卫雅妍++王宇欣

【摘要】档案管理工作是任何一个机关、事业、企业管理的重要部分。随着当前社会的信息化发展及科学技术水平的不断成熟，电子信息技术也应运而生，并且广泛地运用在很多领域。电子信息技术也使企业档案管理工作产生了变革，能够让档案管理的过程更加便利。由电子信息技术催生出的电子信息化管理模式是一种档案管理工作改革之下的全新模式，非常适合我国的档案管理工作。

【关键词】电子信息化管理模式 ； 档案管理 ； 作用

【中图分类号】G270.7 【文献标识码】B 【文章编号】2095-3089（2017）08-0288-01

一、电子信息化管理模式的概括

（一）电子信息化管理模式的概念

电子信息化管理模式是基于当下社会信息化、科技化发展而产生的一种模式。所谓的电子信息化管理模式往往是指在现代大中小型企业的档案管理工作中利用计算机磁盘、硬盘、U盘或者其他化学磁性材料进行档案材料的贮存手段，其管理的档案材料内容主要包含了图片、信件、报表、图纸等，是一种相对而言的面积要求低、环境要求高的档案管理模式。

（二）电子信息化管理模式的特点

电子信息化管理模式的特点是在计算机及其相关软件技术的发展之下产生的。当下的电子信息化管理模式是一种巨大变革之下的全新档案管理模式，这种模式的操作不能离开计算机以及相关现代办公软件的支持，整个过程的档案生成、归档、贮存、签发、查阅都必须以机读形式存在。

往往在电子信息化管理模式中，收集和贮存的档案信息必须要精确、真实、有价值，这就给其提出了要求，整个电子信息化管理模式是一个去伪存真的模式，是一个“去其糟粕取其精华”的模式，是一个严谨科学的模式。

电子信息化管理模式是在传统档案管理模式之上进行积极改革、更新、改善而建立的一个开放性的全新的档案管理工作体系，是对从前传统档案管理工作必要补充的模式，也是以提高档案管理工作质量和效率为目的的模式。改变了以往档案管理不规范、管理封闭、管理衔接不严密等问题。

二、电子信息化管理模式在档案管理工作中的作用

（一）电子信息化管理模式有利于实现资源共享

在档案管理工作中采取电子信息化的管理模式，有利于充分发挥信息网络技术的作用，在一定程度上能推动档案管理的体制化与信息化，促进资源的合理共享。与此同时，也能够促进档案翻阅、档案查找以及档案编码等档案相关工作便利性的增强。而随着信息网络以及科学技术更深层次的改革与推进，电子档案管理逐渐从不同的角度出发，严格依照不同的档案管理情况进行档案查阅、档案资料分类、档案优化等。

（二）电子信息化管理模式可以确保档案检索的准确性以及有效性

过去的档案管理工作都是采取传统的手工管理模式，档案管理人员对于档案查阅、档案分类与整理等相关的档案管理工作都是通过人工的方式进行的，因此工作效率非常低，并且工作中出现的误差也特别多。而现在，通过采取各种先进的相关网络技术设备，将档案管理人员从过去纯手工的管理方式中转变为依靠先进的科学技术，在档案管理工作中采取了电子信息化的管理模式，促进了档案管理的工作效率得到了大幅度的提高，并且数字化的网络管理系统，具有比较完善的检索方式，不仅有高级检索还有专业检索等，并且对于广大档案管理人员而言，在一定程度上，减轻了档案管理工作的压力，推动相关档案管理工作水平更深层次的提高。

（三）电子信息化管理模式可以确保档案的时效性

过去的档案管理工作由于相关技术不发达，管理思路也不清晰，相关的档案管理人员缺乏相应的档案管理知识，庞大繁琐的档案管理工作需要耗费档案管理人员大量的时间与精力。而在档案管理工作中运用了电子信息化管理模式，在一定程度上缓解了档案工作人员的工作负担，与此同时，信息化的电子计算机管理模式也能确保档案管理工作的有效完成，具有一定的时效性。

（四）电子信息化管理模式可以提高档案管理工作的效率

在信息网络以及科学技术没有那么发达的时候，档案管理工作都是采取纯人工操作的管理方式，对相关档案进行管理。因此，档案管理人员需要耗费大量的时间和精力在档案的整理、登记以及管理工作中，档案管理人员的工作量非常大。而当今社会，随着网络信息以及科学技术更深层次化的改革与推进，档案管理思路的不断创新，档案管理方法的进一步丰富，各领域都逐渐采取各种先进的相关的技术设备，将档案管理人员从过去纯手工的管理方式中转变为依靠先进的科学技术，将电子信息化的管理模式列为了档案管理工作中重要的管理模式，在档案管理中进一步提高了档案管理人员的工作效率，推动了各领域档案管理工作水平更深层次的提高，如：医院的档案管理工作、各企业的档案管理工作。

三、推广电子信息化档案管理的新举措

一是建立和完善电子信息化档案管理的规章制度。根据纸质文件和电子文件各自的特点，建立电子文件和纸质文件“双保险”制度，将两者进行同步归档，既对纸质文件照常整理归档，又对电子文件中的有关数据录入存档，使其起到资源共享，共同互补作用。同时要建立电子信息化档案管理的网络安全制度。由于在电子信息化环境中，档案资料信息更容易被復制、更改，很容易泄密，而且电子介质之间复制更简单、快捷，并且不容易被人发现，所以安全问题就显得更为重要了。设立一套安全有效的安全制度，通过加强权限管理，设置多层密码，加强密码设置的安全性，安装正版的防毒工具等措施可能有效地防止不被非法访问和窃取。

二是加大资金的投入和人才的培养。现在是电子信息高速发展的时代，电脑等硬件设施更新换代非常快，这就要求要加大资金投入，及时的更新硬件设施，有效保证电子信息化档案管理实现。同时注意加大人才培养，注重综合型人才的培养，作为一名电子信息化档案的管理人员，既要精通档案管理的专业知识，还要同时具备计算机方面的信息处理技术，所以要加大力度对这类型人才进行培训。还要有针对性的随着相关技能的不断更新改革，做好相应的继续教育培训，为实现建立高效良好的电子信息化档案管理创造有利的条件。

总而言之，结合以上种种情况表明，在信息网络以及科学技术更深层次改革与推进的现代社会，各领域都需要摒弃落后的档案管理模式，在档案管理工作中采取电子信息化的管理模式。在档案管理工作中采取电子信息化的管理模式，对于各领域档案管理工作而言，既是机遇也是一种挑战。因此，相关领域的档案管理工作必须不断创新档案管理思维，并对档案人才的培养给予足够的重视，以期推动电子信息化的管理模式在各领域得到进一步的发展。

参考文献

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