陈庆晖

摘 要：随着我国快速的发展，我国的科技在不断的进步，要想在事业单位对档案管理工作做出创造性提升，就十分有必要引入数字化技术进行档案管理，创造出更加符合实际情况的档案管理模式，借助现有的信息技术优化管理环境，实现系统性、信息化的档案管理。文章以事业单位档案管理信息化的基本概念及其必然性为切入点进行分析，主要探讨了其独特的优势，并针对这些特性创造性的提出了几点增强信息化建设的具体措施。

关键词：事业单位；档案管理；信息化；优势；策略

引言

档案是各项实践活动的重要记录和体现，具有较强的历史性和真实性，事业单位档案是其在长期发展中所产生的重要资源，其不仅记录了单位的成就与发展，同时还蕴含了大量的社会信息和历史信息。当前，随着我国经济与社会的快速发展，档案的价值和作用更加突出，其不仅反映了社会现状，同时也可以为单位决策提供参考。在信息时代下，对档案管理开展信息化建设，是时代和行业的发展趋势，其不仅能够提升工作效率和水平，还可以充分发挥档案的价值，因此，事业单位要通过有效的途径，提升档案管理的信息化水平。

1信息时代事业单位档案管理概述

1.1档案管理信息化

基于信息化时代下，事业单位档案管理需要各部门的配合、协调，融入信息技术从而实现计算机输送、数据传输，对信息资源展开数字化处理，档案管理达到网络化。只有这样，才能确保档案信息资源的科学配置与信息分享。

1.2档案管理信息化的重要作用

伴随着社会经济的进步与发展，传统人工档案管理已经难以满足事业单位档案管理要求，档案管理信息化将实现信息资源共享，确保档案储存完整性，延长储存时间；部分档案信息数据与原件可以通过信息技术修复，计算机技术备份有效避免了原有数据资源的丢失。另一方面，电子档案搜集也比传统人工资料搜集更加快速，档案查找更加便利。现阶段，事业单位在设备与技术方面基本实现了信息化，只要有档案信息化管理体制保证即可。

2促进事业单位档案管理信息化建设的相关策略分析

2.1加强档案管理安全建设

虽然在档案管理中应用信息技术和网络技术可以有效提升工作效率和质量，但是在网络高度共享的背景下，信息资源具有一定的安全隐患，受到黑客、病毒以及人为因素的影响，可能出现档案丢失以及损坏的情况，因此，事业单位需要给予其安全建设以重视，通过多种途径保证档案的真实性以及安全性。首先，网络具有较强的共享属性，而导致档案内容可能被篡改和盗取，事业单位很多档案资源都属于机密文件，如果机密文件被泄漏和盗取，会对我国利益和安全带来直接影响，因此，对于机密文件，档案人员需要利用身份识别、访问权限以及加密设置等措施，强化其安全管理程度；其次，事业单位要注重加强管理系统和网络使用的安全，并且对档案内容开展严格的管理，防止出现档案泄漏的情况；再次，档案管理计算机中要安装杀毒软件以及设置防火墙，并且对软件进行及时更新，查杀潜存于计算机中的病毒和木马，起到保护和预防的作用；最后，事业单位还要结合档案管理的规定要求，配置专门的防火器、防盗门窗、除尘器、除湿器、档案柜以及档案室等，进而起到遮光、防鼠以及防潮的作用，预防档案出现丢失或者损坏的情况。

2.2配备统一、实用的软硬件设备

如若要建立一个健全的档案管理信息化平台，就必须要有一个完善的软硬件设施作为先决条件。档案管理工作的重点在于完好的存储档案资料，使其受损程度降到最小，保留最大真实性，这时候优良的设备就显得格外重要了。并且，软硬件基础设备必须要具有一致性，不然很容易发生数据不兼容的现象，或者信息不能识别，数据转存故障，不能实现自动搜索等故障。有鉴于此，唯有一致型号、规格的软硬件设施，才可以在物质上进行保障。笔者在此建议，各个事业单位应该加强沟通，尽量使用一致的、使用较多的标准化设备，加强与国际上软、硬件做的较好的公司的沟通联络，打造自己的档案管理操作系统，方便处理自己的数据信息。

