郭忠

摘 要：21 世纪，是知识经济的时代，具有不可替代性，而管理的核心极为知识的管理；所有的竞争归根结底就是知识的竞争，人力资源管理成为知识管理的核心内容，而人事档案管理的优劣又很大的影响着人力资源管理的有效性，从而，人事档案工作成为企业人力资源管理的重要支柱。做好企业人事档案工作，将极大的促进企业人力资源管理工作，进而提高企业核心竞争力。知识经济时代，传统的人事档案管理已落后于时代的潮流，现代企业人力资源管理对人事档案管理工作提出了新的理念，人事档案管理工作改革势在必行。

关键词：人力资源管理 人事档案管理

21 世纪，知识成为推动人类发展的第一要素，是人类最宝贵的资源。这一时代，是知识经济的时代，管理的核心即为对知识的管理；所有的竞争归结为人才的竞争，人力資源管理成为知识管理的核心内容，而人事档案管理的优劣又极大的影响着人力资源管理的有效性，从而，人事档案工作成为企业人力资源管理的重要支柱。企业人事档案作为企业档案的重要组成部分，它的主要作用一般有以下几点：

1. 考察、了解职工的重要手段；

2. 人力资源管理工作不可缺少的根据；

3. 人力资源开发的信息和数据基础；

人事档案管理是一项管理工作，由它在企业中的主要作用可以看出，人事档案管理和人力资源管理是一个有机的整体，两者之间就像鱼和水的关系一样，不可分离，同步发展。人力资源管理离不开人事档案提供的信息，而人事档案管理工作所有的业务活动都是为了输入或输出人事档案信息，为人力资源管理活动服务。 做好企业人事档案工作，可以极大的促进企业人力资源管理工作，进而提高企业核心竞争力。

人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。现代人力资源管理新趋势对人事档案管理工作的新思想。这些新的思想大致可以归纳为以下几点：

1. 建立企业的核心价值体系。现代人力资源管理把企业经营管理作为一种道德行为，企业文化成为企业生存发展的重要支撑力量。

2. 建立多层次的价值评价体系。由传统的人事考核转向人力资源管理的价值评价体系。

3. 构建以绩效为导向的薪酬回报体系。

4. 把职业化作为衡量人力资源管理水平的重要标志。

一、现代人力资源管理发展的诸多新趋势对人事档案管理工作提出了更多、更新的要求：

1. 人事档案工作作为企业档案工作的重要组成部分，也应体现企业文化，为建立企业核心价值体系服务。

2. 人事档案工作是企业价值评价体系的基础，价值评价信息是人事档案信息的重要来源，人事档案提供的人事信息应从原来的单一考核信息转向多层次全方位的评价信息，并在记录个人信息的同时注重组织、团队信息，保持个人信息与组织团队信息的联系、一致性。

3. 人事档案工作是企业价值分配体系的重要依据，人事档案在提供分配信息的同时，还必须注意对价值分配结果反馈信息的记录、更新。

4. 职业化是衡量人力资源管理水平的重要标志，由此，人事档案工作也必须注意对职业化相关信息的收集，并及时地提供利用。

二、企业人事档案管理工作问题透视现阶段，企业人事档案管理工作存在很多问题，这些问题直接制约了企业档案工作的发展，并为企业人力资源管理工作带来极大的困扰，影响了企业发展。

1. 服务意识淡薄，缺乏开拓进取的精神不仅仅是企业人事档案管理工作，很多企业档案管理部门思想陈旧，缺乏开拓进取的精神，未从根本上意识到档案工作是服务性的工作，档案信息提供利用的有效性很大程度上直接取决于档案服务工作的优劣。

2. 合作意识淡薄，缺乏与相关部门的协作企业人事档案管理不是一个单独的实体，而与其他很多工作紧密相关。但是现今很多企业的人事档案管理与企业的人力资源管理相脱节。员工的人事档案很少能提供人事部门所需要的员工的信息，相应的，人事部门也不会将新的员工人事信息交由档案部门保管。

3. 竞争意识淡薄，缺乏时效性观念传统的思想。档案部门缺乏竞争意识，没有明确时效性观念，使得档案部门工作效率普遍低下，然而在知识经济时代，这对企业将会产生致命的影响。

