胡玉琼

摘 要：在我国科技水平飞速发展的当下，网络信息技术也在不断发生着转变。大数据时代的到来，为各行各业带来了新的机遇与挑战的同时，对于档案管理方面来说也形成了一定的冲击。传统的纸质文本档案管理受网络信息技术的影响，逐渐向着电子档案管理模式转变。笔者就近阶段了解到的电子档案管理的现状进行了一定的分析，以供诸位参考。

关键词：大数据时代，电子档案管理

当下，电子档管理逐渐成为大数据时代下的档案管理主流。随着计算机越来越广泛的运用于自动化办公，电子文件和电子档案管理也变得愈发普遍。电子档案存在着储存空间小，档案传递便捷，信息共享性强等特点，对档案的存储与使用带来了极大的便利。当然，虽说电子档案的使用存在着各种便捷与优势，但是在现阶段的电子档案管理中也存在着新的问题。

1 电子档案管理的优势

1.1电子档案的管理充分利用了现代信息技术，在全面掌握各方面信息的同时，还具有开放性、共享性的特点。可以更加高效、便捷的为使用者提供信息服务[1]。更加符合时代的需求。

1.2将传统纸质档案转变为电子档案管理标志着档案管理向着电子化、信息化的道路发展，同时也赋予了纸质档案难以企及的优势。比如说分类存储，查阅方便等特点，极大的便利了数据资料的集成与处理。

1.3电子档案的管理依凭于计算机技术，仅需几台电脑以及相应的操作人员即可，减少了企业人力资源以及纸张等物力资源的投入，提升了企业的经济效益。

2 电子档案管理中存在的问题

2.1 电子档案原件的真实性难以把握

当前形势下，虽然电子档案管理被广泛用于各企业中。但是，企业对其重视程度却还不够。很多领导者并没有意识到电子档案管理对企业发展的重要性和作用。上行下效之下，这也导致相关员工对工作的忽视与松懈。这也导致员工在电子档案管理中对档案的真实性并不太重视，从而忽视了档案的真实性。另一方面，电子档案很容易被修改或是删除，且因为是电子档案也很难如纸质档案那般进行笔迹比对[2]，因此很难发现删改的痕迹，这也导致一旦档案有所删减就很难确保档案的真实性。

2.2 电子档案内容保密性不佳

电子档案是依存于互联网技术存在的。而随着办公自动化的不断普及，很多档案都是存储于云端或是互联网上的。这虽然方便了存储与查阅，但是相应的也比较容易受到黑客攻击或是人为泄密，从而造成信息泄露，因此很难保证电子档案的保密性。另一方面，因为电子档案基于计算机而存在的，一旦计算机遇到损坏或是网络瘫痪，很容易造成电子档案的丢失或毁坏。

2.3 电子档案管理的要求较低

大数据时代下的电子档案管理虽然已经形成规模，且对系统安全性等相应软件的运用也不断重视，但是还是会在电子档案管理的过程中遇到一些如病毒入侵、黑客攻击或是被窃取、监听等问题。这都表明即便是安装有保证安全的系统软件，也无法保证百分百安全。还需要员工定期进行系统安全维护，避免安全漏洞的产生。另一方面，随着电子档案管理和存储软件的增加，各企业、各地区选择的管理软件并不统一，从而影响着档案的跨区域运用和交流[3]。

3 大数据时代下有利于加强电子档案管理的措施

3.1 做好电子档案的真实性与安全性的维护

关于电子档案真實性的维护方面，我们可以制定严格的程序操作流程，并严格按照其流程进行操作。 如在档案产生之初，调查并核实档案的真实性与正确性，保证档案的真实有效。在存储过程中需做到定期检查与杀毒，确保档案不被修改或是删除。其次，要想确保电子档案的安全性，采取相应的系统软件进行安全保障，如安全协议、数字签名技术等电子档案存储技术，对电子档案的安全进行保障。另外，除了技术上的支持外，还应加强电子档案管理员的安全意识，定期对电子档案进行安全检查，从而做到能及时发现系统漏洞或是安全隐患，及时消除电子档案管理中的安全隐患，做到早发现早消除。最后还可以通过立法的形式对破坏或是盗取电子档案的行为进行约束。同时还可以运用法律的形势来确定电子档案的法律凭证作用，从而为电子档案管理提供相应的法律依据。更好的保证电子档案的真实与安全。

