边琳娜　陆中平

摘 要：近年来随着我国企业管理不断创新，各种新技术在企业管理中的应用越来越广泛，企业公文资料管理对于企业各种业务的开展具有十分重要的意义，可以为企业管理者进行决策提供充分的资料。在企业公文管理过程中也应该要积极加强对信息化技术手段的应用，以此提高企业公文管理水平。本文结合多年工作经验，对企业公文管理信息化建设工作进行分析和探讨，旨在提高企业公文管理水平。

关键词：企业管理 公文管理 信息化 问题 对策

中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）08-00-02

引言

公文是企事业单位或者组织机构在发展过程中形成的各种文件，是按照特定的体式、经过一定的处理程序形成并且加以使用的书面材料，利用公文传递政策命令以及处理公务，保证各项事业协调发展是企事业单位和机构正常运行的基础。对于企业发展而言，公文反映了企业的发展情况，公文管理指的是公文在形成、运转、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个过程，公文管理对于企业的发展具有十分重要的意义，是企业发展过程中的指导性文件，具有权威性、时效性、规范性。提高公文管理质量是企业办公室事务管理中的重要环节，科学合理的公文管理，可以为企业提供更多的研究资料，加强企业对发展过程中的各种问题的研究，从而不断提高企业生产水平和经营管理水平。例如神华准能集团有限责任公司在发展过程中业务范围不断拓展，当前主营业务有煤炭开采、坑口发电、铁路运输，而且还不断开发粉煤灰提取氧化铝项目，企业业务不断拓展，基建过程中产生的公文也越来越多，涉及项目建设、生产管理、人员管理等多个方面。新时期必须要加强对公文管理工作的重视，尤其是要加强公文管理工作制度的完善，借助信息化技术手段，确保公文管理工作实现规范化发展，为企业创新发展提供更多依据和资料。

一、公文管理工作的要求

1.注重时效性

公文是企业发展过程中产生的各种书面文件，对于企业的发展具有一定的指导意义，也能为企业管理者的决策提供充足的依据，因此，公文必须要具备一定的实效性，必须要与当前企业发展状况保持一致，才能真正服务于企业。每一份公文在形成、传阅、办理及存储的过程中都有特定的时效限制，如果公文管理人员对时间观念把握不到位，则很容易导致公文材料的形成与企业的各项经营活动步调不一致，出现滞后，会影响到公文的质量以及公文在企业发展过程中的实际效用的发挥。因此，企业公文管理人员对于每一份公文，都要进行及时、规范化管理，如果所需要管理的公文数量较多，管理人员应该要做好规划和设计，根据公文的紧要程度确定先后处理顺序，尽量做到不延误、不漏发、不误发、不搁置。这也是公文科学管理、高效管理的基本要求，是简化公文办文程序、缩短公文处理周期的有效措施。

2.注重规范性

公文是按照特定的体式并且经过一定处理程序进行处理之后得到的书面文件，我国的公文有统一性的特点，公文的格式、种类、行文规则、办理规则等都是全国统一的，形式和格式上要保持一定的规范性，而且公文内容简单明了，文字简单朴实。公文管理是连续性很强而且操作严密的工作，要想确保公文能够发挥正常效用，则必须要严格按照规范进行操作。公文管理规范性主要体现在以下几个反面：第一，公文管理章程与制度严谨，健全的规章制度是公文管理工作高效开展的前提保障，也是公文管理人员落实公文管理工作的前提条件。第二，工作作风严谨。由于公文是十分正式的书面文件，有的公文还涉及到企业的商业机密，因此在公文管理过程中必须要形成严谨的作风，无论是公文的内容还是公文管理过程，都要保持严谨的态度，任何公文管理工作上的疏漏以及秩序上的混乱都会对公文质量产生影响，管理人员必须要严格按照公文管理要求，对自己的行为进行规范和约束。第三，工作环节及工作岗位的衔接性。公文管理流程比較复杂，任何一个环节的疏忽都可能会阻碍公文效能的发挥，而且公文管理需要其他部门的配合，在企业公文管理过程中各个岗位之间要形成合作局面，配合协作，确保各个环节、各个岗位之间能够有效衔接，提高公文运转水平。