4. 人事档案管理制度不完善，缺乏科学性、先进性在制度上，人事档案的收集、鉴别、整理、归档、查阅、更新等环节相对滞后，致使应该归档的没有归档，该整理装订的没有整理装订，流动档案没有及时清理，造成档案混淆，需查的档案查不到，不能真实、完整地反映一个人的历史资料。

5. 传统人事档案分类的不科学性及档案内容的片面性传统的人事档案主要分为干部、学生、工人三大类，但随着时代的发展，这种分类方式已不能满足现代人事档案管理的需要。

6. 人事档案管理人员的综合素质制约人事档案管理工作的发展档案工作人才结构的不适应，现有的档案人员往往缺乏开拓精神和竞争意识，知识面较窄，知识结构不合理，深深制约着人事档案管理工作的进行和发展。

7. 人事档案管理手段落后，制约人事档案功能的发挥现在还有很多企业的人事档案管理处于经验管理和手工管理阶段，在人事档案作用日益增加的情况下，这种方式越来越不能满足现实工作的需要。

三、加强改进人事档案管理工作，适应现代企业人力资源管理工作新要求人事档案管理工作的改革要立足本职、根据现状，以知识经济时代为背景，积极拓展管理职能，使人事档案工作真正适应企业人力资源管理的新要求，为企业的发展做出新的贡献。

1. 增强服务意识，积极主动的提供利用

知识经济时代，人事档案管理人员要更新观念，端正态度，改变长期以来坐等上门的被动服务方式，增强服务意识，积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。

2. 增强合作意识，加强与相关部门的协作

知识经济背景下，企业的任何一个部门都不是独立的，而是相互联系，相互依存的。作为管理整个企业实践活动载体、知识结晶的档案部门来说，更是和所有的部门紧密联系。

3. 树立竞争意识，增强时效性意识

知识经济时代，知识是最宝贵的资源，而时间则是竞争的重要决胜性因素。档案管理工作的效率也是企业整体工作效率的体现。人事档案管理部门不仅应及时、准确地提供档案信息，还应缩短反馈信息收集、再利用的时间周期。

4. 建立健全科学、合理的人事档案管理制度

在人事档案管理工作中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、法律化。

5. 建立科学的人事档案分类系统，充实档案内容

人事档案的分类应根据企业的内部情况加以分别，建立适合企业自身的、科学合理的人事档案分类系统，而不习惯于传统工作分类。应根据知识经济时代，人力资源管理的新观点充实人事档案内容，使之能从多方位全面反映一个人。人事档案内容应注重动静结合、横纵结合、定量与定性相结合，实现科学化，人性化的档案管理。

6. 加快人事档案管理工作的科学化、现代化进程

人事档案管理工作的科学化、现代化既包括管理手段的科学化、现代化，又包括管理理念的现代化、科学化。最终是要在企业中建立一个以企业员工人事档案信息为基础的员工信息系统。而这个系统的初步要求则是建立人机结合并且相互和谐的技术性管理系统，实现人事档案的计算机管理科技化。

时代在不停发展，人类在不断进步，21 世纪是全球信息化的世纪，是知识爆炸的时代。信息与材料、能源一起构成人类社会的三大资源，知识成为推动人类发展的第一要素，人才成为竞争的关键。档案凝聚着企业的所有创造、所有知识，档案承载着企业人才的信息，档案管理不再是无足轻重。但是现今的档案管理水平并不能完全适应企业发展的要求。人事档案仅是企业档案的一部分，在加强人事档案工作改革的同时也应积极推进企业档案管理工作的全面改革，由主观能动性着手，建立健全档案管理制度，提高档案人员素质和专业技能，加快档案管理工作的现代化进程，改变档案管理工作以往的被动低迷的局面，使档案管理工作真正适应知识经济的时代要求，为现代新型企业的发展做出更大的贡献，开创档案工作的新篇章。

参考文献：

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[2] 马士斌：《现代企业竞争利器——人力资源管理》，中国矿业大学出版社，1999 年 11 月第一版。

[3] 邓绍兴、陈智为：《档案管理学》，中国人民大学出版社，2001 年 1 月第二版。

[4] 肖华：《股份制企业人事档案管理初探》，载《南通职业大学学报》，第 13 卷第 3 期，第75～77 页。

[5] 孙硕实：《规范与提供利用相结合——谈谈流动人员人事档案管理》，载《中國档案》，1997 年第6 期，第 24- 25 页。