3.2 制定相应的电子档案管理标准和规范

随着电子档案的广泛应用，大量的电子文件也在相继产生。这就使电子档案的管理产生了一定的压力，建立科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范是当今时代对电子档案管理作出的要求。将电子档案的形成、整理、鉴定以及归档储存工作用科学、规范、标准的进行操作[4]。在为电子档案规范有序管理的同时，也为电子档案的调阅与使用提供了一定的便利。

3.3 培养高素质、高专业的档案管理专业人员

虽说大数据时代下的电子档案管理节约了大部分的人力成本，但是毕竟还是需要人员进行操作处理的。而相对于传统纸质档案管理时对员工的需求来说，对电子档案管理的操作人员的需求要更加专业。这就要求我们需培养一批能既懂档案管理业务又精通计算机专业技术的人员，这也是当前各企业档案管理部门的当务之急。对于档案管理专业人才的培养，我们可以在招聘社会上符合条件的专业人士的同时，还可以对比较熟悉档案管理或是专精计算机技术这种专精一门的员工进行相应的培训，从而保证员工更加迅速的掌握电子档案管理技术。另外，我们还可以对电子档案管理的专业人才进一步培训升级，在做好本身职责的同时，学会并设计出符合本企业实际情况的电子档案管理软件，从而更方便、快捷、高效的对电子档案进行存储与管理。

3.4 规范数据格式的使用标准

随着电子档案管理产业的兴起，各种格式的文件处理与储存软件也应运而生，而各个企业对软件采用各不尽相同，这也导致很多企业的电子档案管理系统并不统一，对电子档案的交流与共享造成了很大的困难[5]。因此，对大数据时代下的电子档案使用统一的数据格式，以及标准软件的应用，可以便利档案管理的同时，对档案内容的调阅与整理工作起到了一定的简化作用。

3.5 做好电子档案的长期保存工作

上文我们分析了电子档案存储中遇到的问题，针对上述问题，在电子档案的存储中，我们需做到严格遵守安全措施的同时，还可以进行档案的备份存储，避免一旦电子档案发生损毁，造成不可挽回的损失。其次，我们还可以运用移动硬盘等存储设备进行存储，从而避免网络攻击对电子档案造成的损失。再次，我们还需要对电子档案的存储设备进行定期的维护与病毒查杀，从而做到防患于未然。最后，虽说电子档案逐渐取代纸质档案，成为档案管理的主流，但是纸质档案还是有其可取之处的，对较为重要的档案，在进行电子存储的同时还可以采取纸质档案存储的方式或是微缩胶片等形式进行多种方式的保存，为档案加上更多的保险。

4 结语

在大数据时代的新形式下，我国的电子档案管理行业迎来了新的机遇与挑战，目前来看，电子档案管理还存在着较多的问题，但这也是新事物发展的必经阶段。只有正确的认识电子档案管理中存在的问题，并积极的去面对并加以改进，才能让电子电感管理更加迅猛、健康的发展起来，才能让电子档案管理更加安全可靠。

参考文献

[1]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2013，（6）：48-50.DOI：10.3969/j.issn.1007-9343.2013.06.016.

[2]张丹菊.基于大数据时代下的电子档案管理研究[J].城建档案，2016，（7）：68-69.DOI：10.3969/j.issn.1674-0289.2016.07.027.

[3]左平.大数据时代的电子档案管理与服务[J].通讯世界，2017，（3）：220.DOI：10.3969/j.issn.1006-4222.2017.03.164.

[4]李一，刘邦凡，何太淑等.论大数据环境下的电子档案管理[J].电子商务，2016，（10）：10，66.DOI：10.3969/j.issn.1009-6108.2016.10.005.

[5]商晓艳.浅谈大数据时代下的档案管理创新[J].决策与信息（中旬刊），2015，（8）：184-184.endprint