3.注重安全性

公文安全管理是公文管理过程中的重要内容，公文管理往往会涉及到企业发展过程中的机密文件和事项，当前各种高新技术的迅猛发展，互联网和计算机技术的应用，导致公文生成以及传播过程中的安全事件越来越多。在公文管理过程中，安全性是一个基本要求，要加强公文管理过程中各个环节的监督与管理，例如在公文传递以及处理的过程中要按照规章制度办事，对于保密文件的存放和销毁都要有详细的登记手续和报批手续，确保公文的安全性，不泄露、不遗失。

二、企业公文管理存在的问题

21世纪是网络信息时代，网络在社会中的广泛应用，为公文管理效率提升带来了很大帮助，能展示出公文所具备的生命力。传统的公文管理主要运用“你查我调”的方式，信息化程度很低，随着信息技术的不断发展和应用，公文管理模式也在不断创新，在一定程度更加的具有方便性以及高效性等诸多特点。但由于传统的管理模式持续时间较长，在公文管理过程中还面临较多的问题：

1.公文管理工作混乱

在公文管理过程中，应该要有一个明确的目标，比如对公文类型、公文的格式、公文的保存形式、公文的用途等都要进行确定，然后按照不同的内容对公文进行分类管理和利用，才能彰显出公文的效用。在企业发展过程中有的管理人员对公文管理的目标不明确，管理过程中也出现较多的混乱。

2.公文管理体系不健全

当前很多企业公文管理过程中，管理体系不够健全，是一个十分严重的问题。大多数的企业都比较重视各项经济建设活动的开展，对于公文管理的重视程度不够，因此导致各种公文管理体系不够完善，比如在进行公文管理时随意调用工作人员负责公文管理这项工作，没有专业化的公文管理队伍，在工作时对公证文书立卷、归档和保管等工作的执行不到位。

3.信息化程度不高

随着企业公文管理制度不断改革，企业负责人必须重视公文管理体系和引入先进的管理技术，从而能够实现对公文管理工作的创新，当前很多企业的公文管理工作的信息化程度不高，一方面，缺乏相应的设施设备，例如网络信息管理系统的建立不完善、计算机设备的配备不足，都会导致公文管理水平较低。另一方面，缺乏信息技术人才，当前有的公文管理人员综合能力水平较低，对信息技术的学习不够，不能借助各种信息技术手段对各种公文管理问题进行解决，因此导致公文管理工作不规范。

三、企业公文信息化管理策略

随着企业的不断发展，企业生产规模不断扩大，业务范围越来越广，单位发展过程中公文管理要求也越来越高，在信息化时代，必须要加强公文信息化管理，从以下几个方面着手，不断提高公文管理水平。

1.健全公文管理制度

在企业公文管理信息化发展过程中，制度是保障。信息化管理与传统的人工管理模式不同，信息化管理采用计算机信息技术对各种公文信息进行处理，是对传统管理模式的创新，对此，要加强管理制度的完善。

1.1对企业公文管理进行规范

在企业公文管理过程中，应该要按照信息化要求，对企业公文管理工作进行规范，对企业发展过程中的各种公文进行分类管理，提高管理水平。例如對企业公文进行管理的时候，可以通过计算机软件对各种公文信息进行分类归档，将不同类别的公文信息整理在不同的存储区中，便于企业的各个部门加强对单位发展过程中的各种公文信息的利用。

1.2要实现统一管理

在企业中会产生不同的公文信息，例如神华准能集团有限责任公司，是集煤炭开采、循环经济、铁路运输为一体的特大型综合能源企业，公文信息资源量巨大，为了对企业公文信息进行充分、统一利用，要对企业的公文信息进行格式化、统一化、系统化，促使企业的公文信息化管理更加规范，对数字化公文的形式、内容、存储方式等进行规定，从而使得企业公文管理部门能够按照相应的规范标准对各种公文进行采集、处理、存储，在数据库中录入的公文信息实现完全统一。

1.3公文管理数字化

数字化公文是公文管理的方向，在企业发展过程中可以根据公文的利用率高低对公文进行分类，逐渐实现数字化发展。神华准能集团有限责任公司公文信息种类繁多，涉及煤电路的生产、安全以及基本建设等各方各面，在管理过程中要实现各种公文信息的数字化管理，例如某基建项目建设过程中发布的项目公文信息，可以实现从传统的纸质公文转变成为数字化公文，将基建项目相关的公文传递给相关部门，确保企业的基建项目顺利推进。此外，随着企业的建设规模不断扩大，新增基建项目以及各种基建项目的维修任务越来越繁重，必须要建立完整的数据库，对公文信息进行统一保存，进行集中化管理。

