文/高鹤心，河北省承德市滦平县人力资源和社会保障局

计算机管理人事档案的优越性

文/高鹤心，河北省承德市滦平县人力资源和社会保障局

近年来，随着干部人事制度改革的不断深入，组织人事部门的工作任务日益繁重，干部档案工作也面临着信息量不断增大、档案内容更新加快、档案调用更趋频繁等新情况和新任务，传统手工管理的弊端也就进一步凸显。一是繁、乱、慢的现状跟不上发展的快节奏。由于档案意识、思想观念、资金短缺等因素的影响，大多数干部档案管理部门对干部档案的管理、提供、利用等仍停留在手工操作阶段。面对档案的接收、分类、整理、归档、利用等繁重的工作任务，不仅浪费工作时间，陷入“慢”的僵局，也极易情导致工作无序化，受窘于“乱”字，从而滞后于发展的要求。二是低效、缺员的矛盾日益突出。机构改革以来，干部档案管理部门的工作任务越来越繁重，而操作手段落后与工作人员不足的矛盾也就日益突出。减员是以高效服务为前提的，在目前档案低效管理的状态下，无疑用员需要较大。但事实上，几次机构改革人员精减及其历史原因，档案管理部门人员少、工作量大的矛盾不减反增。因此，人员少、增加人力困难的实际面前，实行计算机管理切实可行。

计算机管理；应用研究；人事档案

1 关于人事档案管理的研究

所谓人事档案管理，就是指将人事档案的收集、保管、整理、鉴定、统计以及利用的活动，是个人学历、经历、社会关系、业务能力、思想品德、奖励处罚以及工作状况等多个方面的原始记录。但传统的人事档案管理主要采用手工进行档案资料的检索与整理，不仅不能有效地保障档案资料的准确度与完整性，而且无形中加重了档案管理人员的工作量。

2 针对计算机系统在人事档案管理中应用的研究

2.1 有效提升人事档案的利用效率

要有效提升人事档案的利用效率，需要做到以下两点：一是利用计算机系统将传统的手工查阅人事档案资料方式进行改革，转换为利用计算机系统查阅档案资料的模式，并按照档案资料不同的用途与不同的性质进行分类；二是利用计算机系统对人事档案的信息化管理进行改革，有助于快速地调阅职工的档案信息，了解并掌握职工在简历、自然情况以及德行方面的信息，为人员的升职提供专业的信息资料。

2.2 有效延长人事档案资料的使用寿命

要有效延长人事档案资料的使用寿命，需要做到以下两点：一是利用计算机系统将原有的人事档案管理资料输入计算机的数据库中并进行分类整理，将人事档案的原始文件进行科学化保存；二是在检索人事档案管理资料的过程中，需要坚持计算机信息查询为主，人事档案原始文件查询为辅的原则，进而降低由于重复的调阅档案、摘抄档案资料信息等多项工作而对原始人事档案文件的磨损，从而有效保障了人事档案资料的使用寿命。

2.3 科学任免干部职工

要科学任免干部职工，需要做到以下两点：一是传统的人事档案管理在任免企事业单位的干部时，更多地是采用口头汇报加文字材料的方式，而利用计算机系统进行人事档案信息化的管理，可以充分结合干部职工在日常工作与学习过程中的声像与文字资料进行考核；二是利用计算机系统进行人事档案信息化管理的操作。

2.4 有效提升人事档案管理工作的效率与质量

要有效提升人事档案管理工作效率与质量，需要做到以下两点：一是利用计算机系统对人事档案的信息化管理进行改革，有助于丰富人事档案管理的内容，使其具有极强的分析与统计功能；二是利用计算机系统对人事档案管理进行改革，使得各种文字、数据资料转变成各种报表、图表以及名册，并可以备份保存，以有效降低人工操作可能会产生的错误。

3 针对建立并完善人事档案信息化管理系统的研究

3.1 强化对人事档案信息化系统的维护

要强化对人事档案信息化系统的维护，需要做到以下三点：一是要采取措施将人事档案的资料信息准确地录入到计算机系统中，这是人事档案信息化系统进行维护的基础与前提；二是要将人事档案的核心信息完整地录入计算机系统中，这是人事档案信息化系统进行维护的动力与基础；三是要充分发挥人事档案管理工作人员的主观能动性与创造性，将计算机系统中的人事档案信息进行实时更新，有效保障计算机系统中人事档案信息的时效性、准确性与真实性。

3.2 增强人事档案信息的安全性

要增强人事档案信息的安全性，需要做到以下三点：一是要根据计算机系统在人事档案管理中的运用状况，制定严格的人事档案信息化管理制度与工作纪律以及奖优惩劣制度，对于工作态度认真、工作效率高的工作人员要给予精神与物质双重的奖励，而对于工作态度懒散、工作效率低下的工作人员，要给予严厉的处罚措施；二是要根据职工的工作地位与职权，制定人事档案检索信息的范围与内容，严禁外网络与企事业单位内部管理人事档案信息的计算机进行连接；三是要采取措施对人事档案资料管理工作人员进行网络信息安全与保护等理论的教育与培训，逐步提升本企事业单位内部人事档案信息化管理的安全防护水平。

3.3 提升人事档案管理工作人员的专业素质

要提升人事档案管理工作人员的专业素质，需要做到以下两点：一是要定期或者不定期对人事档案管理的相关理论知识与计算机系统相关的技术知识进行培训与教育，逐步拓宽他们的知识面以增强他们的专业技能；二是要定期邀请计算机系统与人事档案信息化管理的专业人员在企事业单位开展演讲与讲座等活动。

3.4 加强人事档案信息化管理的基础设施建设

要加强人事档案信息化管理的基础设施建设，首先要充分利用网络通讯技术与计算机技术推动以多媒体与档案全文为核心的数据库建设，逐步推进人事档案数字化与信息化的发展进程；其次是利用各种宣传媒介强化对符合国家规范的人事档案信息化管理软件的宣传力度，为人事档案信息的资源共享与信息交换创造良好的外部条件。

4 结束语

人事档案管理作为企业事业单位人力资源管理中的重要内容与手段，在提升企事业单位的人事管理水平与用人质量等多个方面发挥着至关重要的促进作用。但传统的人事档案管理已经不再适应当前市场经济的发展。因此，利用计算机系统对人事档案管理进行信息化改革，有助于降低人事档案管理工作人员的工作量与时间，提升人事档案管理的质量与水平。

[1]刘向东.人事档案管理中的几点建议[J].价值工程，2015（15）：178-179.

[2]李方.浅谈人事档案管理工作如何适应新形势的需要[J].科技创新导报，2016（31）：189-190.