文/山东省滨州市无棣县档案局 穆天勇

档案管理失范对档案统计的影响

文/山东省滨州市无棣县档案局 穆天勇

档案统计是档案部门的重要工作内容，以档案部门储存的大量数据为基础，通过对这些档案的数据进行分析与研究，并以图表、数字等多种形式加以展示，来揭示档案功能与档案工作中的某些现象以及其发展过程。我国目前的档案管理失范现象相对严重，使得档案统计的结果缺乏科学性与合理性，无法为对应的工作提供可靠的依据。笔者就档案管理失范对档案统计造成的影响加以明确，并且提出应该如何实现档案管理方可促进其统计质量的提升，以期为我国档案工作的开展提供一定的帮助。

档案管理失范；档案统计；影响

档案管理也就是俗称的档案工作，其是指档案馆或者档案室直接对档案实体与档案信息进行管理，并且通过其具有的工作为相关人员提供服务的各项业务的总称，其也是国家档案事业的基本组成部分。档案管理其主要包含了档案的收集、整理、保管、鉴定、统计与利用几个环节。根据其具体的工作内容，又可以分为基础工作与利用工作。随着信息技术的应用范围不断扩大，当前档案管理工作也逐渐复杂化、系统化、电子化。因此，在分类上也有不同的观点。但是，从整体上来说，其管理对象为档案，服务对象为档案利用者。要想实现档案利用的最大价值，其主要取决于档案统计，而档案统计质量取决于档案管理各业务环节是否科学、规范。就目前而言，档案管理失范现象相对严重，影响着档案统计的质量。

一、档案统计与档案管理的关系解析

档案管理是指对档案进行一系列活动的总称，其包含了收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等多个环节。其管理的对象是档案，从基本性质来说，其属于服务新、管理性、政治性结合的工作。而档案管理不会产生经济效益，也就是说，档案管理也就类似于信息的分类与储存，并且对其进行一定的信息处理。而档案统计则是通过对一类或者多类档案进行分析与处理，得出一定的结果。这是实现档案服务的必要环节。在当前来说，档案要实现其价值，都需要通过档案统计。

二、档案管理失范对档案统计的影响

随着人们对档案管理工作的重视，国家也出台了相应的规章制度。相对典型的为1994年国家教育委员会发布的《高等学校档案工作规范》（后文中简称《规范》），该文件根据高校档案管理工作的特点与规律，对其工作细则进行明确。然而，在实践中，《规范》却并没有被作为第一参考文件。这就使得其落实度缺乏。尤其是随着档案工作的深入开展，档案的内容与其工作形式均发生了较大的变化。人们在档案管理中过于随性，严重忽略了档案管理《规范》。这也就是所谓的失范。其主要表现为：

（一）归档材料不齐全、不完整。档案管理人员没有充分认识到档案管理与档案统计的关系，认为档案进入档案室储存后基本上就没有作用了。在这种背景下，其对于材料是否完整基本上是不会再次核对，这就使得档案统计时，缺乏全面性与准确性。

（二）鉴定环节缺失。鉴定环节主要是针对档案的真实性与价值进行评估与确认。然而，在目前档案室工作中，过于注重档案的数量，缺乏对其质量的审核。对于收集档案，在整理后也没有进行对应的鉴别，就直接进入了统计环节。这就使得档案统计缺乏可靠性。

（三）档案利用管理缺失。在目前的档案利用中，其基本上没有对应的管理程序。很多档案经过统计后，其统计结果被有需求的人员借走，但是，缺少对应的记录，这就使得这部分统计结果直接从档案管理中丢失，严重降低利用率。

三、档案管理失范的解决对策

（一）加强档案收集管理。为了保证信息的全面性，我国现在各个档案工作室，都以档案数量为第一要求。在这种状况下，其收集到的档案是否真实、有用，成了一大问题。在解决档案管理失范时，必须要对其档案收集管理加以重视。对于一些不完整的档案信息，需要对其进行补充，并且严格入档标准，提高档案储存质量。

（二）重视档案鉴定工作。为了保证档案价值的最大化，其首先需要保证的就是档案信息的真实性。对于进入档案管理程序的档案，需要对其立卷环节加以重视，并且，根据其具体的状况，分析其档案内容的真实性与完备性。这需要档案工作人员具有较高的素质与相对丰富的经验。对于不应归档或者缺少归档要件的档案，必须及时剔除，以保证其归档档案的质量。

（三）严格化档案利用程序。当前的档案利用程序过于随意化，档案在借阅时，也没有对应的记录。这就使得档案丢失、被篡改的可能性相对提高。被篡改的档案进入档案统计环节，将会严重影响其使用。因此，必须要严格化档案利用程序，保证档案使用质量与回收。

四、结束语

长期以来的档案管理工作都存在一定的失范现象，主要体现在档案立卷、鉴定、利用等诸多环节之中，其使得档案统计的结果存在一定的缺失。而档案统计结果在服务中，这部分缺失，将会导致其服务效果受限，甚至无效。因此，必须要加强对档案管理失范现象的控制，以达到统计结果的科学性与准确性，为档案利用提供一定的保障。本文就档案管理失范对档案统计的影响加以明确，并且提出了具体的解决方案，以期望能够实现档案统计工作的价值。

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