荣启涛

摘要：档案收集工作是档案工作的起点，为档案工作提供实际的管理对象，是档案工作中一项极为重要的基础性工作。为了充分发挥档案工作服务保障作用，我们必须以科学发展观为指导，以社会档案信息需求为牵引，更新档案收集工作理念，为档案工作的可持续发展奠定坚实的基础。

关键词：档案；收集工作；要求

一、档案收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本内容。也就是说，把分散在各机关内部职能部门和个人手中的文件材料，按照规定集中保存起来

（1）档案的收集工作是档案管理工作的起点，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中有价值的档案分别集中到各有关机关档案室和各级档案室的工作。档案收集工作的内容主要包括三方面一是对本机关需要归档档案的接收工作。机关各部门办理完毕的文件是档案室档案的主要来源，建立健全机关内文件材料的归档工作制度是机关档案部门开展档案收集工作的主要途径。二是对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。接收现行机关和撤销机关的档案，特别是接收现行机关的档案，是各级国家综合档案室收集工作的经常性任务。三是对历史档案的接收和征集工作。

档案工作的对象是档案，档案收集的齐全与否，会直接影响档案工作其他环节，尤其是直接影响到社会各方面对档案的有效利用。

（2）收集工作是档案室要贯彻集中统一、分级管理原则的重要措施，档案对国家规定应该归档的各种门类和载体的档案，不得分散保存，任伺个人更不能据为己有。只有通过行之有效的档案收集工作，才能把档案集中到各机关档案室和各级各类档案室，形成统一的档案信息保管基地，实行集中统一、分级分专业科学管理

二、档案收集工作要正确处理局部与整体、当前与长远的矛盾

档案形成初期，先由各单位档案室集中管理，然后再由档案馆保存，档案室与档案馆是局部与整体的关系，要防止档案室把档案“占为己有”，不愿向档案馆移交的倾向。同时，也要防止档案馆过早地接收档案，影响各单位对档案利用的情况发生。对于一个单位来说，也同样存在局部与整体的关系。各个业务部门与档案室的关系，就是局部与整体的关系，各业务部门形成的档案，是本单位全部档案的一部分，应由档案室集中统一管理，不能将各自形成的档案分散在本部门保存。若有特殊需要，可以暂时存放在本部门一段时间，但应按档案室的要求管理，由档案室通盘考虑，最终仍集中到档案室去。这样，才能使集中统一管理的原则得到真正的贯彻和执行。

三、档案收集工作应该保持全宗的不可分敖性和系统性

全宗是一个单位档案的有机整体。一个单位形成的档案，应该保持它固有的内在联系，不要分散。这是贯穿于档案工作全过程的一个基本原则。在收集过程中，要坚持把一个单位的档案，全部集中到一个档案馆，而不允许把一个单位的档案分散在不同的档案馆或与其他单位的档案相互混淆，那种把一个单位的档案人为地分割开来的做法是不科学的，也是不能允许的。

四、档案收集工作要注意加强广泛调查

档案收集工作要加强馆（室）外调查，使收集渠道畅通，信息灵敏，以便统筹安排，及时收集、加强馆（室）外调查，就是要求档案馆（室）掌握档案形成、流动、管理和使用等方面的信息。对于档案室来说，要了解本单位工作活动将产生哪些档案，这些档案是否形成和归档，对于档案馆来说，要了解被接收单位的历史、档案状况、保管条件等，区分缓急，有计划地接收进馆。同时，对散失在社会上的零散档案，要广泛调查，一有线索，便跟踪追击。目的就是要收集到更多更好的档案。

五、档案收集工作要加强规章制度和宣传工作

档案收集工作是与外界联系比较密切的一项工作，涉及面广，既要有制度、有标准，又要加强宣传工作。收集工作面向社会，面向本单位各内部机构和业务人员，是一项既有政策性，又有灵活性的工作。要做好这项工作，必须建立严格的制度，规定统一的标准，以保证收集工作顺利进行。比如，一个单位的档案室要制定明确的归档范围，统一案卷质量要求等，使各部門按照规定的标准和要求去做，使每个产生的文件材料，按制度经常不断地归档，移交给档案室集中保存。又比如，档案馆接收各单位档案室的档案，要有明确、统一的接收标准和业务规范，对不符合质量要求的档案，有权责其单位重新整理，以保证档案馆档案的质量。与此同时，档案部门要加强宣传、说服工作、宣传档案集中统一管理的必要性，对那些由于认识不一致，暂时不愿向档案部门移交档案的单位、部门或个人，在制定制度和标准的同时，要尽量采取说服工作。

总之，为了让后人铭记曾经的过去，为了留下鲜活的社会记忆。我们应该以科学发展观为指导，以适应履行档案管理部门的职能使命需要为目标，在档案收集工作中融入以人为本、协调发展、全面发展、可持续发展的理念，力争将档案收集工作的触角由历史向现实延伸，由机关向基层延伸，由集体向个人延伸，由单一的纸质机关文书向多种类型多种载体文件材料延伸，实现从宏观到微观、从整体到细节的拓展，努力构建覆盖人民群众的、全面立体的档案资源体系，从而为档案工作满足社会主义现代化建设全面发展需求奠定坚实的资源基础。

（作者单位：洮南市同源给排水有限责任公司）endprint