1.4内部信息和外部信息一体化

公文管理是企业内部管理的重要内容，但是公文管理不仅限于内部管理，还是企业与外部进行沟通的纽带。企业应该要加强内部信息与外部信息的一体化建设，建立以公文管理室、档案室为一体的现代企业公文管理信息管理中心，利用各种先进的信息技术和计算机通信技术，实现企业自动化和网络建设，使得企业与外部的连接更加畅通，外部的技术信息、各种信息可以及时输入企业内部信息网络，为企业的现代化建设提供更多帮助与支持。

2.加强公文安全管理

公文是企业发展过程中的各类信息的汇总，随着信息化时代的不断发展，各种信息技术、通信技术、互联网技术的广泛应用，为公文管理带来便利的同时也带来了很大的安全隐患。计算机系统的安全漏洞越来越多，而当前很多工作基本都在网络上进行，网络上经常容易出现信息泄露、信息丢失等问题，对企业而言是巨大的损失，也存在很大威胁，尤其是一些关于科研项目的核心研究数据，对于企业的发展具有十分重要的意义，必须要进行严格地安全保护。在信息时代，公文信息化管理过程中要从多方面着手加强安全管理，对各种安全漏洞进行防范。为了实现安全管理，应该要加强对各种计算机安全防护技术的应用，比如防火墙技术、数据加密技术、攻击检测技术和数据恢复技术等，都可以在企业公文信息管理系统中进行应用，对各种企业公文信息进行妥善保管。另外，对于不同等级的企业公文要实施不同的管理，比如一些机密企业公文，要进行绝密保存，一些非机密企业公文，则可以在内部系统公开查阅。

3.实现设备现代化和服务网络化

信息化管理的基础是各种计算机设备，在公文信息化管理过程中，设备现代化是一个重要的基础条件，面对全新的公文处理信息化要求，企业必须要配备更多高质量硬件设备，计算机设备要求性能高、容量大、安全性强，同时还要配备扫描仪、光盘刻录机、不间断电源等。对于软件系统则应该要具备完善的功能、较强的兼容性以及稳定性，操作必须便捷。随着公文管理的地位不断提高，在企业公文管理过程中还要逐渐实现服务网络化。积极参与企业信息平台建设，例如神华准能集团有限责任公司在公文管理过程中，利用局域网络实现公文管理的同步归档、同步整理、同步录入、同步利用，在局域网中，可以为企业部门负责人以及企业领导人员和工作人员提供公文即时服务以及网上查询打印服务。在企业对外宣传过程中也发挥了十分重要的作用，与企业政工宣传部门和信息网络中心配合，将数字化公文内容按照规定传到外网中供利用，实现了企业宣传目的。在公文管理过程中，虽然现代化技术为公文管理提供了更便捷的条件，但是在管理过程中必须要采用身份认证模式，确保企业的公文信息安全，在公共网络中不能发布未经公开发表批准的公文信息，以防对企业发展和经济建设带来危害。

4.提高公文管理人员的信息技术水平

公文管理人员的信息技术水平直接影响公文管理信息化程度，就当前实际情况而言，企业的公文管理人员的综合能力水平不高，尤其是信息化意识不足，对各种信息技术的掌握能力不够，因此对企业公文管理的信息化发展产生阻碍。信息化时代背景下，企业公文要实现信息化管理，则必须要加强对信息技术的培训，公文管理人员的综合能力水平直接影响企业公文信息化管理水平，在当前时代背景下，必须要加强公文管理人员的培训和教育，使得他们能够掌握更多先进的信息技术、计算机技术、通信技术，实现对企业公文的高效管理。除了技能教育，在企业发展过程中还要加强对公文管理人员的责任感、使命感以及职业道德方面的教育，提高企业公文管理人员在工作过程中的积极性。

综上所述，公文管理对于各行各业的发展都具有十分重要的意义，在信息化时代，企业公文管理也要逐渐从传统的人工管理转变为信息化管理，强化公文管理信息化建设，可以方便、快捷、高效地处理并查询各个部门所形成的不同材料。针对当前企业公文信息化管理现状，必须要借助各种信息技术、多媒体技术进行公文规范化管理，加强对数字化公文的利用，提高企业公文管理水平。

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