档案材料，涉及面广，难度较大。

（二）、职工档案是培养、选拔职工的依据，一份材料会影响到用人的判断。因此，应以高度负责的精神，慎之又慎地鉴别材料的真伪、决定材料的取舍。

（三）、职工档案在实际管理中，职工档案会在申请人、经办人、审核人之间传递，有时又会出现多级审核。在传递过程中，要遵循及时、准确、安全的原则，必要时应密封并加盖密封章，交接人要互相签字并保存好签字记录，确保职工档案的完整与安全。

2 职工档案管理中存在的主要问题

（一）、职工档案材料内容填写前后不一，“三龄一历”记载多样，立卷不够规范，案卷质量不高 。职工档案是人力资源社会保障工作实施的基础，是职工本人维护自身权益，政府落实相关政策的重要法律凭证以及职工获取各类基本劳动保障待遇的文字记录载体。职工档案最重要的记录功能体现在针对职工的“五险一金”等项目的缴费和发放行为的关注，以及企业职工在进行劳动雇佣合同的签订和解除过程中形成的档案文字信息。档案材料内容的前后不统一给职工办理相关手续带来很大不方便。

（二）、企业职工档案管理制度有待完善。有的企业领导由于思想对职工档案管理认识不够，重视不足，有的缺少职工档案管理相关制度。职工在填写相关材料的时候内容不真实，核查不力，直接影响到职工档案内容的真实性。虚假的档案材料妨碍了企业对人力资源的合理配置，也不能正确地对职工进行评估，进而无法对单位的人力资源计划中涉及到的人员配置计划、补充计划、解聘及退休计划等进行正确的制定，对单位人力资源配置需求预测造成重大影响。

（三）、档案材料管理手段落后，缺少时效性，降低了人力资源管理的效率。有的职工档案室设备陈旧，管理手段落后，档案管理“八防”达不到标准。职工档案管理停留在传统的手工管理方式，只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子。职工档案大都以纸质档案管理为主，随着人员的流动性的加强，给人力资源管理部门查阅个人档案带来很大不便，会浪费大量的时间，工作效率不高。由于管理技术的滞后，对职工个人信息无法进行有效的鉴定，只能被动地接收信息。

3 职工档案管理与人力资源管理的关系

人力资源管理是采取科学有效的方法，以单位发展战略为背景，对人力资源进行合理分配、及时培养、绩效考核、约束规范、凝聚整合、安全保障等工作，其目的就是通过对人事的科学化管理达到单位的要求，给单位带来利益和价值，同时提高职工自身的价值。职工档案管理可以作为人事管理过程中对职工整体素质和技能评价的有效依据，同时也是人力资源管理工作的一部分内容。他们之间有被包含关系，但是又可以独立的存在。单位人事管理人员可以通过查阅人事档案来了解和分析职工的工作态度和个人能力，是人力管理人员对职工绩效考核的重要内容。人事档案也是职工信息的载体和职工具体发展情况的体现。

4 加强职工档案管理，促进人力资源管理提升

（一）、加强职工档案管理工作重要性的认识。档案是职工退休时的基本依据，对于每一位职工来说都是非常重要的人生资料，如果保存不善就会导致职工的切身利益无法得到保障。因此要提高各单位人力资源管理部门对职工档案管理重要性的认知程度，按照档案管理相关规定确保职工档案管理的规范性和档案信息的安全性。

（二）、加大职工档案管理的培训力度，配置专职档案管理人员。职工档案管理人员文化程度，个人素质参差不齐，加强档案管理人员的业务培训，提高职工档案管理人员的基本素质，为职工档案管理水平提供基本的人力保障。要端正思想、增强意识，变被动服务为主动服务。要加强沟通协作，更好地为人力资源管理服务。

（三）、建立职工档案管理规章制度并严格执行。职工档案管理工作要顺利的进行，需要有一套严格的档案管理规章制度来保障档案收集、鉴别、转移、查询等一系列工作的有效运行。职工档案管理质量的提高，重要的一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量。对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档；对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。因此应当建立、健全职工档案管理相关制度，按制度办事，才能确保职工档案管理工作的有效开展。

（四）规范企业职工档案的业务标准体系。在职工档案管理中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须及时进行改革，建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化、科学化。在档案的收集上要及时、完整；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。只有维护了企业职工档案的真实性、严肃性、有效性，才能更好地促进人才合理流动、合理配置和合理使用，为企业人力资源建设提供更好的服务

（五）更新观念，扩大服务范围。随着人事制度的改革，用人方式的变化，这对职工档案利用工作提出了新课题。传统的职工档案利用服务形式较为封闭，主动服务的能动性较差，利用方法和手段也比较单一，这就要求我们必须更新观念，树立全方位、多层次、多角度的服务新理念，转变工作作风，以积极开发、主动服务的方式提供信息资源。经常了解单位单位工作的实际需要，开展“跟踪服务”，把服务工作做到最需要的时刻，力争最大限度地发挥出职工档案工作的职能作用。

总之，职工档案在人力资源管理中的作用越来越重要，档案人员对人事档案的分析、整理，可以更加快捷的为企业提供服务。随着信息技术的不断发展，职工档案将有可能和现代化技术相结合，更加方便、快捷的对档案信息进行查询，使职工档案信息更加的科学化。促进人才合理流动、合理配置和合理使用，大大提高了人力资源管理水平。

参考文献

[1]赵秀艳，王祝波，企业人事档案与人力资源发展促进研究[J]经营管理者，2011（2）

[2]任胜云.从现代人力资源管理看人事档案管理工作[J].云南档案，2009，7endprint