张鹏

摘要：公文是用来传达国家方针政策、发布行政法规和规章的公务文书。公文处理是各级行政机关一项重要的工作，也是一项不可或缺的行政行为，还是各级机关之间进行联系的纽带。而档案又是公文的重要载体，也是重要的信息来源，档案是公文的主要载体，公文的优劣影响着档案的质量。要做好档案管理，首先就要提高公文的质量。而用好档案不仅有利于资源开发，还有助于行政管理工作的有效开展，对机关工作职能转变有着直接的影响。因此本文主要就对公文处理和档案管理相关衔接问题进行分析和探讨。

关键词：公文处理；档案管理；衔接问题

1公文处理及档案管理衔接的重要意义

在公文管理中，档案通常是公文在一定条件下的转化形态。在档案管理及公文处理的接续环节，不仅是进行“来料加工”即可，还需要借助公文处理，加强档案管理及公文处理间的衔接，以有效提升档案管理的水平，为单位工作提供便利，让档案更好地服务于实际工作，提高行政工作效率与管理水平。

2公文处理与档案管理衔接方面存在的主要问题

档案的前身就是公文，是由公文转化而来的。因此，公文在制发阶段就要考虑到公文的质量，要尽量做到规范化、标准化和科学化。在实际工作中公文处理和档案管理上实行的是分块管理，从管理科学来看，这样比较科学有效。但也有不足之处，那就是拉大了公文处理工作和档案管理工作的距离，文秘人员对档案管理意识有所欠缺，档案管理者对公文处理实际经验考虑较少。这样就使得公文处理和档案管理在衔接中出现脱节现象。主要有以下问题：

2.1公文处理及档案管理的衔接意识有待加强

在实际管理工作中，档案人员及文秘并非是一个人，由公文生成至归档管理的整个过程，需要多个工作人员，这种管理制度也是较为科学有效的，但公文处理及档案管理间的距离也被拉大了，有些公文处理人员的档案意识较为薄弱，而档案管理人员对公文处理工作方面的考虑也比较少，使得二者之间的工作存在脱节现象，且存在细节不规范的行为。

2.2公文处理及档案管理的衔接机制不完善

在公文管理中，公文處理及档案管理间缺乏规范性的配合制度，使得两种工作环节衔接不紧密，无章可循，各自为政。而且档案工作人员与公文处理人员之间缺少沟通，彼此不了解相互工作，影响了两者的有效衔接。除此之外，两者间还缺乏信息化手段机制作为支撑，导致公文处理转化成档案过程中存在重复性，工作效率与质量低。

2.3公文处理及档案管理的衔接质量有待加强

有的单位仍然存在“文山会海”的工作作风，使得公文数量较多，加大了档案管理及公文处理人员的工作负担。工作人员很难在有限时间内有效保证公文处理质量，使得公文与档案质量较低，影响了行政服务的效能。而且有些单位仅重视档案的数量，不重视档案的质量，档案信息的应用效率并不高，对行政工作的效率、服务管理能力及政府职能的转变等均有影响。

3公文处理和档案管理衔接中的有效措施

3.1公文处理规范化

公文是具有规范格式的文书，在日常工作中，要树立公文规范化、标准化和科学化的指导思想，维护公文的权威，确保公文的严肃性，这样才能达到档案管理科学化、标准化和规范化。公文的标准格式内容主要有：公文版头排列及字体、字号，文号，标题排布的注意事项，正文具体格式及一些称谓表述方式，落款及印章的使用，在版記、附件上也要严格按照规定进行，这样能够避免重复劳动，提高公文质量，同时为与档案管理衔接工作做好充分准备。对于原件的保护，要从档案管理的工作实质上考虑，对于文件要做到有迹可循、有证可查，所以对于公文处理，应将原件、改正稿和定稿都要保存好，让这些作为历史见证。

3.2强化全过程管理

全过程管理就是从公文问世到档案归档这个过程的管理，要做到这一点，就要从树立质量管理意识开始，对每个环节都要进行严格管理，包括文秘人员和档案管理人员的工作都要进行严格监督。要严格遵循《档案国家标准》、《国家行政机关公文格式》、《国家行政机关公文管理办法》中的要求，从公文格式、行文规则、收发程序一直到档案归类都要全程严格执行。公文归档的要求，主要是真实、完整，达到实现档案的功能价值，可参照《文件材料保管期限表》和《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定。一要准确鉴定每一份公文的价值，剔除重份和没有保存价值的公文。二要明确归档时间，在规定时间内完成档案的归档工作，保证档案完整存档，随时待查。三要注意归档的完整性，文件档案应保存的内容包括文件签批单、正式文件，以供保存和查阅利用。为保证归档保存的公文长期可查，要有适合纸质公文的存储环境。四要建立一支优秀的管理队伍来对此进行管理监督，这支队伍要具有专业素质和稳定性。为了更好地强化全过程管理，还要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范办理公文。

3.3及时立卷归档，为公文和档案的转化做好衔接

公文是档案的重要基础，公文制发完毕后，应该由专人及时整理、归档。文件制发人员在平时的工作环节中就要注重收集，倡导“马上办”的工作作风，强调“及时”二字，及时收集、分类，及时归档。将制度流程化、流程信息化，让公文处理与档案管理形成链接，达到平时预归档状态。各部门办理完毕的文件材料，根据立卷的原则和方法，统一集中由文秘人员保管，文秘人员按照归档要求对文件按照类别分类，进行大类排序、编号、归档。公文的立卷、归档是文秘工作的末端环节，而对档案工作却只是开始环节，并成为两项工作真正意义上的衔接点。文秘人员平时有计划地收集整理文件，进行分门别类地管理，既方便平时查阅，又利于年终立卷。

结语

在公文管理工作中，公文及档案的管理工作是紧密相连、相互依存的衔接工作，两者间实施一体化模式已成为发展趋势，加强两者间的衔接工作，可有效提升公文处理的效率，提升档案管理能力，从而促进行政单位服务管理水平的提高。

参考文献：

[1]宋平.公文处理与档案管理衔接问题研究[J].办公室业务，2014，24：8.