常爱玉

摘 要：文书档案管理是档案工作的重要内容，随着时代发展，传统的纸质档案管理已无法满足现实发展的要求，依托信息网络技术，实现办公办公自动化成为了文书档案管理发展的主要方向。文书档案管理中办公自动化的应用，可以提升工作效率，能够为为档案文件与信息的交流与共享提供了技术支持，文件传递的速度与安全性都得到较大提升。因此，要充分认识办公自动化背景下文书档案管理的特征，深入思考提高文书档案管理办公自动化的策略

关键词：办公室 文书档案 管理 分析

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082 （ 2017 ） 08-00-01

在办公室的基础管理中， 将文书与文书档案的管理工作纳为基本的总要组成， 为单位的发展和管理起到了有利的保障与支持。企业的等日常行政的管理事务中产生了文书档案， 其也是在文书变成部分档案资料时习惯性称谓， 在保存上具有非常重要的价值。所以对文书与文书档案的使用价值加以提高， 是现代背景下， 对办公室管理工作的新要求和新挑战。

一、文书档案实施自动化管理的必要性

随着企业的不断发展，企业单位文书管理部门的业务种类也相继增多，使用传统的纸质文本已经跟不上现代管理的发展步伐，不能满足现阶段的办公要求。比如，重要实物文本和企业发展相关的重要音像资料存档管理，都不能依靠纸质的文本来实现，在快速发展的经济的促使下，企业单位信息交流发生了较大的变化，公文传递和信息管理实现了网络化，这也给企业传统档案管理模式和相关制度，提出了相关问题，一是适应性问题，首先是适应性的问题，因为信息数字化存储的内容包容性及快捷性，日益成为人们的主要信息存储形式，相对于企业单位如果在继续保持传统的信息传递形式进行管理的话，那么必然会造成信息服务对象思想感觉上的不适，认为企业单位创新观念不足，缺乏管理意识，自然对企业单位的对外发展合作也会产生影响。另外对于员工而言，也会感觉到操作管理方面的不适应情况出现。再者通过对自动化档案管理，能够有效地做到效率方面的优化，在第一时间内拿到自身所需的档案文件，用于研究或传递，达到时代发展的高效率要求，且还能够有效地节约文本资源的使用，大大的降低了复印打印方面的能源耗材，深刻吻合了当前节能环保的理念。因此在企业中进行标准化可操作的电子档案管理系统构建，实现与自动化办公的结合，具有着必然的历史发展意义。

二、在力公室文书与文书档案管理中出现的问题

1.对办公室文书档案的管理建设力度不够

一些企业管理人员不够重视文书档案的管理，常常将办公室的文书档案及文书资料放在面积较小，通风不畅或阴暗潮湿的房屋内，这样的环境会造成文书及文书档案不能够长久保存，若长时间在这种环境下放置， 一定会造成部分文书档案受到程度不同的损害。这种情况的出现， 主要是由于在办公室文书档案的管理方面硬件设施投入力度太小， 制约了文书档案管理工作的发展，给企业的管理工作带来了一定的阻力。

2.办公室文书与文书档案管理中管理人员能力欠缺

对于办公室文书档案管理工作在一些企业单位重视程度相对较低， 直接影响到了档案管理业务人员的业务水平和工作态度，一些档案管理业务人员对自己业务熟练程度较低，也没有充分认清自己在业务工作中的主要职责，造成了工作效率低，工作方式混乱，甚至一部分员工常常在档案管理工作上出现失职现象。在日常文书档案管理工作中，业务工作量比较繁重，常常由于档案管理人员业务水平低、缺乏工作耐心及工作责任心不高，造成了办公室文书档案管理工作比较混乱，不能使文书档案管理工作正常运行。

3.在办公室的文书与文书档案上缺乏规范化的管理工作机制

“没有规矩不成方圆”， 要对机制进行合理化规范， 对工作人员的各项职责进行有效的明确， 这对日后工作的有效开展创造了有效的展开。但是， 由我国目前的办公室文书与文书档案管理现状可以知道， 领导首先就对其重视不够， 让工作的管理机制没有得到有效的建立， 让文书档案管理在工作上无章可循。而且在惩戒机制缺乏的同时， 使工作人员缺乏主人翁意识， 用懈怠的态度对待工作， 这就让文书档案在管理上的发展受到了重大的阻碍， 不能和时代的发展进行同步。

三、办公室文书档案对管理問题的解决对策

1.完善文书档案管理体制

要想实现文书档案管理工作的正常运转，切实维护文书档案的安全保密性，提高管理工作的效率，就必须建立完善相对应的文书档案管理体系。通过规范管理体制，将文件的前期管理与控制纳入到工作系统中，切实保证从文件形成到归档过程中工作步骤的有序进行，强化档案管理部门的统一指导，为文书档案管理工作的正常进行做好准备工作。对于文书档案管理工作也应该贯彻落实到工作细节。在电子文件归档时通过建立与其相对应的纸质文件归档目录，保证高效率的完成工作。对于电子文件和相关资料应该分别进行管理，及时清理没用的资料，通过分开管理维护档案的完整性。

2.提高管理人员的专业素质

严格选拔档案管理业务人员，同时在管理过程要制定一套完整选拔标准。重点选拔一些在计算机知识和档案管理方面经验丰富的人员，只有丰富的计算机和档案专业水平高的业务人员，才能更好的完成文书档案管理工作，有利于提升本单位文书档案管理水平。再者，要加大对档案管理业务人员的业务水平的培训。重点对计算机相关知识进行培训，让档案管理业务人员能够熟知病毒对管理系统的危害，并掌握相关的网络信息防治技术，能够在工作做熟练的应对档案管理系统出现的各种事故和危害，切实有效的做好文书档案的安全管理工作，改善文书档案的管理环境，同时档案管理业务人员要熟知业务办理流程，有利于提升工作效率。

3.促进文档保密技术升级

在当前的办公自动化的环境下，做好文档的保密工作是文书档案管理工作的重点，要确保文书档案的安全性。做好档案防伪工作是文书档案归档之后的重要工作，确保如果文档被泄露能够依据存档之前标注的防伪标识分辨出真伪，杜绝出现伪造档案的现象发生，给档案管理工作带来一定的麻烦。将文书档案进行电子化，通过制定的相关编号输入到计算机中，安排专人维护数据库，确保数据库的安全，只有特定的管理人员输入制定的密码，才可以对文书档案管理数据库进行操作和维护。

参考文献

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[3]宋李娜.浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J].档案，2010（02）.