韩艺

【摘 要】信息化时代带为我们带来了太多的机遇和挑战，为了档案更好的管理，提高工作效率，同时降低或是避免因人工管理的带来的错误，因此研发了这套基于数据加密的档案信息管理系统。对档案进行信息化管理是当前的科技和社会发展的必然要求，我们必须重视其档案管理，根据实际情况制定出一个档案信息化管理的总体规划，建设好自己的档案信息网站，使档案信息化符合国内外的标准，同时在原有的基础上，积极探索新的管理方法，升华管理理念，这样才能不断提高效率，适应时代发展。

【关键词】档案管理；系统设计；实现

1 .导言

要想更好的保证建筑业档案的有序性、真实性和完整性，就需要对其所涉及的内容进行全面的考虑，以更好的设计系统中的性能和要点。因为建筑业档案有较强的专业性和适应性，采集和积聚都较为灵活，扩展性强且资料繁多，所以就要求其数据库的处理性能强，以便于可以及时的对档案所形成的数据进行分辨。在现如今这个数字化时代中，利用网络和计算机技术对档案管理系统进行设计以成为主流管理档案的一种方式，而以往的档案管理则作为辅助性工具，以对电子档案进行补充和完善，以提高档案的资源的利用率和管理水平。

2 .档案系统内容的分析

对档案所涉及到的内容进行具体全面地分析是系统进行设计的首要环节，目的是为了明确系统设计的方向，也就是要清楚用户的需求，应具备怎样的功能，以及设计过程中所要用到的工具及技术等。这一环节可以说是系统设计的开端，它是否全面具体不仅直接影响到系统内部具体的设计，还关乎到与用户需求的相符程度，所以，此环节的工作是极为重要且困难的。在此过程中，首先要及时地与用户进行沟通，了解用户所需，针对用户所提出的要求进行科学全面的分析，并将其整理好作为重要需求文档进行保存，以便于为下一步工作提供依据。对于建筑业的档案管理系统来说，主要分为资料采集、整理、归档、检验、编号以及存储、查阅等内容。资料的采集就是对建筑中各项工程从施工到完工整个过程中相关文件和各项资料的收集和积聚。归档是在资料采集和积聚以后对其进行有序的整理，并将其交由档案室进行归档，在归档之前要对资料的完整性和真实性进行审查，然后按照不同类别的资料进行分类整理、登记，最后将其列入档案室保管。在保管后还要对档案后期的查询奠定基础，要对档案进行编号、编排目录、设置查找工具等等，便于为日后查询提供便利。

3. 系统数据库的设计

我们对存于本档案管理系统的用户表、单位表、以及文件表这三个表进行了定义。档案局内部工作人员的个人信息被记录于用户表之中，当前只具有用户名、密码等属性。在对该系统进行使用之前，工作人员必须对用户名以及密码进行填写来登录系统，验证身份并取得文件管理权限。本系统之中，我们进行身份验证时所使用的是用户表以及ASP的Session对象。在正常登录时，session对于对应的用户名会使用一个变量进行保存；在对管理页面进行非法请求时，将检查出session对象中的用户名变量是空的，页面就会被强制转为登录页面进行强制登录，这样系统的安全就能够得到保障[1]。目前只有单位名称以及单位联系方式等属性被记录在单位表中的发文单位的基本信息里。管理单位的基本信息，能够使数据库中多余数据的数量得以减少，而且最少的操作就能够对单位信息进行更新，这对于扩充单位信息也十分有利。在相关文件记录中的文件属性，除一般属性之外，还有一些不可忽略的重要属性。特殊文件属不管是加密的还是公开的，相关标注文件是文本的还是图形格式的。浩如烟海的馆藏文件存在于档案局之中，如果对这些文件都以文本方式进行记录，这将是一项耗时费事的工程，对文件进行扫描，然后把扫描所得图形提交到数据库，这一过程节省了大量时间。可是相应的问题也产生了，那就是怎么使格式不同的两种文件在数据库中得到统一。我们通过把一个“文件路径”属性添加到文件表之中来解决这个问题。针对文本文件，可以在一个磁盘文件中对文件主体内容进行存储，把这个文本文件的路径存储于数据库里；针对图形格式的文件，把存在于文件之中的图形文件以磁盘文件的形式进行保存，然后再另创一个磁盘文件，在这个磁盘文件里，依据提交顺序对图片的路径进行记录，并把这个磁盘文件的路径记录于数据库，为保文件名不重复，要用对数据进行提交时服务器的系统时间来命名磁盘文件。

4 .档案管理系统的设计

借组ASP动态网页档案管理系统所具有的各项功能得以实现，一系列动态网页对整个系统进行了构成，系统同后台数据库、档案管理者、以及档案用户之间的交流互动是依靠动态网页达成的，以此对单位管理、文件管理的功能予以实现。对身份进行验证之后，管理员就能够进入到管理页面中。对记录进行的添加、修改或者删除等构成了管理的具体操作。添加、修改的页面大致相同，区别是数据控件在添加页面里默认是空值，而在修改页面里则具有初始值，所以，可以在一个页面里对页面进行添加或者修改，要利用URL后面的查询字符串区分所引用的页面。为确保提交的数据是既完整又安全的，要在提交页面之前先验证客户端。为避免出现重复记录现象，将数据提交到服务器之后還要验证服务器端。

对图形文件进行添加时有需要特别注意的问题，因为对于文件中所具有的图片数量不能事先知晓，即对上传到页面的文件控件的数量不能予以固定。另外对于客户端的验证也是一个问题。利用服务器端脚本来对客户端脚本进行生成这个办法对上面的问题加以解决。进入添加图形文件页面之前，首先把文件中图片数量的数据提交给服务器，服务器把这个数据作为依据，对数量相应的文件上传控件进行动态生成，客户端验证码可以利用ASP的Response对象的write方法进行输出。专门的文件上传组件可以被用于上传文件，也可以使用程序把图片信息从提交的数据里提取出来。修改图形文件这一功能在文件管理之中非常不易实现。对图形文件进行修改既要求重新上传图片也要对之前的图片予以显示。因为不能够确定图片的尺寸和数量，导致页面可能会出现一些混乱，所以，该项目对于图形文件不能修改只可删除。

5 .结论

随着科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，其强大的功能已为人们深刻认识，它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分，使用计算机对学生档案信息进行管理，具有着手工管理所无法比拟的优点.例如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率，也是企业的科学化、正规化管理，与世界接轨的重要条件。

参考文献：

[1]吴竞华， 陈根才. 基于三层结构模式的档案管理系统设计及实现[J]. 计算机应用， 2000， 20（8）：63-65.

[2]谢海洋， 王保忠. 基于Web技术的电子档案管理系统的设计与实现[J]. 档案学研究， 2005（1）：34-37.

[3]陈超， 梁兴建， 邱玲. 基于RFID物联网的档案管理系统设计与实现[J]. 四川理工学院学报（自科版）， 2011， 24（6）：671-673.endprint