尹永生

摘要：我国综合国力的提升，离不开人力资源的有效管理。而作为当今社会的核心资源，人力资源的开发也需要人事档案管理部门奠定坚实的基础，较为完善的人事档案管理才能保证用人单位在选拔人才，利用人才方面得以长足发展。本文就人事档案管理和人力资源管理的特点，以及它们二者之间的联系，针对人事档案管理对人力资源管理的作用进行了阐述和分析。

关键词：人事档案管理；人力资源管理；作用

当今社会发展迅猛，随着科学技术的进步，企业对于知识和技术的需要远远超过了对于体力的要求。于是，人才变成了企业之间竞争的关键因素，得人才者得天下。这时，人力资源管理就显得格外重要，因为这不仅仅是对企业员工的管理，更是对人才和知识的管理，是企业能否在市场中站稳脚跟的关键环节。人事档案管理和人力资源管理紧密联系不可分离。只有真正做好人事档案管理工作，才能够保证人力资源管理的顺利进行，从而实现提高企业竞争力的终极目标。

一、人事档案管理

人事档案管理通俗一点来说，就是把人的基本情况，包括教育背景工作经历，知识技能等，进行总结和归纳，并进行保管，在需要的时候调出资料，为企业招聘和选拔人才提供方便。它是个人在社会活动中方方面面的记载和真实反映，在用人单位需要时已备调出材料进行考察。人事档案管理迎合了当今社会企业竞争的需要。在现代化社会，信息和情报是左右企业竞争力的关键因素，人事档案也是企业机密的一部分。人事档案管理能够更加有效地对当事人的档案保存完整，防止损壞，防止信息泄露，并且便于在调动人力资源时对于档案的转递。

二、人力资源管理

人力资源管理就是在经济学和人的思想指导下，通过举办招聘会等方式来选拔培训人才，使之上岗就业，并且付之以相应报酬的管理形式。人力资源管理对于双方都是有利的，既能让企业招聘到更多有用的知识和技能性人才，还能够提高个人的就业率，发挥人在社会中的价值。当然，根据每个人的不同资料档案来为企业选择合适的员工是人力资源管理的核心任务，但同时也要能够对企业的人力需求有一个准确的预判，保证招聘到的人才适应企业的需要，然后对员工进行必要的组织培训和考核，使得员工能够胜任自己的岗位。还需要根据业绩来进行相关的奖励措施，以此来激励个人激发潜力，实现价值最大化。

三、人事档案管理和人力资源管理的相互关系

人力资源管理就是运用科学有效的方法，对人力资源进行一定的组织培训和调配，使得员工的心理和思想行为能够受到有效的调控、引导和协调，最终使得人尽其用，充分发挥人的客观能动性，个人和企业都得到双赢。人事档案管理是社会组织或国家机关，在人事管理的活动中逐步形成的管理模式，主要是对个人的求学经历，、技术才能等进行记录的相关文件。由此我们可以看出，人事档案管理是人力资源人事档案管理过程当中一个必不可少的环节。人事档案管理是人力资源管理的基础和保障，人力资源管理需要从人事档案管理中提取相关的资料和信息，要想保证人力资源管理的合理性科学性，就要保证人事档案管理信息的准确无误。因此，人事档案管理是人力资源管理工作的前提条件。

四、人事档案管理对人力资源管理的意义

（一）人事档案管理为人力资源开发提供可靠的信息和数据

人力资源的开发离不开人事档案管理对其提供的可靠信息。从人事档案管理的性质来看，它可以了解各个员工的人生轨迹。在人力资源开发的同时，有助于管理者了解员工的过去，并且合理把控员工的现在，分析员工的潜能和发展，帮助组织者能够及时发现人才利用人才，为企业创造价值。

（二）人事档案管理使得人力资源需求预测更准确，更规范

人力资源管理的内部因素能够对人力资源需求产生很重要的影响。因此可以通过人事档案管理，对组织的人才进行了解和进一步的分析，对企业人力资源的需求有一个更准确和科学的定位，从而制定出相应的人才计划。企业只有在获取了人事档案的基础上，才能够对人力资源进行有效的预测。

（三）人事档案管理有助于对人力资源进行合理配置

人事档案相当于一个人力资源的大型数据库。我们可以从人事档案库中了解到企业任何一个成员的详细资料，根据企业员工的不同学历背景和专业技能，组织者可以对它们进行合理的分工配置，使得人才可以各尽其用，每个人都能在他的工作岗位上发挥最大的价值，企业也因此能够得到迅速的发展。

（四）人事档案管理能够帮助企业有针对性地设定员工培训项目

员工在上岗之前，企业会对员工进行培训。在培训之前，组织者可以根据员工的资料和信息，比如教育背景、年龄等，来设置相应的培训计划，比如企业针对不同年龄段的员工需要区别对待，对于年轻一点的员工可以培训他们专业的知识和技能，因为年轻人接受新事物的能力比较快，动手能力比较强。而相对于年龄较大的员工来说，可以对他们进行健康和保健的培训，让他们的身体更加健康，这样可以让员工体会到企业对于他们的人性化管理，调动他们工作的积极性。

（五）人事档案管理有利于更好地对员工进行职业生涯规划

人事档案管理是员工各种信息的整合，从个人的档案中管理者可以清楚地了解到该员工的工作经历，品德修养，技术能力等方面，这样给管理者对于规划员工的职业生涯发展就有了较为可靠的依据。比如说如果一个员工在之前的工作生涯中做过销售工作，并且业绩非常突出，那么就可以把它列为销售部经理的培养目标之一。再比如说如果一个员工之前并没有做过技术性的工作，但是做过管理类的工作，那么就可以让他向管理层靠拢。

五、结语

人事档案管理在企业人力资源管理方面的价值，更突出地体现在对于员工档案资料的管理中。通过对员工资料的整理和分析，来保证员工的质量。人事档案管理在人力资源管理中的主要作用包括：为人力资源开发提供可靠的信息和数据、为企业发展需要的人力进行预测、按需分配企业人员去向、进行科学培训等。当今信息化的时代，人事档案管理也会结合着信息技术，数据库等现代化工具使得信息查询更加方便快捷，推动着人力资源管理更科学更高效。

（作者单位：莱阳市社会保险服务中心）endprint