2.3提升档案人员的综合素质与专业能力

当前，我国档案管理工作依然停留在人机结合的阶段，档案的归类以及录入等环节以人工操作为主，因此，为了切实保证档案质量，需要档案人员具备一定的技术能力、职业素养以及专业知识，并且精通通信技术和计算机技术。但是当前，事业单位现有的档案人员在能力和知识结构方面都难以满足信息化的要求，而如何提升其综合素质与专业能力，已经成为事业单位面临的关键问题。首先，单位要定期组织档案人员开展专业培训，对人员进行考核评价，激发档案人员参与培训的热情和积极性；其次，档案人员要在平时的工作和生活中加强学习，提升自身的职业素质和档案意识，以积极和正确的态度对待工作。

3档案管理信息化建设的优势

3.1优化档案存储环境

经过调研发现，当前诸多事业单位档案管理工作依旧还在管理纸质档案的层次，现行的档案管理工作还是以纸质为核心，这种方式，无论在存储方面还是在管理方面都极其依赖于外界环境。如若引入信息化的档案管理技术，将削弱外界环境对档案管理工作的影响。首先，进行信息化的管理必然会在存取效率上实现一种提升，这也摆脱了对于纸质的依赖性，避免了高温、受潮等外界环境变化对档案的不利影响；其次，可以无限制拓展存储空间，在当前信息化条件下，档案资料可以随时存储于硬盘设备与其他云端，对于数字信息的存储只要很小的存储空间就能够实现；最后，相较于以往的存储方式，进行信息化管理将极大地减小对环境的依赖程度，减小成本投入。

3.2便于档案资料永久保存

传统的档案由于使用纸质存储的缘故，一旦外界环境发生变化，就很容易出现霉变、变质等状况，并且极易受损，这就使得档案管理任務繁重而且难度极高。一旦在管理过程中出现失误甚至是操作错误，就将给单位带来极大的负面影响。然而档案管理信息化的出现就能够完美的解决这一问题，我们可以利用信息技术对档案备份，将数据放在信息系统中，如此一来不但缩小了档案占据的空间，还最大程度的降低了外界环境对档案管理工作的影响，保障了数据的完整性和真实性。

3.3信息检索快捷化

在全球信息化的今天，信息检索工作的好坏将直接影响企业或组织未来的发展。优化检索效率，将实现单位管理水平与工作质量的全方位革新。在进行传统档案管理工作时，信息检索工作是极其困难的，但是一旦运用现代信息化的管理模式，就将大幅度提升检索效率。首先，新一代的档案管理模式必须借助数字化档案才能实现，通过电子媒介，在检索时将不会遗漏任何信息，只需键入目标条件，就能够检索出所有相关的有价值信息。其次，进行信息检索的时间也是极短的，现代计算机技术的检索速度实现了以秒为计算单位，这样一来信息数据的使用率也得到了提升。最后，在进行高频率的信息检索时，再也不用担忧对纸质档案的损坏了，这也简化了检索流程的复杂程度，在安全性方面也是一种提升。

结语

综合分析，档案资料储存着单位重要信息以及职工个人信息，具有较大价值作用；同时关乎事业单位的未来发展。因此，进行档案信息化建设是有必要的，是提高档案管理质量、效率以及单位发展的主要途径与正确选择，事业单位应给予高度重视，制定可行性方案从而保证档案管理的有效性。

参考文献

[1]刘凌涛.信息时代事业单位档案管理的建设策略[J].陕西档案，2017（1）：7-7.

[2]陈其灏.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].社会科学（引文版），2017（9）：00146-00146.

[3]王杰.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略探讨[J].科研：00266-00266.

（作者单位：大庆中蓝石化有限公司管理信息部）