刘常炜

【摘 要】信息时代对高职院校的档案管理工作提出了新的要求，本文在分析高职院校档案工作现状的基础上提出了优化档案管理工作，加强档案管理队伍建设的若干建议。

【关键词】高职院校；档案管理；现状及对策

在信息技术高速发展的背景下，高职院校的日常工作渐渐的走向信息化、规范化，日常办公、教学等活动都是通过电脑进行，产生了大量的电子文件。大数据背景下的档案信息管理不仅需要多个学科的知识融合，还需要多个部门之间的相互配合。在如此复杂的背景下，要做好档案信息资源的建设与共享，对于档案管理工作提出了更高的要求。近年来高职教育快速发展的同时，带来了高职院校档案管理工作的诸多问题。比如，很多高职院校都是通过多个中专学校合并成的，之前每一个学校都有自己的管理方式与特色，导致整合之后档案管理冲突现象频繁出现档案管理面临难以统一规范管理，档案的服务功能难以实现。

1 现状分析

1.1 部门间信息系统无统一标准，不互通

当前多数高职院校的各个业务部门的信息资源管理基本是从自身需求出发，没有全局统筹与规划，信息共享无法实现。另一方面，各部门之间的数据没有统一标准，系统的数字格式、 结构不统一，导致信息的不兼容， 资源共享的瓶颈出现。各部门信息系统管理各自为政， 导致了档案信息重复开发、建设，人力、物力、财力的浪费无法避免，有时个别部门存在占有信息的心理也导致信息无法共享。

1.2 档案管理人员水平参差不齐

档案管理人员的基本要求是能够有效地管理档案馆的各项业务，主管人员要求具备高级及以上专业技术任职资格条件，在档案业务素质和档案学术科学研究上具有一定权威和成果。但是目前高职院校的档案管理人员以及部门的负责人大多来自学校的其他部门，不是专门的档案管理专业科班出身，有的甚至只是兼职管理档案人员、实习人员或临时编制的工作人员。他们不具备档案专业的知识和水平，会使档案管理工作任务的完成造成障碍。

1.3 档案管理的数字化建设需进一步加快

信息时代，数字化技术由于其经济、方便等特点将纸质的文本文件取代已成为趋势，数字化档案损耗少，查找利用率高。但部分高职院校的档案管理工作中实现数字化管理的相对还比较少。一些高职院校的行政人事档案、学生的学籍资料还是以纸质文档为主，在查找时需要档案管理人员在档案库房花费很长时间，造成工作效率底下。

1.4 档案意识不强，普及度不高

很少有高职院校特别重视档案工作，比如在校园进行档案基础知识的宣传等，师生不了解档案对子的的作用和意义，造成其档案意识不强，在获得奖励和成果时没有承担起很好的保管责任，不能及时将证书原件归档。需要使用证时由于材料的遗失不得不找各种途径去补开证明，费时费力，甚至耽误前途。

2 高职院校档案管理工作的若干建议

2.1 健全档案管理机制

《高等学校档案管理办法》中规定，高校档案馆应当作为与图书馆同级别的独立机构而设立，提高档案管理人员的准入门槛，引进专业的档案专业管理人员，这样学校的档案管理才能为其服务功能的实现创造可行的环境，增强档案在校园内和校园外的影响力。作为学校来说，档案管理工作要做到对过去负责、为现在记录，为将来传承，从档案形成的最初到材料的收集保管，再到文档的利用和销毁的各个环节都要制定和执行有效的规章制度。

2.2 重视档案管理人员培训，推进档案信息化建设

可组织档案管理人员参加档案工作的集中学习和培训，重点学习档案工作的数字化，将文档数字化整理和归类。学校应出台措施，将校内各类文件进行统一规范，让各类档案实现规范化和归档及时化，可购买符合自身档案特点的管理软件进行档案的管理。这还有利于对各类档案的及时更新和维护，实现无纸化办公。另外，对现有的纸质文件应通过扫描等数字化手段尽快进行归档和整理，满足师生调阅和查询的需要。

2.3 加强档案意识的普及和宣传力度

档案管理人员应增强服务意识，提供档案的管理和查询服务，提升工作态度和服务成效。多为师生宣传档案的重要性，深化大众的档案意识，增强师生对档案和档案管理重要性的认识，让全体教职工和学生支持和配合档案管理工作，提高档案的利用价值。

3 结语

高职院校的档案是学校的重要信息资源，它的社会价值和历史价值无可取代，因此高职的领导和档案管理人员对档案和档案的管理应进一步提高认识，档案管理人员应该不断加强自身建设，转变档案信息观念，加大档案软硬件投入并加强档案人员队伍建设，以更好的进行档案工作。

【参考文献】

[1]李章书.浅析高职院校档案信息化的主要问题及解决对策[J].山西檔案，2012，6. [2]胡宏.高职院校档案管理工作的现状与改进对策[J].办公室业务，2013，15.

[责任编辑：田吉捷]