刘丽梅

摘 要：伴随着社会信息化、现代化的进程，档案管理工作面临着从传统文档管理工作向信息化、现代化工作的转变，目前我国档案管理现代化进程中面临着投入经费不足、信息化技术工作与档案管理本末倒置、档案管理工作现代化人才短缺等问题，本文针对上述问题提出解决的对策，加快档案管理工作的现代化进程。

关键词：档案管理；现代化；信息化

1 档案管理现代化的含义

现代化本身是一个发展的概念，是一个动态的赶超先进的过程。美国学者瓦尔马认为：“现代化就是带着方向性的变革过程。”档案管理现代化是以系统论等现代管理科学为指导，运用现代管理方法和手段，采用先进的管理技术与设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式进行改革，加快实现其系统化、定量化、信息化、智能化管理。档案管理现代化具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了效率。电子文件作为新型的信息载体出现在档案领域。

简单来说，主要涉及三方面：一是最大限度地延长档案的存储时间。二是通过现代科学技术的应用，使档案信息资源能为社会所利用，尽可能发挥档案的价值。三是通过对档案从收到管到用这一过程的现代化演变，形成丰富的电子档案馆藏。这三方面应是相辅相成的关系，缺一不可。

2 档案管理现代化过程中存在的问题

1、档案管理现代化过程中的经费投入不足

档案管理现代化过程中的经费紧缺、投入不够的问题相当严重，有些甚至连基本的维持费用都无法满足。有个地市在建设政府公务网站时居然向各入网单位筹集费用，档案局却因无钱缴纳该费用而无缘网站的一期建设。

2、档案管理本质与信息技术工具的倒置问题

信息技术是档案现代化建设的要素之一，但是信息技术只是实现目标的手段而已，而建设目标、管理策略等内容对档案信息化建设的意义要大于技术因素。将技术因素抬高到如此的高度，似乎有本末倒置之嫌，档案信息化终究是将档案信息化，而不是技术的信息化，过分夸大“工具”的作用会导致目标的淡化。

3、档案管理工作人才的欠缺

人才是一切技术的源泉，人才资源缺乏始终是我国信息化建设发展的瓶颈，2012年国家信息化测评中心的调研报告显示，我国信息化指数为38.46时，信息化人才资源指数仅为13.43，信息化人才相当匮乏。近年来，档案界人才队伍建设有了巨大进步，从业人员的总体素质不断提升，但由于受到固有基础、外部环境、财政状况以及工作条件的限制，档案信息化人才依然紧缺，人才资源形势十分严峻。

3 加快档案管理现代化的对策

（一）解决档案管理现代化的资金短板策略

1、转变机制，多元化利用社会资本

在财政资金预算总量有限的情况下，期望政府在档案现代化建设方面一下子投入很多是不现实的，尤其是在财政比较困难的欠发达地区。档案部门需要开拓思路，转变投入机制，充分动员社会力量，利用一切能利用的社会资源，“多元化”地开展档案信息化建设工程。例如，我们可以与基础电信部门合作，获得其网络资源方面的优惠支持，就像当初中国电信给予政府上网工程提供免费服务一样；与IT企业联合，利用其市场政策和开拓形象的需要，获取其资金、技术和在资源服务方面的支持。

2、加强总体方案的论证设计，提升建设效益

在投资有限的情况下，采取多种方式来提高档案信息化建设的效益显得尤为重要。作者认为要提升建设效益，避免投资失误最关键的一点是要重视总体方案的设计论证。总体方案是整个信息化建设工程的灵魂，体现了信息化建设的目标、原则及方向，左右着信息化建设的投入规模大小，一旦方案出现问题，意味着建设方向就会出现偏差，其后果将是“差之毫厘，谬以千里”，不堪设想。因此，档案部门必须高度重视档案信息化的总体方案设计、论证，强调其科学性、可行性和合理性，在没有形成一个系统、严谨的总体方案之前，决不能贸然行事，否则将会造成巨大的资源浪费。

（二）正确认识档案管理与信息化之间的关系

档案信息化是档案管理与信息技术的有机结合，离开信息技术，档案信息化就无从谈起。主要基于以下两方面的认识：第一，档案信息化是源于信息技术进步的一场档案管理工作革命，技术虽然只扮演了工具的角色，但却是这场革命的源发动力，是整个档案信息化建设的龙头和先导。这场“手段”引发的革命，给档案管理带来的是全方位的变化，从方式、方法、对象、内容到程序、环境，并且这种变化还随着信息技术的快速发展而不断升级。为此，档案界在信息化过程中必须保持对信息技术发展的高度敏感，及时追踪新技术趋势，深入研究各种信息技术引入档案工作的可能性、必要性及其可能带来的积极意義和消极影响。

第二，档案界目前正经历着“技术缺失”的阵痛。信息化对档案工作而言是一场“蜕变”，整个业界从传统文化行业向现代IT行业转型，在这一过程中，档案界原先以人文见长的知识结构在快速发展的信息技术面前显得乏力。一些决策者从对技术的无知倒向了对技术的“膜拜”，观念上变得“技术唯上”，行动上却“技术盲从”，不惜代价、不切实际地盲目追求技术上的一步到位。这种做法，符合了那些承揽档案信息化工程的外包公司的利益，迎合了部分追求技术完美的技术人员的胃口，这些局外的技术专家常常“精心策划”，将有限的建设经费不适宜地投入到最高端的软、硬件设施的配置上，造成了巨大的浪费。

整个档案管理工作必须深入到技术层面，培养一批既熟悉档案工作业务，又精通信息技术的专业人才，积极探索档案信息化应用技术研究，依靠自身的技术力量来主导档案信息化建设。

（三）解决档案管理工作的人才短板的策略

档案信息化人才问题的解决是一个渐进过程，一项长期性任务，假以时日，一定能够改变这种状况。目前应从以下几方面着手：

1、施行档案信息化全员培训工程。

所有从业人员都应参加档案信息化的知识培训，并将这种培训经常化、制度化，将参加培训的情况列入工作的考评范围。新从业者必须通过信息化专业知识的培训考核后方能上岗。全员培训工程目的在于改变当前档案职业队伍的整体知识结构，提升整个职业队伍的信息化素养。

2、施行档案信息化专门人才培育工程。

借助我国高等院校的教育力量，专门打造满足档案信息化建设需求的高级人才。在课程设计、教学计划调整等方面进行积极引导，适当参与，使高等院校的档案学专业真正成为档案信息化高端研究型人才、管理型人才和技术性人才的摇篮。专门人才培育工程旨在解决档案信息化专门人才的增量问题。

3、施行合理的档案信息化人才政策。

建立起有利于人才引进的综合环境，提高待遇，增强人才引进的动力；建立起科学的绩效考评、薪资分配及竞争机制，为培养档案信息化人才营造良好的发展空间。总之，档案界必须坚持行内培养与行外引入相结合、高等教育与职业教育相结合、学校教育与继续教育相结合、人才培养政策与人才使用政策相结合，从行业自身的人才资源出发，建立起着力培育符合本行业特点的专业技术人才及多元化的人才培育体系，逐步培养出一支稳定、胜任的专业队伍。

参考文献

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